В программе 1С Бухгалтерия 3.0 типовой формы учета командировок не предусмотрено. Движение денежных средств отражается РКО и авансовыми отчетами подотчетных лиц.
Оплату командировочных можно произвести на банковскую карту сформировав «Списание с расчетного счета».
А можно выдать наличными под отчет сформировав « Расходный кассовый ордер или РКО» и «Авансовый отчет». Рассмотрим этот вариант оплаты подробнее.
Чтобы определить сумму денежных средств необходимо посчитать стоимость проживания, проезда, суточные и другие затраты, которые необходимо произвести. Выдача денег происходит на основании заявления, которое пишет подотчетное лицо, с указанием цели, в нашем случае командировка, и суммой к выдаче.
Переходим к формированию РКО:
1. Во вкладке меню открываем «Банк и касса».
2. Выбираем раздел «Касса», далее «Кассовые документы».
3. В журнале находим «Выдача» и в открывшемся окне заполняем следующие поля:
- вид операции – «Выдача подотчетному лицу»;
- счет учета заполнится автоматически;
- организация – данное поле будет отображаться, если учет ведется по нескольким организациям, если организация одна - будет отсутствовать;
- получатель – указываем сотрудника, которому выдаем деньги;
- сумма – размер командировочных;
- реквизиты печатной формы разворачиваем и прописываем порядковый номер из заявления, которое написало подотчетное лицо;
- комментарий – заполняется для понимания, для чего выдались ДС.
Проводим РКО и проверяем сформировавшиеся проводки:
По полученным и затраченным денежным средствам подотчетное лицо должно предоставить подробный отчет, после возвращения из командировки.
Для этого формируем «Авансовый отчет».
1. Переходим в «Кассовые документы»
2. Создаем новый документ. В справочнике выбираем «Подотчетное лицо» - человек, который ездил в командировку.
3. Во вкладке «Авансы» добавляем строку в таблицу, далее нажимаем «Документ аванса» и выбираем «Выдача наличных».
4. Вкладка «Товары» заполняется в том случае, если что-то было куплено.
5. Вкладка Прочее» - здесь построчно вводим документы расхода, которые предоставило подотчетное лицо. Это могут быть: билет на проезд, квитанция на услуги, оплата жилья и так далее. Указываем сумму данные по НДС.
Проводим документ и проверяем сумму затраченных средств.
Если у сотрудника образовался остаток, то оформляем возврат денежных средств.
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!
