Инфекция COVID-19 продолжает распространяться. Это означает, что карантинные меры безопасности будут продолжены на неопределенный период. Руководители фирм обрели право переводить своих сотрудников на удаленный режим работы. Но следует выяснить, всегда ли законны такие изменения в трудовых отношениях, какие документы потребуется оформить.
Эксперты подтверждают, что если использовать программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8", удастся составить и переслать сотрудникам единовременно любое количество уведомлений, писем, прочих документов.
Каких правил следует придерживаться при переводе сотрудников на удалённый режим работы
С переводом сотрудников на удалёнку часть подразделений компании сможет полноценно функционировать. Но оформить перевод потребуется официально. Значит, кроме трудового договора нужно будет заключить еще и дополнительное соглашение, составленное с учетом условий дистанционной работы.
Насколько законна дистанционная работа?
Такой вид деятельности подразумевает исполнение сотрудником должностных обязанностей, изначально описанных в трудовом договоре. Однако работник трудится не там, где находится офис работодателя. Взаимодействует он с начальством, с другими сотрудниками, с контрагентами исключительно через интернет (ст. 312.1 ТК РФ).
Важно! Гражданин, нанятый для исполнения работы дистанционно, не должен заниматься производством продукции (если мастер трудится не в цехе, он занимается надомной работой).
Допустим, организация заключила с работником обычный трудовой договор. Тогда к этому документу потребуется добавить дополнительное соглашение. В нем следует обозначить:
- что работа признаётся дистанционной;
- что сотруднику придется выполнять задания в таких условиях определенный период.
Временной период обозначается или четко обусловленным сроком, или событием. К примеру, ограничение может действовать до отмены карантина в государстве, регионе или конкретном городе.
К сведению. Условия о дистанционной работе могут действовать период, который определен решениями исполнительной власти на местном или же региональном уровнях. Например, режим повышенной готовности в Столице был введен указом мэра Москвы № 12-УМ от 05.03.2020 г. Пока этот акт остается действительным, работодателям разрешается составлять соглашения по поводу введения дистанционного режима работы.
Работодателю нужно действовать следующим образом.
- Определить сотрудников, которые смогут трудиться дистанционно.
- Заключить с этими нанятыми людьми дополнительное соглашение.
- Издать приказ по этому поводу.
Эту позицию Минфин РФ выразил в письме № 14-2/ООГ-3389 от 14.05.2019 г.
Инициатором перевода на дистанционную работу может стать не только работодатель, но и сам сотрудник. В ТК РФ нет положения, запрещающего работнику обращаться к работодателю по поводу перевода на дистанционный режим работы.
Как только заявление будет подано, стороны обсудят этот вопрос, заключат допсоглашение, определят формат такого документа.
Третья редакция программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8" дает возможность массово формировать пакеты юридических документов, что потребуются для такого перевода.
Заявление и дополнительное соглашение составляются по образцам, что представлены в виде Расширения. Нет необходимости обновлять конфигурации. Информация, что появилась новая возможность, открывается на экране после очередного включения программы.
Всегда ли работодатель соглашается переводить сотрудника на удалёнку?
Работодатель совместно с работником заключают трудовой договор (ст. 56 ТК РФ). В этот документ включают и то условие, что работа является дистанционной (статьи 312.2 ТК РФ и 57 ТК РФ).
Вывод. Допускается включение в трудовой договор условия о дистанционной работе в ситуации, когда и работодатель, и работник соглашаются единовременно.
Но для работодателя может оказаться невыгодным переход работника на удалёнку. Тогда он не подписывает соглашение.
Предоставление отпусков в период пандемии
Сотрудник получает возможность подать заявление по поводу предоставления ежегодного планового отпуска или же административного отпуска (то есть за свой счет).
Время планового отпуска может совпасть с периодом действия карантина. Всё равно этот период для отдыха работодатель обязан предоставить.
Но в графике отпуск может быть запланирован на другой период. Тогда его предоставление становится не обязанностью работодателя, а его правом. То есть в предоставлении отпуска может быть отказано.
И отпуск за свой счет в ситуации, когда существует реальная опасность поражение коронавирусом, работодатель также не обязан предоставлять. Сотруднику остается надеяться, что если он подаст письменное заявление, то начальство подпишет.
Нюансы дистанционной работы
В дополнительном соглашении указываются следующие моменты.
В каком порядке работник будет обеспечиваться:
- программно-техническими средствами;
- средствами защиты информации;
- оборудованием, пр.
Без этого обеспечения сотрудник не сможет работать дистанционно.
В какие сроки работодатель сможет обеспечить своего работника всем необходимым для исполнения обязанностей.
Сотрудник может арендовать оборудование или использовать своё собственное. Возникают и другие расходы, связанные с исполнением дистанционной работы. К примеру, на подключение интернета и оплату связи. Следует определиться, в каком размере будет назначена компенсация, в каком порядке станет выплачиваться, в какой срок осуществится выплата. В допсоглашении должны быть предоставлены четкие ответы (п. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
Обеспечение безопасности
Должны быть созданы условия для обеспечения безопасности данных, которыми обладает организация. Следует позаботиться о сохранении коммерческой тайны. Так что рекомендуется модернизировать некоторые пункты локальных нормативных актов, касающихся:
- персональных данных;
- коммерческой тайны;
- доступа к внутренним базам данных;
- доступа к аналогичным внутренним ресурсам.
Удаленный доступ может быть предоставлен сотрудникам через электронные ключи-идентификаторы. Тогда потребуется разработать правила, с учетом которых сотрудник сможет воспользоваться средствами индивидуальной идентификации. А за передачу указанного средства иным субъектам следует установить ответственность.
Эти правила могут быть введены впервые. Значит, сотрудники обязаны ознакомиться с ними и удостоверить факт ознакомления своими подписями.
Составление отчета
По результатам проделанной работы сотрудник, трудящийся дистанционно, обязан отчитаться. Но в законодательстве РФ не обозначено, какую форму должен иметь такой отчет.
Значит, работодатель самостоятельно определяет, с какой периодичностью следует отчитываться, в каком формате предоставлять документы, в каком порядке. Такие условия обычно включают в допсоглашение, устанавливают в "приложении о дистанционной работе" или разрабатывают в другом локальном нормативном акте.
Аналогично устанавливается порядок взаимодействия работодателей и работников. Ведь от работодателей требуется ставить задачи, от работников - исполнять задания.
Остались вопросы? Закажите консультацию наших специалистов!
