Оформление в 1С операций с маркируемыми товарами электронными документами

Процесс маркировки товаров вводится постепенно. С октября 2020 г. маркировке подлежат духи и туалетная вода, шины, а также товары легкой промышленности. Компании, работающие с товарами, подлежащими обязательной маркировке, обязаны передавать информацию в систему "Честный знак". Для этого используется электронный документооборот (ЭДО) и формируется универсальный передаточный документ (УПД).

Как правильно отражать в 1С операции с маркируемыми товарами?

Настройка ЭДО и сертификата ЭЦП

Перед работой с системой "Честный знак" компания должна установить на ПК сертификат электронной подписи. Кроме того, на компьютер нужно поставить программу-криптопровайдер.

При работе в 1С осуществлять операции с ЭЦП можно только, если включена функция "НСИ и администрирование" → "Настройка интеграции" → "Обмен электронными документами" → "Электронная подпись и шифрование" → "Электронные подписи".

Данная опция включается в автоматическом режиме, если в форме "НСИ и администрирование" → "Администрирование" → "Интеграция с ИС МП" включен учет хотя бы по одной группе маркируемых товаров.

Затем нужно добавить сертификат ЭЦП через форму "Настройки электронной подписи и шифрования" через закладку "Сертификаты". Зайти в форму можно через "Продажи/Закупки/Склад и доставка/Производство" → "Сервис" → "Обмен с ИП МП" в группе "Настройки и справочники". Также это можно сделать из формы "НСИ и администрирование" → "Настройки интеграции" → "Обмен электронными документами" в группе "Электронная подпись и шифрование".

Данное действие совершается в том случае, если сертификат уже выпущен и установлен на ПК. Если это не сделано, нужно подготовить "Заявление на выпуск сертификата" на закладке "Сертификаты" через кнопку "Добавить".

При создании сертификата формируется его карточка в 1С, через которую проверяется корректность его установки, проводится привязка к компании, а также указываются виды документов, подписываемых ЭЦП.

Для работы с сертификатом также нужно включить опцию "НСИ и администрирование" → "Настройки интеграции" → "Обмен электронными документами" → "Обмен с контрагентами" → "Сервисы ЭДО", а затем произвести настройку.

Поступление маркируемых товаров

При поступлении маркируемых товаров продавец должен указать коды маркировки. Для передачи информации используется ЭДОи формируется универсальный передаточный документ (УПД) или универсальный корректировочный документ (УКД). Как раз в них и указываются коды маркировки товаров. Когда покупатель подтвердит входящий электронный документ, маркируемые товары будут отражаться за покупателем.

В связи с особенностями перехода на ЭДО передача информации о продаваемых маркируемых товарах пока может осуществляться напрямую в ИС МП. Когда продавец отражает в ней отгрузку продукции, покупатель получает документ "Приемка товаров ИС МП". Отметим, что данный вариант - временный, поскольку переход на ЭДО только организуется.

Как отразить поступление маркируемых товаров по ЭДО

Изначально поставщик оформляет электронный документ и направляет его оператору на обработку. Затем документ поступает покупателю. Он отражается во вкладке "Главное" → "См. также" → "Текущие дела ЭДО".

Поступающие документы находятся в папке "Входящие". Для их просмотра нужно два раза начать мышкой по активной строке из списка "Текущие дела ЭДО". Нажимать можно в любом месте, кроме ссылки "Отражение в учете". В поступившем документе содержится в том числе информация о кодах маркировки товаров.

Согласно п. 2.9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном формате по ТКС с использованием ЭЦП (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 г. № 174н) покупатель может договориться с продавцом об оформлении извещения о получении этого документа. Оно формируется в автоматическом режиме. Подписание и отправка извещения производится в зависимости от настроек "НСИ и администрирование" → "Настройка интеграции" → "Обмен электронными документами" → "Обмен с контрагентами" → "Отложенная отправка электронных документов" и наличия у пользователя права и сертификата ЭЦП. При снятии флажка "Отложенная отправка электронных документов" и наличии у текущего пользователя права подписи и сертификата документы подписываются в автоматическом режиме.

Если условия не выполняются, отправка извещений производится из формы просмотра входящего электронного документа или из списка "Текущие дела ЭДО". Данное действие совершает пользователь, имеющий право подписи.

Способ обработки входящих электронных документов зависит от настроек в разделе "Администрирование" → "Обмен электронными документами" → "Обмен с контрагентами" → "Настройки ЭДО" через закладку "Настройки получения". Метод обработки каждого типа электронных документов можно задать в форме "Настройка отражения документов в учете".

Когда в графе по способу обработки ставится "Автоматически", при получении входящего УПД в 1С автоматически создается 2 документа:

• приобретение товаров и услуг;
• счет-фактура полученный.

УПД в автоматическом режиме попадает в папки "Отразить в учете" и "Утвердить" в списке входящих документов в форме "Текущие дела ЭДО". Через гиперссылку в графе "Отражение в учете" можно перейти на документы учета, созданные в автоматическом режиме.

Если в графе по способу обработки будет стоять отметка "Вручную", то в папке "Отразить в учете" будет ссылка, по которой можно "Создать документы". Перейдя по ней, пользователь получит возможность подобрать документ, который нужно будет создать в 1С.

Пользователь может в этой форме не только создавать новые документы, но и корректировать старые. Сверху в форме представления электронного документа есть ссылки на документы учета. Кроме того, здесь же можно создать документы и выбрать имеющиеся.

Для корректной работы пользователю нужно сопоставить номенклатуру в электронном документе и номенклатурном справочнике. Для совершения операции можно использовать выгрузку из сервиса 1С:Номенклатура или создать по информации контрагента.

По электронному документу в автоматическом режиме создаются документы в 1С. Затем пользователю нужно зайти в созданный документ "Приобретение товаров или услуг", чтобы сделать проверку. Ее нужно провести по маркируемым товарам до того, как электронный документ будет утвержден.

Когда электронный документ будет утвержден, это означает, что покупатель принимает коды маркируемых товаров. И в этом случае он уже не может их проверить. Чтобы не вносить корректировки после утверждения электронных документов, нужно сначала тщательно проверять информацию, а затем уже ее утверждать.

Операции могут быть уже отражены через "Отгрузка товаров ИС МП" → "Приемка товаров ИС МП". В этом случае обмен электронными документами используется как дополнение. Тогда движение маркируемых товаров отражается операцией "Отгрузка товаров ИС МП". Электронный документ используется как первичный для отражения факта хозяйственной деятельности. В электронном документе не отражаются коды маркировки.

Как проверить маркируемые товары в документе "Приобретение товаров и услуг"

Информация из электронного документа фиксируется в документе "Приобретение товаров и услуг". Пользователю нужно проверить коды маркировки товаров и логистических упаковок. Во вкладке "Товары" есть ссылка "Проверка и подбор", через которую открывается форма. В ней подбор маркируемых товаров проводится через сканирование маркировочных кодов или штрихкодов упаковок.

По проверенным кодам товаров ставится статус "В наличии". Если есть информация о логистических упаковках, она также указывается.

Проверка упаковок проводится по принципу 3-х сканирований:

• первое сканирование подтверждает факт наличия самой логистической упаковки. Входящие в нее упаковки имеют статус "Не проверялась";
• второе сканирование проводится для проверки штрихкода упаковки. Пиктограмма упаковки изменится на коробку с лупой. В таком режиме пользователь должен отсканировать все маркировочные коды с потребительских упаковок, входящих в логистическую упаковку. И после этого статус потребительской упаковки изменится на "В наличии". Если она не привязана к логистической упаковке, то ее статус при проверке будет "Не числилась";
• третье сканирование штрихкода проводится для окончательной проверки. После нее пиктограмма изменяется на коробку, но без лупы.

Вторая закладка формы "Подбор и проверка" необходима для отражения сводных сведений о количестве кодов маркировки. Если информация по кодам совпадает с документом, строка зеленая. Если информация по кодам не проверена, строка красная.

После проведения проверки завершается подбор состава и количества товаров. Зеленая пиктограмма в каждой сроке означает, что все маркировочные коды проверены и соответствуют заявленной поставщиком информации.

После того как пользователь проверит документ "Приобретение товаров и услуг", он его проводит и подтверждает электронный документ. В этом случае считается, что передача товаров прошла юридическую процедуру или же производится работа с отработкой расхождений.

Как утвердить входящие электронные документы на поступление и завершение ЭДО

Если у покупателя нет никаких претензий к поставщику и присланному УПД, то для завершения сделки он обязан утвердить входящий документ. Для этого используется 2 способа:

• нажать на кнопку "Утвердить" через форму "Текущие дела ЭДО";
• нажать кнопку "Утвердить" в самой форме входящего УПД.

Когда УПД утвержден, в документе формируется раздел "Информация покупателя". Для просмотра нужно зайти в форму просмотра УПД.

Покупатель должен сформировать информацию, затем подписать ее и направить поставщику. При этом электронный документ должен подписать тот пользователь, который имеет такое право. Дальше информация направляется оператору ЭДО, а через него уже поставщику. Оператор создает документ "Подтверждение даты отправки" и направляет его покупателю, который в свою очередь должен подтвердить его получение.

Компания, уплачивающая НДС, использует УПД в качестве счета-фактуры. При работе с электронными счетами-фактурами необходимо подписать и отправить такие документы:

• извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении в его адрес счета-фактуры;
• извещение о получении счета-фактуры или УПД для поставщика;
• извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении в адрес поставщика извещения о получении счета-фактуры.

Порядок подписания и отправки данных документов зависит от того, какие установлены настройки "НСИ и администрирование" → "Настройка интеграции" → "Обмен электронными документами" → "Обмен с контрагентами" → "Отложенная отправка электронных документов". Кроме того, он зависит от того, есть ли у пользователя права и сертификат ЭЦП. При установке флажка в поле "Отложенная отправка электронных документов" извещения отправляются из списка "Текущие дела ЭДО". В противном случае извещения подписываются в автоматическом режиме.

До получения от оператора ЭДО подтверждения даты отправки и отправки оператору подтверждения получения этого извещения входящий УПД хранится в папке "На контроле". Когда все действия будут выполнены, считается, что обмен электронными универсальными передаточными документами завершился. В этом случае он больше не отражается в форме "Текущие дела ЭДО" и, кроме того, ссылка на электронный УПД будет как "ЭДО завершен".

По завершении процедуры оператор ЭДО сам отправит информацию о маркируемых товарах в ИС МП. В этом случае кодам маркировки будет присвоен новый владелец.

Оптовая реализация маркируемых товаров

Сведения о маркировочных кодах передаются черед электронный документооборот с использованием УПД или УКД.

Как оформить документы продажи

При продаже товаров, которые должны быть обязательно промаркированы, нужно выбрать маркировочные коды. В закладке "Товары" по гиперссылке "Проверка и подбор" в документе на реализацию товаров выбирается категория товаров.

Подбирать маркируемые товары нужно через сканирование маркировочных кодов или штрихкодов упаковки. Также сделать это можно через загрузку перечня кодов из таблицы. Код маркировки позволяет точно установить номенклатуру, и тогда он после проведения сканирования сразу добавляется в форму подбора и проверки и по нему устанавливается статус "В наличии".

Если невозможно по маркировочному коду установить номенклатуру, появляется окно для уточнения информации. В нем пользователь выбирает номенклатуру и характеристику. После проведения процедуры код маркировки будет добавлен в форму подбора и проверки, а его статус будет установлен "В наличии".

Когда производится сканирование штрихкода упаковки, программа в автоматическом режиме добавляет информацию о входящих в нее упаковках. Статус содержимого в этом случае устанавливается как "Не проверялось".

Для перехода в содержимое с целью проверки пользователь сканирует штрихкод логистической упаковки. Программа включает режим ее проверки - пиктограмма изменяется на коробку с лупой. В таком режиме пользователь сканирует маркировочные коды потребительских упаковок, которые входят в логистическую упаковку. После этого у упаковок статус изменится на "В наличии". Если у какой-то из них маркировочный код не привязан к логистической упаковке, будет установлен статус "Не числилась".

Для выхода из этого режима пользователь сканирует штрихкод логистической упаковки повторно. Пиктограмма поменяется на коробку без лупы.

Проверить возможность реализации отсканированных товаров можно по информации ИС МП. Для этого используется функция "НСИ и администрирование" → "Администрирование" → "Интеграция с ИС МП" → "Контролировать статусы кодов маркировки". Продавать товары можно только в том случае, если была успешно проведена их проверка.

В форме "Подбор и проверка" на специальной вкладке указываются сводные сведения о количестве маркировочных кодов. Если они проверены и информация с электронным документом совпадает, строка зеленая. Если пользователь проверил не все коды, по ним строка красная.

После проведения этого действия информация о товарах будет отражаться на основании проведенной проверки. Если пиктограмма по номенклатурным позициям зеленая, то маркировочные коды указаны корректно и проведены. И тогда пользователь может передавать информацию в ИС МП.

Как оформить передачу маркируемых товаров по ЭДО

Если электронный документооборот настроен, то в документе продаж показывается меню команд ЭДО и состояние ЭДО.

Когда электронный УПД еще не создан, в документе "Реализация товаров и услуг" внизу слева будет гиперссылка - "ЭДО не начат". Для его начала нужно нажать кнопку "ЭДО" и выбрать "Отправить электронный документ".

Для открытия документа через форму просмотра электронного документа пользователь нажимает кнопку "Подписать и отправить". Форма открывается в меню по кнопке "ЭДО" → "Посмотреть электронный документ" или внизу по ссылке состояния ЭДО.

Подписать документ можно из формы, нажав кнопку "Подписать и отправить". Делается это через папку "Подписать" в списке документов "Текущие дела ЭДО".

Когда электронный документ подписан и отправлен, его статус изменяется - "Ожидается подтверждение отправки". Документы, имеющие аналогичный статус, можно найти через вкладку "Главное" → "см. также" → "Текущие дела ЭДО" → "Исходящие" → "На контроле".

Сначала пользователь отправляет оператору ЭДО документ "Подтверждение даты получения". Дата его отправки - это дата выставления счета-фактуры. Для получения документа нужно обменяться с оператором информацией через "Текущие дела ЭДО" → "Отправить и получить", а затем открыть электронный документ и нажать на кнопку рядом с графой "Состояние".

Когда поставщик получает от оператора ЭДО подтверждение, он создает, подписывает и отправляет извещение оператору о том, что он получил это подтверждение. Такой документ создается в 1С в автоматическом режиме, если у пользователя есть права и сертификат ЭЦП. После этого статус документа изменяется - "Ожидает извещения о получении".

Поставщик может договориться с покупателем, что тот формирует извещение о получении счета-фактуры. Покупатель создает этот документ и отправляет оператору ЭДО. Зачастую он формируется в автоматическом режиме, когда покупатель получает счет-фактуру или УПД. Продавец получает документацию при взаимодействии с оператором ЭДО или через команду "Отправить и получить", зайдя в список "Главное" → "см. также" → "Текущие дела ЭДО".

Чтобы процедура передачи электронных документов была завершена, покупатель проверяет и подписывает электронный документ, а затем отправляет оператору ЭДО "Информацию покупателя". Оператор обрабатывает полученные сведения и загружает их в базу. После этого статус электронного документа меняется - "ЭДО завершен", а сам документ не отражается в папке "Исходящие" → "Текущие дела ЭДО".

Оператор обязан передать в ИС МП сведения о маркировочных кодах. Когда он сделает это, коды перейдут к покупателю - новому владельцу.

Если операции по реализации уже отражены "Отгрузка товаров ИС МП" → "Приемка товаров ИС МП", то обмен документами через ЭДО используется как дополнение. Тогда движение маркируемых товаров проводится через "Отгрузку товаров ИС МП (Приемку товаров ИС МП)". Через ЭДО проводится первичный документ, необходимый для отражения факта хозяйственной деятельности. Маркировочные коды через ЭДО не передаются.

Остались вопросы по оформлению в 1С операций с маркируемыми товарами? Звоните нашим специалистам!