Системы электронного документооборота или, сокращенно, ЭДО используются многими компаниями ежедневно. Нередко сложности возникают с хранением постепенно растущего количества документации.
Узнаем о том, что такое электронный архив, чем он отличается от традиционного бумажного аналога, как сформировать такой архив и как учитывать документы в нем. Кроме того, рассмотрим другие важные вопросы работы с системами ЭДО и цифровыми архивами.
Бумажный архив – возможные проблемы пользователей
Некоторые предприятия по-прежнему пользуются традиционными архивами, имеющими множество минусов, справиться с которыми можно, организовав электронный архив для хранения документов.
Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:
- Потеря документов
С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.
- Низкая скорость поиска нужных бумаг
Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.
- Необходимость покупки или оплаты аренды площади под архив
Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.
- Опасность уничтожения бумаг в ходе пожара, другого чрезвычайного происшествия
Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.
- Невозможность версионирования
Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.
- Невозможность использования одного бумажного документа несколькими пользователями
Ели нескольким работникам одновременно предстоит воспользоваться одним и тем же документом, переводить бумагу в электронный формат нужно будет обязательно.
Мы перечислили только основные минусы классических архивов, с учетом которых их все чаще заменяют электронными аналогами.
Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?
Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.
Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.
Организовать электронный архив можно следующими способами:
- Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги;
- Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет;
- Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера.
Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:
- Подтверждение ставки НДС 0%
Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.
- Высокий уровень безопасности
Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.
Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.
- Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков
Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.
- Широкие возможности масштабирования
С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.
Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.
- Эффективность и простота использования архива
Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.
- Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади
Реальное помещение под архив документов вам не потребуется.
Формирование цифрового архива – пошаговое руководство
Если вы решили организовать на своем предприятии электронный архив, вам потребуется провести предварительную подготовку. Советуем придерживаться той последовательности действий и выполнять те этапы, которые мы сейчас перечислим.
Решение вопроса с функциональностью архива
Подумайте над тем, что должна «уметь» ваша система:
- Доступные пользователям функции;
- Метод хранение документов;
- Источники поступления информации и т.д.
Вы должны примерно понимать, какой станет сформированная вами система.
Проанализируйте работу своего предприятия
Определите, какие документы будут поступать в архив на хранение и какие бумаги следует подвергнуть оцифровке прежде всего.
Составьте план приоритетов блоков
Разработайте план, в котором будет указана очередность внедрения блоков в цифровую систему. В блоках могут содержаться документы разного типа.
Оцените имеющийся бумажный архив
В случае необходимости, можно постепенно сканировать бумажный архив. Как правило, оцифровке подвергают бумаги, оформленные в течение последнего года. Так как потребность в них возникает чаще всего.
Внесите оцифрованные документы
После того, как информация будет оцифрована, ее нужно будет внести в систему и приступать к работе.
Как работать с электронными документами в цифровом архиве?
Есть множество нормативной документации, которая устанавливает определение термину «электронный документ» и указывает на то, как он должен взаимодействовать с системой документооборота. Если вы не хотите создавать себе трудности, разбираясь с формальностями, и желаете получить электронный архив в сокращенное время, советуем обратиться к нашим специалистам.
Отметим, что для внедрения и оценки системы оборота документов требуются и специальные знания, и реальные человеческие ресурсы – работники, которые станут формировать новый архив. Наша фирма поможет вам организовать качественный документооборот в электронном формате - без бумаг. Мы предлагаем взаимовыгодное сотрудничество компаниям любой величины и готовы успешно справиться с проектами разного уровня сложности.
Перед тем, как документация будет передана в цифровой архив, осуществляется оценка ее ценности – также по регламентированным нормам. Критериями оценки являются:
- Степень сохранности;
- Метод содержания;
- Возможность длительного хранения и т.д.
Главная стадия формирования электронного архива – внесение упорядоченной документации на цифровые носители. В данном вопросе также есть ряд требований – они предъявляются к соответствию носителей стандартам ГОСТа, к программному обеспечению (должно быть лицензированным), к шифрованию и форматам записи файлов, и т.д.
Завершающая стадия – проверка носителей, на которых уже находятся документы, формирование и отправка файлов в систему на хранение.
Как электронная документация учитывается в цифровом архиве?
Электронная документация учитывается в цифровых архивах по единицам – делам. У каждого дела есть собственный учетный номер, становящийся частью шифра. Шифр и определенные сведения по учету можно наносить на вкладыш чехла носителя. Информация шифра архива:
- № единицы хранения в соответствии с описью;
- № описи дел;
- № фонда архива.
Информация вкладыша электронного носителя:
- Название предприятия;
- Название подразделения;
- Данные об ограничении доступа;
- Время записи файла на цифровой носитель;
- № описи.
Требования, в соответствии с которыми цифровая документация должна поступать в электронные архивы, установлены TR 18492 и ГОСТом Р 54989-2012. В соответствии с регламентами, нужно формировать опись с перечислением документов, которые входят в конкретное дело. Саму опись следует прикладывать к делу, впоследствии с ее помощью можно будет искать документы для уничтожения или, например, необходимой обработки, изменения. Все описи нужно объединять в одном реестре, благодаря чему осуществлять в будущем поиск необходимых документов также можно будет в сокращенные сроки.
Передавая документы в электронный архив, свое действие нужно заносить в учетную книгу поступления носителей. Факты хранения должны значится в книге учета дел (единиц хранения). Отметим, что любые записи, включая перечисленные сейчас, можно заносить в электронном формате. В таком случае электронный архив будет целиком автоматизированным. Это весьма удобно: все документы, в том числе бумаги по бухучету, смогут поступать в отсканированной форме. При желании, их всегда можно будет перевести в бумажный вид, не столь удобный в использовании, однако в ряде случаев необходимый. Напоследок отметим, что все усилия по оцифровке документов и формированию электронного архива полностью окупают себя в сокращенные сроки.
