При работе с 1С:Документооборот пользователи неизбежно сталкиваются с ошибками. Данная система действительно имеет ряд программных недоработок, из-за которых возникают сбои. Но эта тема обсуждалась много раз. Здесь речь пойдет о наиболее распространенных ошибках пользователей и о том, как их избежать. Эта информация позволит сэкономить время и защитить бизнес от возможных проблем.
Операторы системы ошибаются по двум причинам:
- Первая связана с недостатком опыта и невнимательностью.
- Вторая – со сложным и не очень понятным интерфейсом программы.
Поскольку мы говорим о системе 1С:Документооборот, основные дискуссии в части удобства интерфейса вызывает новейшая разработка – интерфейс «Такси». Это новая разработка с максимально дружественным интерфейсом. Новичкам он нравится. А опытные пользователи привыкли к старому варианту и не считают, что его надо было менять. Но создатели систем на платформе 1С:Предприятие учитывают опыт внедрения других решений и отзывы миллионов пользователей. Если не брать в расчет незначительные недостатки, можно сказать, что в "Такси" удобный и понятный интерфейс. Все формы были оптимизированы, а меню, команды и диалоговые окна расположены так, чтобы минимизировать пользовательские ошибки. А тот факт, что во всех программах 1С используется единый интерфейс, упрощает обучение и позволяет избежать многих ошибок.
Наиболее часто встречающейся ошибкой, которую пользователи допускают при работе в системе, является: Не завершено редактирование открытого ранее на изменение файла
Многие занимают файл для внесения каких-то изменений, а потом забывают завершить его редактирование. В итоге, он не помещается в специальное хранилище на сервере, и шрифт названия меняется на ярко-зеленый.
Если попытаться закрыть этот документ, появится окно с предупреждением. Система предложит сначала закончить редактирование файла.
Иногда документ остается занятым для редактирования из-за того, что во время работы пропало соединение с сервером. В этом случае, когда пользователь войдет в систему, он увидит на рабочем столе все файлы, которые были заняты им для редактирования.
Закончить редактирование или продолжить работу с занятыми документами можно прямо из окна виджета.
В программных продуктах 1С предусмотрены подобные ситуации. Система своевременно уведомляет пользователей об их ошибках, что позволяет свести их количество к минимуму. Чтобы обеспечить стабильную работу предприятия, руководству имеет смысл обеспечить обучение сотрудников, дать им возможность консультироваться с экспертами, предоставить актуальные и понятные инструкции. Работа с документами и системами автоматизации процессов должна подчиняться специально разработанному регламенту. Не надо забывать и о возможности контролировать исполнительскую дисциплину в самой системе.
Система имеет настройки, позволяющие исключить ошибки.
Настройка: протоколирование работы в системе
В Конфигураторе открыть меню «Администрирование», в выпадающем списке выбрать «Настройка журнала регистрации».
Откроется окно, где можно настроить события, которые будут протоколироваться в журнале.
Там же можно установить периоды разделения журнала. Система будет разбивать его на отдельные файлы, где перечислены события за заданный период времени (неделю, месяц или год). Это упрощает администрирование и хранение информации. В том же окне меняется формат данных журнала регистрации с текстового (по умолчанию) на легкий и современный SQLite.
Выбрав подходящие настройки, надо сохранить изменения. После этого все отмеченные события будут фиксироваться в журнале, и пользователь сможет быстро находить причину какой-либо ошибки.
Только надо учесть, что объем, который занимает на диске журнал регистрации, достаточно большой. Поэтому имеет смысл выделить для него специальное хранилище. В том же окне есть команда «Сократить». С ее помощью пользователь может переносить ранее зафиксированные события в архив или удалять те данные, которые уже не нужны.
Настройка: версионирование объектов
Продукты 1С сохраняют историю изменений, внесенных в информационную базу. Механизм позволяет узнать, какой пользователь и когда отредактировал тот или иной документ, какие изменения были сделаны. Чтобы настроить версионирование, надо зайти в «Общие настройки системы».
Выбрать пункт «Версионирование объектов».
Поставить галочку и перейти по ссылке «Настройки».
Там дается список всех объектов, для которых можно настроить версионирование. То есть, система будет не только фиксировать информацию об изменениях (кто и когда их внес). При необходимости пользователь сможет вернуться к более ранней версии документа.
Для каждого объекта устанавливается, когда следует создать новую версию и время ее хранения (важно знать, что это влияет на объем информационной базы). Для сохранения версий файлов настройки не нужны, это делается по умолчанию. Если для объекта установлен режим версионирования, пользователь сможет просматривать историю его изменений.
Можно не только просматривать все версии, но и сравнивать их между собой, выбирать, какую следует считать актуальной.
Возможности системы и четкое регламентирование всех бизнес-процессов позволяют избежать ошибок при работе в 1С:Документооборот.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
