Ещё с лета 2018 года каждая плановая проверка ГИТ проводится с использованием проверочных листов. Если в плане проверок на следующий год есть ваша компания, стоит сразу начать подготовку, чтобы всё было в порядке. Внеплановых проверок проводится больше, чем плановых, но для них нужны определённые основания.
Проверки ГИТ
В этом основное отличие плановых и внеплановых проверок. Вернее сказать, для плановой проверки тоже есть основание, но оно всегда одно – сам план, его требуется согласовать с прокуратурой и заранее опубликовать на местном сайте ГИТ.
При плановой проверке задаются только вопросы из проверочных листов. Сначала издаётся распоряжение о её проведении, где должно быть указано, кто будет направлен в компанию. По прибытии проверяющий предъявит удостоверение, которое можно будет сравнить с указанным. Есть в распоряжении и номера проверочных листов, так что все детали известны заранее.
Можно подробно узнать:
- какие виды проверок проводятся ГИТ, как оформляются документы и какие права имеет работодатель при проведении;
- какие объекты будут проверяться.
Если вам требуется узнать не только о проверках ГИТ, но также и о тех, которыми занимаются МВД и Роспотребнадзор, то стоит посмотреть в сводный план проверок – он доступен на сайте Генеральной прокуратуры.
Необходимо знать о важном нюансе: ГИТ использует риск-ориентированный подход, в соответствии с которым все работодатели разделены на 5 категорий риска. От того, в какую категорию попала компания, будет зависеть частота проверок. Так, при присвоении самой высокой категории риска они проводятся каждые два года, если же организации отнесена к категории самого низкого риска – вообще не проводятся (относится только к плановым).
Соответственно, стоящая перед бизнесом задача – добиться отнесения к категории с как можно более низким риском. Коэффициент добросовестного поведения работодателя зависит от целого ряда факторов, среди них отраслевая принадлежность, несчастные случаи на производстве, нарушения при выплате заработной платы и прочие. По итогам проверки принадлежность компании к группе риска может быть скорректирована при выявлении нарушений.
Основания для проведения внеплановых проверок ГИТ
Всё же внеплановые проверки случаются чаще. Чтобы их провести, нужно иметь одно из оснований, перечисленных в статье 360 ТК.
Проводиться проверки могут из-за информации, поступившей от работников, чьи права нарушила организация, либо от других инспекционных органов, таких как налоговая служба. Если вопросы вызвали нулевые значения по спецоценке, то ФНС не может воспользоваться своей информацией самостоятельно, но зато может передать её в ГИТ. Если организация допустила нарушения при передаче сведений о трудовой деятельности, жалоба в ГИТ может поступить из Пенсионного фонда – и по ней также будет проведена проверка.
Естественно, что для работодателя важно знать не только о том, что будет проведена внеплановая проверка, но и о её основании.
Уведомление о внеплановой проверке должно быть сделано заранее, по меньшей мере за 24 часа. Информация о них может публиковаться и на местных сайтах ГИТ, так что их стоит проверять в первые дни каждого месяца.
Без уведомления внеплановая проверка может проводиться при наличии особых оснований.
Первое из них – информация о вреде жизни или здоровью граждан в результате деятельности работодателя (в соответствии с частью 17 статьи 10 ФЗ №294 от 26.12.2008).
Второе – заявления сотрудников о нарушении трудовых прав либо информация о том, что работодатель допускает серьёзные нарушения трудового законодательства (ч. 9 ст. 360 ТК).
Раньше под «вредом жизни и здоровью граждан» понималось нарушение правил охраны труда, но в административном регламенте Роструда от 13.06.2019 № 160 трактовка расширилась. Теперь в это понятие входят:
- нарушение режима труда и отдыха;
- полная или частичная невыплата заработной платы;
- отсутствие оплачиваемых отпусков;
- ненадлежащее оформление трудовых отношений или и вовсе уклонение от их оформления;
- необеспечение сотрудников средствами индивидуальной и коллективной защиты;
- допуск к работе без прохождения обучения, инструктажа, стажировки, медосмотра, психиатрического освидетельствования;
- непроведение спецоценки условий труда;
- отсутствие либо ненадлежащее функционирование системы управления охраной труда;
- непредоставление или нарушение порядка предоставления гарантий и компенсаций за работу в условиях, признанных вредными или опасными по результатам оценки условий труда.
Распространённые нарушения, за которые наказывает трудовая инспекция
Стоит подробнее рассмотреть те нарушения, за которые ГИТ наказывает работодателей чаше всего.
1. Несоблюдение перечня документов, необходимых для приёма на работу
Посмотреть этот перечень можно в ст. 65 ТК. Работодатели нередко оформляют на работу граждан, которые ещё не предоставили всех необходимых для этого документов. В таком случае появляются риски:
Сотрудник может быть принят в организацию до того, как будет уволен с соблюдением всех процедур с предыдущего места.
Без всех необходимых документов человек принимается на место, на котором установлены определённые требования к квалификации. Даже если в заполненной им анкете всё устраивает, при заполнении личной карточки Т-2 может обнаружиться, что некоторых необходимых документов попросту нет, а оформление уже состоялось.
Такие риски стоит сразу исключить, сработав на их предупреждение. Чтобы нарушения при приёме на работу не допускались, во внутренних документах должно быть уделено внимание разделу «Приём на работу».
Стоит отметить, что в перечне запрашиваемых у соискателей документов не должно оказаться и лишних – не предусмотренных законодательством. Нельзя, например, запрашивать ИНН гражданина и свидетельство о рождении ребёнка.
2. Необходимо ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами
В ч. 3 ст. 68 ТК предписано, что он должен до подписания трудового договора узнать обо всех нормативных актах, которые связаны с его трудовой деятельностью. Часто это требование просто игнорируется.
Если сотрудник принимается на дистанционную работу, то ознакомление может проводиться в электронном формате. Кроме того, этот формат разрешено принимать организациям, участвующих в пилотном проекте, предусматривающем внедрение электронного документооборота. Во всех прочих случаях работник обязательно должен быть ознакомлен с документами и расписаться для подтверждения этого.
Есть несколько способов оформить подпись сотрудника – например, можно воспользоваться листами ознакомления, размещающимися под текстом локального нормативного акта. В начале листа ознакомления должна быть грамотно составленная преамбула, в которой указано: название акта; что сотрудник ознакомлен с ним прежде, чем подписал трудовой договор; его ФИО, дата подписания и сама подпись.
Вместо этого может быть предусмотрен отдельный лист ознакомления в соответствующем журнале, в таком случае росписи в нём с указанием деталей достаточно.
Есть и ещё один вариант: в некоторых организациях сотрудники оформляют заявление, где указываются все акты, с которыми они были ознакомлены.
3. В договоре не прописана трудовая функция
Указания должности, профессии и специальности в трудовом договоре недостаточно, нужно чтобы в нём был обозначен и вид поручаемой работы. За отсутствие такого обозначения наказывают очень часто.
Указать трудовую функцию можно при помощи краткого описания того, чем именно должен будет заниматься сотрудник – достаточно одного предложения после обозначения должности и профессии.
Есть и другой вариант: сослаться на действующую должностную инструкцию, которой должен будет руководствоваться работник, принимаемый на должность – в ней должны быть указаны детали.
4. Оплата труда в договоре прописана неверно
Если в организации приняты безналичные выплаты, то в трудовом договоре необходимо отразить это. Должно быть указано и то, что выплаты проводятся в кредитную организацию, указать которую может сам работник в заявлении. Это важно, поскольку в ст. 136 ТК запрещено «зарплатное рабство», то есть компания обязана давать своим сотрудникам возможность самостоятельно выбирать кредитную организацию, на счёт в которой будут поступать их средства.
Если будет доказано, что организация это право отнимает, то последуют штрафы. Чтобы инспекция заинтересовалась ситуацией достаточно и отсутствия упоминания в договоре о таком выборе – даже если в итоге всё будет улажено, придётся потратить время на разбирательства.
5. Отсутствие в документах определённости по вопросам о тарифных ставках и размерах окладов
В соответствии со ст. 135 ТК все надбавки необходимо подробно отразить в локальных нормативных актах. В трудовом договоре детали не нужны, достаточно и того, что будут указаны названия всех видов выплат – главное, чтобы ни один не был упущен.
6. Использование одного шаблона для всех работников, без выделения особенных категорий
Такие нарушения встречаются довольно часто, в особенности это касается сотрудников с разъездным характером работы – как курьеры или водители. В документах это обязательно должно быть отражено.
7. Содержание приказа не соответствует условиям трудового договора
ТК требует, чтобы содержание приказа не расходилось с условиями трудового договора. Например, нарушением будет включение упоминания структурного подразделения в приказ, если его нет в трудовом договоре.
Также важно, что с приказом о приёме на работу требуется ознакомить за три дня считая не с той даты, когда был подписан трудовой договор (как часто ошибочно считают), а со времени фактического начала работы.
8. Не рассмотрены нюансы индексации заработной платы
Допускается установление порядка индексации в разных нормативных актах – это может быть коллективный договор, соглашение и так далее. В любом случае, обязательно, чтобы этот вопрос был рассмотрен в одном из документов. Требуется указать, с какой периодичностью должна проводиться индексация, её размер, какая часть заработной платы будет индексироваться, а какая нет.
9. Нет чётко установленных сроков выплаты заработной платы
Дата выплаты должны быть установлена в трудовом договоре или другом документе – главное, чтобы она была указана точно, без всяких двусмысленностей. Дата должна отстоять не более чем на 15 дней от периода, за который начисляется выплата.
10. Перечисление заработной платы не в установленные дни
Мало точно установить даты выплаты, нужно ещё и соблюдать их. При безналичной оплате она должна осуществляться в точности в те дни, которые указаны в документах. В ст. 136 ТК оговаривается одно исключение – в случае, если на эту дату выпал выходной или праздничный день. Поскольку в эти дни переводы не выполняются, выплаты делать необходимо заранее в последний рабочий день перед обозначенной датой. Например, если она пришлась на воскресенье, перечислить средства требуется в пятницу.
Заключение
В заключение отметим, что внутренний контроль соблюдения трудового законодательства целесообразно проводить на постоянной основе, а не только в связи с включением компании в план проверок ГИТ.
Как именно его организовать, зависит от сферы деятельности и масштабов компании, сложности трудовых отношений, квалификации кадровых работников и т.д. И важно не только своевременно выявлять нарушения, но и не забывать проводить работу по их устранению, а также предупреждению повторных нарушений.
Остались вопросы? Закажите консультацию наших специалистов!
