Трудовой рынок Республики Казахстан активно цифровизируется. Заключение электронных трудовых договоров набирает обороты. Поэтому в Казахстане своевременно вводится Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые заключаются в электронном виде.
Согласно проекту Закона «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда», информация о трудовой деятельности работника, содержащейся в трудовом договоре, должна передаваться ЕСУТД.
На сегодняшний день работает пилотный проект по внесению сведений трудового договора в электронном варианте в ЕСУТД через портал еnbek.kz. Участие в нем добровольное. О переходе на электронные трудовые договоры компании должны решать самостоятельно. Однако, стоит отметить, что количество компаний, выбирающих современную систему, постоянно растет. По данным на конец 2019 года, в системе было зарегистрировано более 18 тысяч предприятий.
Полный переход на электронные трудовые договоры ожидается с января 2022 года.
Как заключать электронные договоры?
В республике предусмотрено два варианта заключения электронных трудовых договоров:
- Работодатель авторизуется на портале Enbek.kz. Информация по соискателю запрашивается автоматически, так как система интегрирована с госорганами. Затем формируется личное дело и подготавливается проект трудового договора. В шаблон можно вносить изменения.
Работник получает уведомление о сформированном трудовом договоре в личном кабинете на Egov.kz. После проверки данных он подписывает документ с помощью ЭЦП. - Кадровые системы каждого предприятия интегрируются напрямую с Единой системой учета трудовых договоров.
Нормы и правила ведения электронных договоров
Важно, что переход на электронные трудовые договора будет происходить постепенно. Сейчас разрабатываются и корректируются Правила предоставления и получения сведений о трудовом договоре и трудовой деятельности из Единой системы учета трудовых договоров, а также переходные нормы.
Разработчики ЕСУТД предусмотрят возможность добавления собственных колонтитулов и шапок.
Договоры могут заключаться на двух языках: казахском и русском.
Единая система учета трудовых договоров будет интегрирована с госархивом.
Выгода от электронных трудовых договоров
Основными преимуществами этого проекта являются упрощение процесса трудоустройства в связи с отсутствием необходимости сбора бумажных документов, защита от социальных рисков благодаря отображению наличия договора, взносов и отчислений в фонды, а также закреплению обязательств работодателя перед работником.
Ведение электронных договоров выгодно всем, особенно крупным предприятиям, которые имеют свою кадровую систему. Работодателю не нужно совершать двойные действия: достаточно ввести трудовой договор в свою систему 1С, и он уже автоматически попадает в Единую систему учета.
Нововведение удобно и самим работникам. При наступлении пенсионного возраста не придется собирать документы, пенсия ему будет назначена без его прихода в ЦОН. Данные по стажу после 1998 года будут сверяться с обязательными пенсионными взносами.
Обратите внимание! Информацию о стаже работников можно передавать в ЕСУТД путем интеграции информационных систем согласно Правилам интеграции объектов информатизации «электронного правительства» (утв. Приказ и.о. Министра информации и коммуникаций Республики Казахстан от 29 марта 2018 года № 123).
Доступ к электронному трудовому договору
Министерство труда и социальной защиты населения РК совместно с АО «Национальные информационные технологии» внедрило функционал по отображению информации о трудовом договоре в личном кабинете электронного правительства.
В личном кабинете можно проверить информацию о текущем трудовом договоре в разделе «Трудовая деятельность», где отображается название предприятия, дата заключения, номер договора и должность.
Обратите внимание, что в личном кабинете отображается данные только по договорам, зарегистрированным в Единой системе учета электронных трудовых договоров, разработанной МТСЗН РК.
Часто задаваемые вопросе о переходе на электронные договоры
Вопрос: «Все ли работники компании должны сделать электронную цифровую подпись, чтобы подписывать электронные трудовые договоры?»
Ответ: «Если работник не хочет получить электронный цифровой ключ, работодатель может заключить трудовой в бумажном виде, а затем внести информацию о заключении с работником трудового договора в ЕСУТД».
Вопрос: «Если в классификаторе Единой системы учета трудовых договоров нет подходящей должности, то как быть в данной ситуации?»
Ответ: В Национальном классификаторе занятий в ЕСУТД необходимо выбрать по смыслу подходящую должность, далее можно передавать штатную должность (вносится в ручном режиме).
Вопрос: «Необходимо ли обязательно прописывать компетенции работника, ведь при приеме на работу сложно их определить?»
Ответ: Согласно проекту Закона работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых по нему изменениях и дополнениях, содержащую сведения, предусмотренные подпунктами 1), 2), 3), 4), 5) и 13) пункта 1 статьи 28 Кодекса, а также сведения о трудовой деятельности работников и штатной численности организации, в единую систему учета трудовых договоров, в порядке, установленном уполномоченным государственным органом по труду.
В заключение
Подводя итоги статьи, отметим, что пока участие в ЕСУТД носит добровольный характер. Однако переход на ведение электронных трудовых договоров неизбежен для всех предприятий.
Если вы решили в ближайшем будущем начать работать с Единой системой учета трудовых договоров, то рекомендуем подготовить для этого свои системы 1С. Так как необходимо настроить интеграцию с ЕСУТД, чтобы данные передавались в систему корректно.
На данный момент блоки по работе в электронными трудовыми договорами реализованы в программах «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 для Казахстана» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3». Чтобы использовать актуальную информацию и справочники, необходимо иметь действующий договор 1С:ИТС. О сроке действия вашего договора можно узнать у менеджеров Первого Бита по телефону.
