Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года

С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Законодательство об электронных трудовых книжках

При принятии поправок в части ЭТК планируется изменение пенсионных и трудовых законов. В частности, нужно обратить внимание, что в нормативно-правовые документы РФ будут внедрены изменения по следующим моментам:

возможность формирования в электронном формате данных о профдеятельности физлица;
обязанность компаний передавать в базу ПФР данные о периодах профдеятельности работников (с 01.01.2020 г.);
передавать отчетные сведения о сроках работы физлиц по формам СЗИ-ТД и СЗВ-ТД;
административная ответственность к организациям за несоблюдение сроков передачи информации или передачу неполной или ошибочной информации в госорганы.

Главные моменты по электронным трудовым книжкам

ЭТК будут реализованы как документы, оформленные в цифровом формате, то есть они не будут иметь конкретного физического носителя (флешки, CD-карты и пр.). Информацию в них можно будет посмотреть в личном кабинете на сайте ПФР или через сервис Госуслуг.

Данные из ЭТК можно заказать через работодателя в виде выписки на бумаге. Кроме того, информацию в письменном виде будет предоставлять как сам ПФР, так и многофункциональный центр. Данную услугу можно будет получить без учета места регистрации или работы физического лица.

Преимущества использования ЭТК заключаются в следующих моментах:

удобное, простое и быстрое получение сотрудниками данных о периодах их трудовой деятельности;
минимальное количество ошибок, неточностей, неверных данных;
дополнительная возможность физлица устроиться на работу на дистанционной основе;
снижение расходов и трудозатрат компании на покупку, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
возможность удаленного оформления пенсии по информации лицевого счета без необходимости дополнительного документального подтверждения;
использование информации из ЭТК для оформления государственных услуг;
возможность проведения компаниями и госорганами аналитической обработки информации о профдеятельности физлиц;
высокий уровень конфиденциальности и безопасности сохраняемых данных.

ЭТК будет содержать сведения, аналогичные как и при ведении документа в бумажном виде:

информацию о работнике;
даты приема, увольнения, перевода;
место трудовой деятельности;
вид кадрового перемещения (прием, увольнение, перевод);
должность, профессию, специальность, квалификацию;
документ-основание (дата, номер и вид документа);
причину расторжения трудового договора.

Переход на электронные трудовые книжки

Работодатели должны учесть, что переход на ЭТК физлиц начнется с 1 января 2020 г. Такая форма взаимоотношений будет иметь добровольный характер, то есть работающие граждане будут самостоятельно решать, переходить им на новый формат сведений о трудовой деятельности или нет.

Исключение! По сотрудникам, впервые трудоустроенным с 2021 г., вся информация о периодах трудовой деятельности изначально будет вестись только в электронном формате (без оформления трудовой книжки в бумажном виде).

Остальным физлицам необходимо до 31 декабря 2020 г. подать работодателю письменное заявление о том, чтобы трудовая книжка велась в электронном либо бумажном виде. Такое заявление оформляется в произвольной форме, однако компания может разработать стандартный бланк этого документа для использования всеми сотрудниками.

Если работник подает заявление на ведение трудовой книжки в электронном формате, то ее бумажный вариант он получит на руки и будет хранить у себя. При этом в бумажную трудовую должна быть внесена запись о том, что сотрудник подал заявление на использование электронного способа хранения информации о трудовой деятельности.

Если работник подает заявление на ведение трудовой книжки в бумажном виде, то работодатель должен вести документ в двух форматах - и бумажном, и электронном. Если работник не подаст заявление в течение 2020 г., компания также должна будет вести трудовую книжку в бумажном виде.

Важно! Заявление будет храниться в информационной системе ПФР, и если сотрудник устроится к другому работодателю, то за ним сохранится право на ведение трудовой книжки в бумажном виде.

Для перехода на ЭТК работодателю в течение 2020 г. необходимо сделать следующее:

принять или изменить локальную документацию компании с учетом мнения профсоюза (при его наличии);
подготовить и обсудить с представителями сотрудников изменения в трудовые соглашения и коллективные договоры;
обеспечить техническую готовность предоставлять информацию о периодах трудовой деятельности сотрудников согласно законодательству РФ;
до 31 октября 2020 г. уведомить в письменном виде каждого сотрудника об изменениях, касающихся электронных трудовых книжек, и предоставлении им права написать заявление на выбор формата ведения документа (в электронном или бумажном виде).

После перехода на электронные трудовые книжки работодатели должны будут ежемесячно подавать сведения о том, какое кадровое мероприятие было осуществлено (прием, увольнение, перевод). Компании должны будут делать это не позже 15-го числа месяца, идущего за месяцем, в котором осуществлено данное мероприятие. Именно на основе этой информации будут формироваться ЭТК.

Оповещение сотрудников о переходе на ЭТК

Сначала нужно довести до сведения работников, что с 2020 года трудовые книжки будут вестись в электронном формате. Помимо этого, они должны знать, что имеют право оставить и обычную, бумажную трудовую.

Для оповещения сотрудников должен быть издан документ, к примеру, информационное сообщение, после чего требуется проследить, что до всех были доведены сведения из него. Для этого подходит общий порядок ознакомления с локальными документами.

Соответственно, используется и обычная процедура подтверждения ознакомления – каждый сотрудник, до которого была доведена эта информация, ставит свою подпись. Как установлено в законодательстве (ФЗ № 439, статья 2, часть 1, пункт 4), уведомление должно быть сделано не позже 31 октября 2020 года.

Заявление работника

До конца 2020 года заявление о переходе на ЭТК, или же о сохранении бумажной трудовой должен написать каждый сотрудник. Информация об этом заявлении должна быть включена в подаваемые в Пенсионный фонд сведения о его трудовой деятельности (здесь и далее приводятся положения из ФЗ № 439, в данном случае статья 2, часть 2).

Строго установленной формы заявления нет, работодатель имеет право самостоятельно её определить.

После того, как заявление будет работодателем получено, он должен начать вести ЭТК в любом случае, и одновременно с ней бумажную трудовую, если работником было выражено такое желание. Право на ведение трудовой и в бумажном виде тоже, остаётся у работника и после того, как он перейдёт к другому работодателю. Вместе с тем, он получит и право отказаться от бумажной трудовой (ст. 2, ч. 4-5)

Если было подано заявление о переходе на ЭТК, непосредственно с даты его подачи дублирование бумажной версией уже не потребуется. Сама бумажная трудовая должна быть в таком случае выдана на руки работнику, и сделана запись о том, что он пожелал полностью перейти на ЭТК (ст. 2, ч. 3)

Если заявление за 2020 год работник так и не подаст заявление, необходимо будет вести его трудовую и в электронном, и в бумажном виде (ст. 2, ч. 2).

Если он не имел возможности обратиться до конца года с одним из этих заявлений, то имеет право сделать это и позже. К числу располагающих таким правом относят (согласно ст. 2, ч. 6):

работников, не исполнявших трудовые обязанности, но сохранявших место работы к концу 2020 года. Среди них те, что были временно нетрудоспособны, находились в отпуске или были отстранены от работы;
не состоявшие в трудовых или служебных отношениях на конец года граждане со стажем работы по договору или контракту.

Если сотрудник в первый раз поступает на работу с 1 января 2021 года или позже, то бумажную трудовую для него оформлять не требуется. Сведения о его трудовой деятельности следует вести в ЭТК (ст. 2, ч. 8).

В системе «1С:Предприятие 8» есть заявление сотрудника о выборе способа получения сведений о трудовой деятельности. Детальнее о сроках его поддержки сказано в «Мониторинге изменений законодательства».

В третьей редакции «1С:Зарплата и управление персоналом 8» это заявление готовится через меню «Кадры», далее «Электронные трудовые книжки» – нужно нажать на кнопку «Создать». Для всех работников доступен выбор из двух вариантов: либо ведение ЭТК, либо бумажной трудовой.

Чтобы подготовить документ к печати, нужно нажать кнопку «Заявление». Далее работник должен будет его подписать, после чего сведения о том, какой он сделал выбор, войдут в отчёт СЗВ-ТД.

Переход на ЭТК – внесение изменений в документацию

Работодатели должны просмотреть ряд документов и, если потребуется, внести в них изменения, чтобы впредь трудовые можно было вести в электронном формате. Среди них все те документы, при помощи которых регулируется работа с трудовыми книжками.

Могут понадобиться правки:

В Книгу учёта движения трудовых. Если сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит и её учёт более вести не нужно. После того, как она будет ему выдана, в Книгу учёта записывается дата, когда это произошло, и вносится расписка работника, подтверждающая получение. После этого предприятие не несёт никакой ответственности за бумажную трудовую.
Есть компании, в которых порядок заполнения, ведения и хранения трудовых оформляется как отдельный нормативный акт. Это необязательно, а называться такой документ может по-разному, но если он заведён, и в нём указано, что трудовые могут вестись исключительно на бумаге, потребуется это положение изменить, так чтобы были разрешены также ЭТК,
В трудовой и коллективный договор. Обычно в трудовом договоре нет указаний на то, каким должен быть порядок ведения трудовой книжки. Всё-таки иногда оно есть. Поэтому стоит проверить документ и, если там отмечено, что трудовые могут вестись только на бумаге, изменить это положение, чтобы оно соответствовало новому законодательству. Аналогично и с коллективным договором. О том, как правильно вносить изменения в тот и другой, можно в деталях узнать в «1С:ИТС».
Указания об оформлении трудовых могут содержаться также в других локальных актах. Их также следует проверить и, если они противоречат новому законодательству, это несоответствие устранить.

Электронные трудовые книжки в 1С

Непосредственно сама ЭТК в программе 1С не создается, однако программное обеспечение необходимо для формирования определенных сведений. Во-первых, это касается информации, которая должна передаваться не позднее 15-го числа. Во-вторых, это связано с представлением отчетности по формам СЗИ-ТД и СЗВ-ТД, которые можно сделать с помощью сервиса 1С-Отчётность.

Для того чтобы у ПФР не возникало никаких претензий к работодателям, они должны обеспечить актуальное и своевременное обновление информации в 1С. В этом случае отчетность будет формироваться корректно и содержать достоверные сведения о периодах трудовой деятельности каждого физического лица.

Важно! Работодателям не нужно приобретать какое-либо специальное программное обеспечение для взаимодействия с ПФР. Работа будет осуществляться привычным способом - через электронный документооборот, используемый для сдачи иных видов отчетности.

Подготовка и автоматическое заполнение отчётов СЗВ-ТД и СТД-Р в 1С

В третьей редакции «1С:Зарплата и управление персоналом 8» есть возможность автоматически заполнить указанные отчёты, сохранить их файлы и выгрузить в Пенсионный фонд и необходимом формате. Чтобы сведения в кадровых документах были заполнены автоматически, нужно поставить галочку рядом с пунктом «Отразить в трудовой книжке» – как показано на изображении ниже.

Если она поставлена, поле «Трудовая функция», которое на той же картинке можно увидеть слева от неё, будет доступно для заполнения.

Оно появилось в кадровых документах для отражения изменения трудовой функции, как указано в ТК. Так, при кадровом переводе оно может не совпадать с изменением должности.

Кадровые документы, которые должны быть отражены в трудовой, указаны как «Мероприятия» – смотрите следующее изображение.

Чтобы сформировать документ «Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р», который можно увидеть на следующем изображении, нужно зайти в раздел «Кадры», далее «Электронные трудовые книжки» и нажать на кнопку «Создать». Его нужно распечатать и выдать сотруднику в случае увольнения.

«Сведения о трудовой деятельности, СЗВ-ТД» (на следующем изображении) создаётся в том же разделе, тем же образом, он нужен для отправки в Пенсионный фонд.

Подготовка и отправка документов проводится через «1С:Отчётность».

Особенности работы с электронными трудовыми книжками

Нужно обратить внимание на следующие важные моменты при работе с ЭТК:

человек сам выбирает, с каким форматом трудовой книжки он хочет работать (электронным или бумажным). Об этом он должен написать заявление своему работодателю не позже 31.12.2020 г.;
если человек трудоустраивается в первый раз после 01.01.2021 г., трудовая книжка будет заполняться только в электронной форме;
работодатель будет отчитываться в ПФР о кадровых перемещениях сотрудников: с 01.01.2020 г. - каждый месяц не позже 15-го числа следующего месяца, а с 01.01.2021 г. - не позже следующего рабочего дня после дня приема или увольнения;
сведения ЭТК являются персональными данными, а потому не подлежат разглашению третьим лицам;
передавать сведения для формирования ЭТК работодатели должны в обычном порядке как и по другим отчетам в ПФР;
сотрудник может запросить сведения из ЭТК как в электронном виде, так и на бумажном носителе у работодателя, в ПФР или через МФЦ;
информация в бумажной и электронной трудовых книжках полностью идентична;
при трудоустройстве работник сможет предоставлять работодателю данные о периодах профдеятельности как в бумажном, так и в электронном формате. Эту информацию компания будет вносить в свой кадровый учет;
при увольнении сотрудник будет получать информацию о периодах профдеятельности либо в бумажном, либо в электронном виде;
отражение данных о награждениях в ЭТК не планируется.

Работодатели должны подготовиться к внедрению ЭТК и в первую очередь обеспечить техническую возможность передачи сведений. Для этого используется программа 1С Зарплата и управление персоналом, в которой можно формировать актуальные кадровые сведения во избежание ошибок или неточностей, ведущих к разбирательствам с Пенсионным фондом.

Ответственность за несоблюдение правил ведения электронной трудовой

Если сведения о трудовой деятельности не будут предоставлены, или будут предоставлены позже требуемого срока, возможно привлечение к ответственности в соответствии с пунктом 1 статьи 5.27 КоАП. В нём указано, что за такие нарушения накладывается штраф в размере:

для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей – 1-5 тысяч рублей;
для юридических лиц – 30-50 тысяч рублей.

Можно ли получить сведения из ЭТК?

В личном кабинете на сайте ПФР и на сайте Портала государственных услуг можно получить сведения из электронной трудовой книжки.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из ЭТК можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку: