Перерасчет зарплаты после увольнения

Довольно часто после увольнения сотрудника работодателю нужно пересчитать его зарплату. В такой ситуации возникает множество вопросов по проводкам, корректировке информации и отчетности по страхвзносам и НДФЛ и т.д.

Данные проблемы возможны как при переплате, так и при занижении зарплаты, допущенных до увольнения сотрудника.

Переплата зарплаты

Зачастую переплата зарплаты связана с перерасходом отпускных дней или неотработанными авансами.

В первом случае работодатель предоставил сотруднику отпуск за неотработанный период. На момент увольнения период, за который выплачены отпускные, не отработан, в связи с чем отпускные стали излишне выплаченной заработной платой.

Во втором случае работнику выплачен аванс в середине месяца, а затем он уволился. Начисленная зарплата за месяц была меньше суммы выплаченного аванса.

Решить вопрос с переплатой заработной платы можно так:

• сотрудник добровольно возвращает долг;
• работодатель подает иск в суд при отказе добровольно вернуть долг;
• работодатель прощает долг.

Сотрудник добровольно возвращает долг

Если сотрудник добровольно вернул аванс, то корректировать страхвзносы не нужно, поскольку с него взносы не начисляются. Этот же момент касается и НДФЛ, если работодатель не удерживает налог с аванса.

Если работодатель удерживает НДФЛ с аванса, то уплаченный налог потребуется вернуть на расчетный счет или засчитать его в счет будущих платежей в бюджет. По работнику нужно подать уточненную справку 2-НДФЛ, если истек налоговый период, в котором была переплата.

Когда сотрудник возвращает отпускные, нужно сторнировать корреспонденцию по их начислению, а также аннулировать расходы по отпускной сумме в налоговом учете. Тогда появляется переплата по страхвзносам. В текущем периоде следует учесть корректировки по их начислению, а переплату взносов отрегулировать при дальнейшей уплате.

Возможна ситуация, когда из-за корректировки начисления отпускных в персонифицированном учете в Пенсионном фонде возникнут отрицательные значения по работнику. Тогда отчетность не будет принята инспекторами, в связи с чем корректировать требуется не текущий, а предыдущий период.

При корректировке начисления отпускных появляется переплата НДФЛ, который удержан из отпускной суммы и уплачен в бюджет. Если 2-НДФЛ за соответствующий год уже передана в ИФНС, нужно сформировать уточненный документ. При этом у него будет текущая дата формирования и старый номер.

Корреспонденцию по начислению НДФЛ с отпускных нужно сторнировать. Переплата по налогу может быть возвращена на расчетный счет компании или зачтена в счет будущих платежей в бюджет.

Работодатель подает иск в суд

Возможно, сотрудник не захочет возвращать переплату в добровольном порядке. Тогда работодатель подает в суд исковое заявление. В этом случае суммы отпускных (без НДФЛ) переводятся со сч. 70 на сч. 73.

Если ситуация закончилась тем, что бывший сотрудник вернет деньги по решению суда, сумма списывается в корреспонденции со сч. 50 или 51. Если по решению суда прав сотрудник, тогда сумма возвращается со сч. 73 на сч. 70. В этом случае расходы в виде отпускных отражаются на сч. 91, а в налоговом учете они аннулируются. Если же прав работодатель, то расходы аннулируются и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Страховые взносы считаются правомерно уплаченными, если суд вынесет решение в пользу бывшего сотрудника, и он не должен возвращать переплату. В этом случае не нужно вносить корректировки в учет.

Если решение в пользу работодателя и сотрудник возвращает долг, страховые взносы будут переплатой. Тогда их нужно указать в отчетности текущего периода как задолженность фондов.

Что касается НДФЛ, если решение в пользу компании — учет такой же, как и при добровольном возврате переплаты бывшим сотрудником. Если же решение в пользу работника, то НДФЛ считается правомерно удержанным и уплаченным, и тогда в учете не нужно делать корректировки.

Работодатель прощает долг

Такой вариант — самый простой. Задолженность из-за неотработанного аванса привет к возникновению сальдо по сч. 70, которое останется до момента его списания. Задолженность из-за перерасхода отпуска приведет к необходимости сторнировать корреспонденцию по начислению отпускных и исключить эту сумму из расходов по налоговому учету. Сальдо по Дт 70 также будет до момента его списания.

Страхвзносы с отпускных уплачены правомерно, а потому по ним не нужно корректировать информацию в учете и отчетности (Письмо Минфина от 26.07.2018 г. № 03-15-06/52554).

Кроме того, НДФЛ с отпускных правомерно удержан и уплачен в бюджет. Соответственно, не нужно снова его начислять и удерживать при прощении долга за неотработанные дни отпуска (Письмо УФНС России по г. Москве от 28.06.2018 г. № 20-15/138129). Также не требуется корректировать информацию в учете и отчетности.

В ситуации, когда компания не удерживает НДФЛ с неотработанного аванса, требуется после списания задолженности уведомить ИФНС о невозможности удержать налог. Для этого нужно подать справку 2-НДФЛ, в которой поставить признак «2».

Недоплата зарплаты

Иногда после увольнения сотрудника работодатель должен доначислить зарплату:

• обнаружена прошлая ошибка;
• производится премирование за прошлые периоды. 

Недоплата зарплаты из-за ошибки

Если недоплата произошла в результате ошибки, нужно:

• доначислить заработную плату, НДФЛ и страхвзносы, произвести расчеты с бюджетом, отразить расходы в налоговом учете. Бухгалтерский и налоговый учет такой же, как и при обычном начислении зарплаты;
• рассчитать и выплатить сотруднику компенсацию за задержку оплаты труда в размере не меньше 1/150 ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченной суммы за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). С этой компенсации не нужно удерживать НДФЛ, и она не включается в расходы по налоговому учету.

В части начисления страхвзносов данная компенсация за задержку зарплаты квалифицируется специалистами как «спорные расходы». Чиновники считают, что на нее нужно начислять страховые взносы, а судьи считают, что не нужно. 

Недоплата зарплаты из-за опоздания по премии

Некоторые премии могут начисляться по окончании периода премирования, например, по итогу года или квартала. В этом случае работник может получить их и после увольнения.

Дата получения дохода в виде зарплаты — последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Соответственно, запоздавшая премия должна включаться в доходы сотрудника за квартал или год, по итогам которого она назначается. А если годовая отчетность уже сдана, то потребуется сдать корректировки.

Страхвзносы на сумму этой премии можно указать в отчетности текущего периода (Письмо Минздравсоцразвития от 28.05.2010 г. № 1376-19). В случае с годовой премией потребуется пересчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, поскольку она рассчитывается на основании информации о среднем заработке. Дело в том, что запоздавшая премия не была учтена при расчете среднего заработка в момент увольнения.

Премия по итогам года учитывается в среднем заработке вне зависимости от того, когда она начислена (п. 15 Положения, регламентированного Постановлением Правительства от 24.12.2007 г. № 922).