План-фактный анализ в 1С

План-фактный анализ — это хороший способ наглядно увидеть картину деятельности предприятия и получить информационную базу для будущего принятия верных и осознанных управленческих решений. Сущность план-фактного анализа состоит в сравнении плановых и реальных показателей деятельности за конкретный период (месяц, квартал) и в анализе выявленных отклонений.

Анализ показывает отклонения плана от факта. Например: по плану показатель по чистой прибыли - миллион тенге за месяц. Фактически было получено 800 тысяч. Сами по себе эти цифры показывают только проседание прибыли. Но на основании результатов план-фактного анализа можно проанализировать, на каком этапе она просела и что нужно сделать, чтобы этого больше не повторилось.

План-фактный анализ требуется, чтобы предприятие росло, а собственник видел взаимосвязь: благодаря чему бизнес растет или наоборот, что ему мешает развиваться. В 1С планфактный анализ состоит из нескольких частностей.

План–фактный анализ бюджета

Давайте рассмотрим более подробно, что такое план–фактный анализ бюджета. Контроль исполнения бюджета – важнейшая функция бюджетирования. Бюджетирование само по себе является не более чем инструментом управления. Но пользоваться им становится возможным только, если на предприятии есть механизмы, контролирующие выполнение планов. Поэтому важно регулярно во время бюджетного периода отслеживать реальное выполнение финансовых планов, проводить анализ причин, по которым они не исполнялись и, опираясь на полученную аналитику, принимать своевременные решения по исправлению ситуации.

План-фактный анализ бюджета подходит не только для большинства финансовых бюджетов, но и для отдельных операционных. Он может выполняться в масштабе всей организации, для отдельных узлов финансовой активности, направлений деятельности, конкретных проектов.

Например, у предприятия есть цифры: планировалась выручка по плану 100 млн тенге, фактическая выручка - 90 млн тенге, недобор - 10 %. Только с этими цифрами сделать ничего нельзя. Они не показывают, на каком этапе не заработали планируемую сумму. А вот план-фактный анализ покажет это.

Давайте обобщенно посмотрим, как проводится план-фактный анализ:

По какой причине произошел сбой на этапе производства? Не хватило древесины от поставщика. Исправление ситуации на следующий отчетный период (месяц) - закупить больше сырья.

Полученная в план-фактном анализе информация учитывается в течение следующего бюджетного периода. Например, если выяснилось, что не хватает производственных мощностей, а нового оборудования пока нет, план стоит уменьшить либо запланировать покупку нового оборудования.

В программе 1С есть удобные готовые инструменты анализа, подходящие для большинства предприятий. Это БДДС и БДР.

БДДС или бюджет движения денежных средств представляет собой отчёт, прогнозирующий денежные потоки и показывающий все поступления и списания. Отчет помогает не тратить лишние деньги. Например, на рекламу отведен бюджет 400 тысяч. Если в отчете видно, что 20-го числа данного месяца эти деньги уже использованы, дальше стоит попридержать эту статью расходов до следующего периода.

БДР или бюджет доходов и расходов - это отчёт по запланированной прибыли. Он показывает, сколько начислено зарплат, налогов, сколько выручки признаете и сколько останется. Такой отчет полезен именно раз в месяц, так как в Отчёте о прибылях и убытках прибыль собирается раз в месяц. Оба отчёта нужны, чтобы сначала спланировать чистую прибыль и спрогнозировать денежные потоки, а потом проверить правильность прогноза и выявить слабые места при их наличии.

Эффективность план-фактного анализа возможна только при регулярном его проведении. Идеальная периодичность – один раз в 1-3 месяца. Такая регулярность позволяет быстро выявить проблемы в бизнесе, чтобы сразу их устранить. Чтобы анализ был реалистичным и достоверным, следует в конце отчетного периода обязательно выгружать плановые и фактические показатели.

План-фактный анализ продаж

Итак, план фактный анализ в 1С проводится для поиска отклонений от плана, чтобы найти возможности для дальнейшего развития компании. Он представляет собой сбор в таблицу запланированных показателей на начало периода и фактических данных на конец. Такая таблица позволяет разобраться с причиной отклонений от плана в обе стороны и с тем, что с этим нужно делать. План-фактный анализ продаж должен проводиться регулярно.

План-фактный анализ в секторе продаж проводит обычно собственник или финдиректор. Грамотно сделанный и проанализированный он позволяет ответить на следующие вопросы:

1. Почему план продаж в этом периоде не выполнен или перевыполнен.
2. Что сделать, чтобы в следующем периоде план выполнить?
3. Какие товары лучше продавались?

Сразу можно отметить, что при планировании очень важны реальные цифры. Например, если план наращивается ежемесячно на определенную цифру - на 5 %, то не стоит делать больших скачков и дальше. За исключением случаев сезонного падения продаж, которые у каждого товара различаются.

В 1С план-фактный анализ работает на основе готовых планов продаж и данных о состоявшихся продажах. План с фактом можно сравнить по весу, количеству, сумме, в разрезе номенклатур, отделов и работы конкретных менеджеров. Подготавливать аналитику по планам можно ежедневно или ежемесячно, также можно использовать функцию прогнозирования.

Стандартный план-фактный анализ в 1С основывается на внесенной в 1С ассортиментной матрице товара вместе с числовыми планами продаж по каждой конкретной позиции. За факт продаж принимаются выполненные операции – по документу «Реализация товаров и услуг», например. На основании данных (внесенного плана и зафиксированного факта продаж) выполняется отчет со сводной аналитикой. Такой метод подходит организациям и производствам, где ассортимент стабилен, так как в отчет невозможно внести новые позиции, которые вводятся в оборот в текущем периоде.

Отчёт покажет таблицу, в которой можно сравнить цифры запланированных продаж с фактическими. В отчете присутствует:

• ФИО менеджера;
• номенклатура;
• сумма регулярных продаж плановая и фактическая;
• исполнение плана и % отклонения;
• сумма новых продаж плановая и фактическая;
• исполнение плана и % отклонения.

Отчёт отдела продаж при желании можно сделать автоматическим. Тогда он будет ежедневно обновляться и приходить на почту. Вот пример визуализации дашборда для руководителя.

Начиная с EPR 2.4 появилась возможность задавать нормативы с учетом постоянных и новых переменных статей расходов. В EPR анализ создает 2 отчета, что более удобно:

• плановая/фактическая себестоимость с отклонениями и расходами по конкретным статьям;
• затраты плановые/фактические на переделы.

План-фактный анализ производства

На производстве обычно требуется проведение анализа между запланированным и фактически реализованным объемом продукции. План-фактный отчет позволяет сравнить эти показатели за выбранные периоды времени в разных аналитических разрезах. Отчет показывает разницу с установленным параметром процентного отклонения.

План-фактный анализ дает ответы на вопросы:

1. Причины невыполнения плана или его перевыполнения.
2. Почему какие-то отделы работают хуже, а какие-то лучше.
3. Как определить показатели и составить план на будущий отчетный период.

Чаще всего для аналитики используются:

• бюджетные статьи доходов, расходов, движения денежной массы;
• участие в сегментах бизнеса;
• управленческие материалы;
• портфель задач;
• договора и заказы в позаказном производстве.

Сущность производственного план-фактного анализа- это удобный визуально инструмент для бюджетирования производства, создающий наглядную картину текущей работы и служащий информационной базой для выбора оптимальных управленческих решений.

Своевременный контроль за показателями позволяет быть в курсе работы предприятия, быстро вмешиваясь в критические моменты для изменения ситуации. Итак, чтобы провести анализ нужно выстроить систему бюджетирования, выгрузив в начале периода плановые показатели, а в конце - фактические. Далее следующий алгоритм действий:

1. По двум показателям рассчитываются абсолютные / относительные отклонения.
2. Устанавливается коридор допустимых значений.
3. Положительные и отрицательные значения выделаются разными цветами, чтобы привлечь взгляд к «выходящему за пределы».
4. Строится факторная модель.
5. Проблемные статьи рассматриваются по аналитике.
6. Для каждой единицы товара формируется структура себестоимости.
7. Анализируются статьи расходов, которые более всего изменились.
8. На основе детализаций вырисовывается логический вывод о причинах произошедшей разбалансировки.
9. Делается вывод о том, что необходимо для выполнения плана в следующем периоде.

План-фактный анализ бюджета позволяет создать бюджеты для любых компаний любой сферы деятельности, контролируя исполнение заданного финансового плана. Функционал позволяет удобно автоматизировать финансовое планирование, настроить контроль за исполнением, проанализировать причины отклонений. В результате это облегчает работу организации и увеличивает скорость принятия решений на любом этапе производственного процесса.

Частная ошибка бизнесменов и руководителей производств заключается в создании системы бюджетирования без проведения регулярного план-фактного анализа.

Например, есть небольшое производство - пекарня. Руководитель планирует изготовить за месяц сколько-то хлеба, тортов и макаронных изделий. Через месяц, используя этот инструмент, он может сделать выводы:

• реальны ли его планы и коррелируются ли они с реальными продажами;
• количество потраченного сырья (мука, сахар, соль), соответствуют ли реальные расходы с граммовкой расхода по нормам;
• провести товарную аналитику - сколько было продано по каждой позиции, на что есть спрос.

В общих чертах, так и выглядит план-фактный анализ для производственного предприятия.

План-фактный анализ себестоимости

Производимый 1С ERP анализ план-фактный себестоимости позволяет соотнести плановую калькуляцию и себестоимость, подсчитанную по факту расходов. В программе 1С:УПП можно через типовой отчет увидеть общую сумму трат за конкретный период или, доработав механизм отчетности, определить количество единиц затрат, планируемых и реальных.

Для любой 1С конфигурации, работающей с план-счетами, справочниками, регистром бухгалтерии, со статьями о движении финансовых средств можно составить план-факт отчет БДДС. Можно настроить отчет под любое конкретное предприятие. Здесь в одном документе показывается использование разных параметрических отчетов - основ финансовой отчетности предприятия. Такой живой анализ позволяет руководителям разобраться быстро в бюджете и принять взвешенные решения.

Что касается ERP, с версии 2.0 присутствуют ресурсные спецификации, расценки на сдельные работы по видам работ, цены на материалы. С версии ERP 2.4 есть возможность указывать нормативы производственных расходов. В 1С ERP 2.4 инструментарий план-факта себестоимости продукции включает также переменные и постоянные постатейные производственные расходы.

Плановая калькуляция в 1С ERP может рассчитываться для ресурсной спецификации и для заказа на производство. Калькуляции для спецификации делают на серийную продукцию. Выполняется построение структуры изделия, также учитываются все полуфабрикаты, рассчитываются их цены.

Для анализа себестоимости продукции используется отчет Себестоимость выпуска, находящийся в разделе Производство. Отчет содержит данные о выпущенной продукции, спецификациях, о понесенных затратах: нематериальных и материальных с детализацией по запасам. В разделе Производство находится также План-фактный анализ выпуска. Он поможет проанализировать соотношение планируемого и реального количества используемых запасов. Количество запасов по плану заполняется из спецификации изготовленной продукции.

План-фактный анализ себестоимости изготовленной продукции выполняется двумя отчетами:

1. Себестоимость плановая и фактическая отображает план, факт и различные отклонения по материалам и постатейным расходам.
2. Фактические и плановые траты переделов отражают отклонения, которые могут возникать из-за перемен в количестве материалов или изменения их цены. Так же определяется на каком этапе отклонения возникают.