Путевой лист – это учетный бланк, который компания должна использовать для контроля деятельности водителей, учета и подтверждения растрат на необходимые материалы для включения их при расчете налога на прибыль и УСН с объектом налогового обложения «Доходы, уменьшенные на величину растрат». Показания этого документа можно использовать, как обоснование для перечисления зарплаты водителям.
Организация может использовать как типовую форму документа по виду авто и организационно-правовой формы компании, так и создать свой бланк, главным условием разработки которого считается отражение набора всех реквизитов обязательных, утвержденных приказом Минтранса РФ от восемнадцатого сентября 2008 № 152. Бланк листа должен быть закреплен в УП предприятия и храниться не менее 5 лет.
Такой листок оформляется от одного дня или на срок не более одного месяца с обязательной регистрацией при помощи сплошной нумерации в журнале по учету путевых документов. Заполнение бланка осуществляется именно водителем с обязательными пометками механика – о пред - и послерейсовом осмотре с записью показаний спидометра, врача – о выполнении осмотра.
Внимание! В случае длительной командировки работника на служебном транспорте все контрольного типа проверки осуществляются перед выездом, выставляются разовые отметки, которые действительны на протяжении всей поездки.
Путевые листы в 1С Бухгалтерия
Бухгалтерской службой компании, чаще всего, производится контроль заполнения документа, расчет ГСМ по нормам расхода, исходя из записанного километража в бланке, отражение в 1С поступления и списания ГСМ, а еще, при потребности, расчет зарплаты водителя по путевому листку.
Важно! Нормы топливных расходов определяются внутри компании на основе расчета размера предельного, исходя из марки, тех. характеристик и года выпуска машины, а еще использованных надбавок с учетом времени года, работы транспорта в населенных пунктах с конкретной плотностью, обкатки нового авто, закрепленных приказом руководства.
Типовым функционалом не предусматривается возможность оформления путевых листков в 1С. Программа помогает внести доработки функционала в виде внешней документации и обработок программистами, но, форма должна самостоятельным образом оценить выгоду и экономический эффект от того, что будут автоматизирован процесс заполнения и учет путевых документов и ГМС в 1С.
Разберем инструкцию по отражению манипуляций учета ГСМ в бух. программе 1С Бухгалтерия, сформированной на платформе 1С:Предприятие 8.3. В табличке рассматривается документооборот в зависимости от варианта покупки ГСМ компанией.
|
Операция учета |
Подотчет работника |
Покупка талонов на ГСМ |
Поступление ГСМ с распределением по картам топливным |
|
Принятие к учету ГСМ |
|
|
|
|
Списание ГСМ на растраты |
Требование-накладная |
Подробнее о таблице.
Подотчет сотруднику
Работнику перечислены деньги в подотчет на покупку ГСМ.
Документом созданы следующие проводки:
Работник представил авансового типа отчет в бухгалтерию.
Документом созданы следующие движения:
На складе компании отражается поступление ГСМ.
Покупка талонов на ГСМ в 1С
Компания купила талоны на ГСМ.
Документом созданы следующего типа проводки:
Кассир выдал талоны работнику для заправки машины.
Документом созданы движения:
Сотрудник принес авансовую отчетность в бухгалтерию.
Документом созданы движения:
На складе отражается поступление ГСМ.
Поступление ГСМ в 1С с распределением по топливным картам
Когда компания подписала договор с АЗС на покупку карт топливных и распределение ГСМ работникам по выставленным организацией лимитам, используем третий вариант документооборота в 1С.
Отображение в учете покупки топливных карт.
В учете созданы движения:
Топливного типа карты передали работникам для использования.
В учете сформированы движения (карта топливная привязана к рабочему).
Разрешено отражать покупку карт топливных через поступление услуг с применением ручного учета карт на счете забалансовом 006 по субконто «Бланк строгой отчетности» и «Склад». Если в качестве склада отражать машину, то карта во 2 варианте учета будет привязана к автотранспорту.
Получена бумага на общий объем приобретенного ГСМ от поставщика.
В учете созданы движения:
Сформированы перемещения ГСМ с общего склада на авто (склад) на основании путевых бланков работников.
В учете разработаны движения:
На складе отражается движение ГСМ.
Списание ГСМ со склада на расходы осуществляется бух. службой идентичным образом для всех способов поступления ГСМ на базе путевых бланков и норм растрат ГСМ, определенными приказом компании.
Для примера рассмотрим движение горючего в путевых бланках.
Для отражения списания ГСМ применяется документ «Требование-накладная»
- Если фактического типа расход равен или менее заданной нормы:
- Движения в учете:
- Если фактического типа расход ГСМ больше заданной нормы (подсчитывается количество топлива по норме):
- ГСМ по путевому бланку сверх норм списывается на непринимаемые растраты определенного периода:
Предоставление путевых документов осуществляется в соответствии с разработанным внутри компании графиком документооборота (раз в сутки, раз в неделю, раз в месяц). Списание ГСМ на расходы, чаще всего, проводится один раз в месяц.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
