Роль ERP в оптимизации расходов предприятия

Оптимизация расходов предприятия - одна из составляющих прибыльности. Правильное использование современной ERP системы позволит оптимизировать затраты так, чтобы предприятие ничего не потеряло в качестве продуктов и услуг, сохранило и улучшило имидж, повысило рентабельность и имело ресурсы для дальнейшего развития.

О том, насколько целесообразно и выгодно применять ERP системы для оптимизации расходов предприятия с цифрами, фактами и примерами – расскажем в этой статье.

Целесообразность и доступность использования ERP

Внедрение ERP считается дорогим удовольствием, которое не доступно большинству компаний. В основном ERP используют предприятия производственного сектора, но в последние годы активно внедряют эти системы фирмы, предоставляющие услуги, а также государственный сектор экономики.

Причин тому несколько, среди них:

• диджитализация, которая становится необходимым условием работы компаний, стремящихся соответствовать времени; в самом деле, сложно считать современным предприятие с бумажными карточками учета производственных запасов и такой же бухгалтерией;
• дефицит персонала, который заставляет владельцев бизнеса прибегать к автоматизации рутинных задач везде, где это возможно; это высвобождает время и силы сотрудников для работы над критически важными для бизнеса участками.

Остальные причины отображены ниже:

В начале статьи говорилось о том, в чем заключается смысл оптимизации затрат на предприятии. Так вот, добиться таких эффектов помогут мероприятия, соответствующие следующим критериям:

• реалистичность (не стоит замахиваться на то, что не по силам на этом этапе развития);
• финансовая оправданность (затраты на оптимизацию должны быть меньше, чем ожидаемая от них экономия).

Во внедрении ERP многое зависит от масштабов деятельности компании и имеющихся в распоряжении бюджетов. Ситуация выглядит так:

Значит, использование ERP систем для множества компаний целесообразно и доступно.

Способы оптимизации расходов предприятия с использованием ERP

Чтобы внедрение системы и последующее сокращение расходов прошло успешно, владельцы должны четко видеть цели и задачи этого процесса на каждом этапе, а также понимать, что эффект заметен на практике после отладки работы с финансами и материалами.

Работа с бюджетом

ERP система позволяет управлять финансами за счет того, что:

• собирает данные, касающиеся денег, в одном месте;
• детализирует каждый аспект затрат и доходов (дебет, кредит, оборотные средства и т.д.);
• обновляет информацию в режиме реального времени.

Это дает возможность в произвольный момент времени понимать актуальную ситуацию, независимо от того, в какой стадии находится та или иная сумма (зачисление, списание). Ведь до того, как расходы и доходы станут таковыми по факту, они проходят несколько стадий.

Простой пример: известно, что команда менеджеров сейчас на выставке, итоговый отчет по затратам на нее появится после завершения мероприятия, но львиная их часть уже отражена в системе. В этот же момент другой группе сотрудников необходимо ехать в командировку, на которую тоже нужны деньги. По данным из ERP руководство понимает, есть ли нужная сумма в бюджете.

Следовательно, ERP - превентивный инструмент, при помощи которого можно принимать объективные и быстрые решения:

• ERP обеспечивает прогнозирование бюджетов будущих периодов, опираясь на те, что уже были исполнены; например, в системе видно, что на определенный месяц приходится пик выплат, но спад доходов, зная об этом заранее, можно предпринять меры и обойтись без стрессовых ситуаций и убытков;
• при помощи системы производится комплексная оценка и сравнительный анализ разных вариантов финансовых и производственных планов, опираясь на данные отчетных периодов;
• бюджеты можно планировать не только по периодическому принципу и “от достигнутого”, но и по скользящему варианту, что открывает новые варианты освоения средств, минимизирующие затраты с параллельным созданием дополнительной ценности для клиентов и партнеров.

Автоматизация рабочих процессов, прогнозирование потребности в кадрах

Выполнение рутинных операций в ручном режиме ведет к тому, что:

• требуется большое количество сотрудников, труд которых надо оплачивать;
• растет количество ошибок разной степени критичности.

Кроме того, на предприятиях часто отмечается избыток кадров на одних участках и дефицит на других, длительные перерывы между задачами (из-за непонимания последовательности операций и отсутствия четких инструкций). В ERP это легко отслеживается и можно перераспределить работников для ликвидации узких участков.

Современный темп развития технологий задает высокую потребность в квалифицированных кадрах, которые обычно в дефиците. Поиск работника на определенную должность может затягиваться, приводя к простоям и/или недополученной прибыли. Использование ERP дает возможность адекватно прогнозировать. Специалист по кадрам заранее поймет, каких сотрудников искать, и займется этим до того, как отсутствие нужных работников приведет к проблемам.

ERP с точки зрения оптимизации расходов дает такие преимущества:

• уменьшение количества сотрудников, сокращение времени их адаптации;
• рационализация распределения времени и нагрузок;
• формирование продуктивных связей между отдельными сотрудниками и подразделениями;
• повышение производительности при фактическом уменьшении расходов.

Оптимизация работы с подрядчиками и поставщиками

От того, как выстроено взаимодействие с другими организациями, зависят взаимоотношения с клиентами и прибыльность предприятия.

Система ERP - база сведений о поставщиках. В ней собрана актуальная информация о ценах, продуктах и услугах, все необходимые реквизиты и отражен опыт сотрудничества. Значит, заказы будут генерироваться быстро, а ошибок в них будет мало.

Имея в своем распоряжении ERP систему, легко свести воедино и проанализировать данные о продажах и закупках предыдущих периодов. Эти данные станут основой прогнозов на будущее, позволяющих с максимальной выгодой использовать рыночную ситуацию. Также ERP облегчает и ускоряет сравнение предложений от нескольких контрагентов.

Использование системы - способ:

• повысить прозрачность бизнес-процессов для участников;
• сбалансировать потребности в продажах и закупках с потребностями и возможностями партнеров и поставщиков;
• дать сотрудникам больше времени на ведение переговоров вместо выполнения рутинной работы;
• завоевать уважение контрагентов.

Оптимизация запасов

Инвестирование в систему управления запасами - шаг к тому, чтобы избавиться от узких мест в производстве и сбоев в организации поставок, а взамен получить довольных клиентов.

Управление запасами включает в себя:

• систему инвентаризации;
• закупку и хранение необходимых запасов;
• выдачу запасов и контроль их расхода.

ERP позволяет постоянно держать перед глазами реальную картину состояния дел на складе, которую можно увязать с информацией по продажам и данными от поставщиков. Такая информация играет роль в:

• прогнозировании потребности в тех или иных запасах, не позволяя закупать лишнее и не допуская дефицита;
• сокращении площади складов и платы за их содержание до необходимых;
• рациональном распределении запасов между участками и своевременном перемещении их при необходимости;
• обеспечении стабильного уровня качества продукции;
• сведении к минимуму риск финансовых потерь из-за устаревания запасов или окончания их срока годности;
• предотвращении ситуаций, в которых придется переплачивать за сами комплектующие или срочную доставку.

Компании, в которых используется ERP, зафиксировали:

• уменьшение затрат на закупку сырья и материалов на 7%;
• сокращение складских запасов предприятия на 8-35%;
• повышение качества выпускаемой продукции на 60%.

Улучшение процесса продаж и повышение качества работы с клиентами

Если о влиянии ERP на производственные процессы говорят много и часто, то ее воздействие на продажи и лояльность клиентов не столь очевидно, но не менее существенно. Особенно, если учесть, что рост удержания клиентов на 5% дает прирост рентабельности до 75%.

Отлаженная ERP система позволяет снижать себестоимость продукции и за счет этого варьировать рыночную цену, что важно при высокой конкуренции на рынке.

Вместо того, чтобы пассивно реагировать на текущий спрос, те, кто выстроил под себя ERP, формируют спрос сами. Например: менеджеры видят данные о клиенте, который заказывает один раз в три месяца на протяжении последних 2 лет. Но заказ в привычный срок не поступил. Правильная позиция - напомнить о себе, возможно, предложить бонус, если клиент сомневается. При этом в программу производства закладываются ресурсы на выполнение этого заказа.

Информация из ERP позволяет маркетологам:

• планировать акции, контакты с клиентами, направленные на информирование о выгодных предложениях;
• получать обратную связь по итогам выполненных заказов;
• понимать, какие продукты нужны клиентам, а какие - балласт в ассортименте;
• разрабатывать и позиционировать продукты для освоения новых сегментов рынка;
• использовать данные о сезонном спросе для активизации заказов и подготовки мощностей к их выполнению.

ERP способствует уменьшению случаев покупок у конкурентов и усилению позиций компании на рынке.

Для отдела продаж система имеет свои ценности:

• комплексные подходы к предоставлению скидок на основе критериев (группа клиентов, объем заказа и др.);
• установление лимитов (на суммы заказов, задолженность и т.п.), достижение которых ведет к изменению условий сотрудничества;
• рост продуктивности общения с клиентами, независимо от того, кто из сотрудников ведет диалог;
• ускорение обработки заказов, поступления на производство или склад;
• оптимизация логистических цепочек.

Окончательное решение о способе оптимизации расходов предприятия остается за собственником бизнеса. Подводя итоги, обобщим преимущества и недостатки внедрения ERP систем с этой точки зрения.

Внедрение ERP - мероприятие, которое:

• усилит позиции бизнеса на рынке за счет быстроты, гибкости и обоснованности принятия решений;
• сведет к минимуму затраты времени на подготовку отчетности;
• автоматизирует и ускорит документооборот;
• даст возможность проводить меньше времени за выполнением рутинных задач;
• повысит эффективность взаимосвязанных видов деятельности;
• уменьшит зависимость компании от знаний и умений отдельных сотрудников, повысив общий уровень производительности труда;
• разграничит доступ сотрудников к информации в зависимости от их должностных обязанностей;
• повысит инвестиционную привлекательность предприятия;
• оптимизирует расходы предприятия по всем направлениям деятельности.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших менеджеров и они помогут выбрать систему ERP под ваш бизнес, а также расскажут более подробно о всех преимуществах внедрения.

Подробнее о внедрении ERP