Штатное расписание в 2022 году

Штатный документ оформляется всеми работодателями, а при отсутствии этого документ применяются штрафные санкции за нарушение трудового законодательства, а также могут возникнуть проблемы при налоговых и иных проверках.

Штатное расписание — что это такое?

Штатное расписание — это документ, применяемый для оформления структуры организации, состава и численности персонала. Согласно пояснениям к унифицированной форме № Т-3, регламентированной Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, в штатном расписании нужно указывать:

• перечень структурных подразделений;
• названия должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц.

Кроме того, в штатном расписании проставляется размер зарплаты по каждой из должностей (Письмо Роструда от 22.03.2012 г. № 428-6-1).

Судебные органы постановляют, что штатное расписание — организационно-распорядительный документ, содержащий такую информацию:

• структура, штатный состав и численность сотрудников;
• перечень структурных подразделений (если они есть);
• названия должностей, специальностей, профессий с проставлением квалификации, информация о количестве штатных единиц и должностных окладах (например, Решение Уссурийского райсуда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5329/2017).

Для чего составляется штатное расписание

В ТК штатное расписание упоминается два раза:

1. в ч. 1 ст. 15 ТК, в которой имеется определение трудовых отношений;
2. в ч. 2 ст. 57 ТК, в которой указывается понятие трудовой функции сотрудника.

Соответственно, если работодатель планирует оформить трудовые отношения хотя бы с одним сотрудником, ему сначала нужно утвердить штатное расписание. Без него нет возможности корректно оформить трудовые отношения.

Часто штатное расписание нужно предъявить при проверках трудовой инспекцией. Однако это не означает, что документ можно сформировать «задним числом» при включении работодателя в план проверок. Штатное расписание могут запросить также инспекторы ФСС при определении корректности начисления страхвзносов (п. 91 Методических указаний, регламентированных Постановлением ФСС от 07.04.2008 г. № 81).

Такое же право имеется и у ПФР при проверке индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к Методическим рекомендациям, регламентированным Постановлением ПФР от 30.01.2002 г. № 11п). Запросить штатное расписание могут и инспекторы ИФНС, если решат, что данный документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика (п. 1 ст. 93.1 НК, Письмо Минфина от 09.10.2012 г. № 03-02-07/1-246).

Штатное расписание нужно сформировать также потому, что оно используется в спорах при увольнении из-за сокращения численности или штата. На основании этого документа можно подтвердить, что в структуре компании действительно были изменения, а потому сокращение не было фиктивным.

Ответственность за отсутствие штатного расписания

При отсутствии штатного расписания применяется административная ответственность согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, по которой штраф:

• 30-50 тыс. руб. для компании;
• 1-5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП;

Штраф назначает трудовая инспекция или судебные органы.

Кроме того, предусмотрены и иные меры наказания за отсутствие или непредставление штатного расписания по требованию инспекторов, Так, ИФНС может назначить штраф 200 руб. согласно ст. 126 НК, если работодатель не предъявит этот документ. Кроме того, возможны доначисления по налогам в связи с тем, что какие-либо расходы или суммы страхвзносов будут неподтвержденными.

Требования к оформлению штатного расписания

Штатное расписание оформлено корректно, если в него включены такие сведения:

• перечень структурных подразделений;
• название должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации;
• количество штатных единиц;
• размер зарплаты по каждой штатной единице.

Кроме того, нужно указать, что этот документ называется именно штатным расписанием. Также требуется зафиксировать сведения о конкретном работодателе. На штатном расписании ставится номер документа по ОКУД — 0252251.

Наиболее простой метод соблюдения указанных требований — использовать для заполнения штатного расписания унифицированную форму № Т-3, регламентированную Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Коммерческие организации имеют право самостоятельно принимать решение, использовать эту форму документа или разработать свою (Письма Роструда от 09.01.2013 г. № 2-ТЗ, от 23.01.2013 г. № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 г. № ПГ/1487-6-1).

Утверждение штатного расписания

Для утверждения штатного расписания издается приказ или распоряжение руководителя в свободной форме. На основании информации в документе должно быть четко понятно, какое именно штатное расписание вводится и с какой даты. Поэтому целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к этому приказу.

Реквизиты приказа нужно зафиксировать в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 имеются специальные графы для этого действия. На штатном расписании не нужно ставить печать. Документ можно использовать сразу после того, как он введен в действие на основании приказа.

Работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием (Письмо Роструда от 15.05.2014 г. № ПГ/4653-6-1).

Корректировка штатного расписания

Внесение изменений в штатное расписание необходимо в том случае, когда в компании появляются новые должности, исключаются или переименовываются прежние. Кроме того, корректировки могут потребоваться, когда изменяются оклады, количество сотрудников или структура организации. Порядок внесения изменений в штатное расписание никак не регламентирован.

Внести корректировки в штатное расписание можно двумя способами:

1. сформировать новое штатное расписание взамен ранее действовавшего и утвердить его через приказ;
2. исправить действующее штатное расписание и издать приказ о внесении корректировок.

Оба способа можно совместить, к примеру, при незначительных корректировках достаточно издать приказ об изменениях. А если корректировки глобальные, тогда потребуется утвердить новое штатное расписание.

Кроме того, некоторые работодатели практикуют метод «подведения итогов», предполагающий обобщение корректировок, которые внесены в течение года отдельными приказами. В такой ситуации с 1 января следующего года нужно утвердить новое штатное расписание с учетов вносимых корректировок.

Сроки хранения штатного расписания

Законодательство в сфере трудовых отношений не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Таким образом, это делается при необходимости — при вводе каких-то новых должностей, численности, структурных подразделений, окладов и т.д. Когда в компании таких изменений нет, штатное расписание, которое утверждено один раз, может существовать довольно длительное время.

Срок внесения корректировок в штатное расписание из-за изменений в структуре организации не определен. Тем не менее, следует помнить о том, что на основании штатного расписания проставляется информация в трудовых договорах. Соответственно, утверждать скорректированное штатное расписание требуется своевременно.

Штатное расписание нужно хранить постоянно (п. 40 Перечня, регламентированного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). Соответственно, документ должен храниться все время существования компании, а если она ликвидируется, штатное расписание нужно передать в архив.

Образец штатного расписания на 2022 год

В компании вводится новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре хозяйствующего субъекта — 7 подразделений. Общая численность работников по штату — 16,5 единиц. Уборщица оформлена на 0,5 ставки.

Образец штатного расписания по форме № Т-3 будет выглядеть следующим образом:

Если работодатель при составлении штатного расписания на 2022 год будет придерживаться указанных выше правил, он обезопасит себя от проблем при проведении проверок госорганами. Своевременное указание корректировок в штатном расписании поможет избежать конфликтных ситуаций, в т.ч. при необходимости сокращения сотрудников.