Версия КОРП системы 1С:Документооборот имеет множество функций, необходимых для работы с бумажными и электронными документами. Там предусмотрена возможность сканирования и распознавания отсканированных экземпляров с последующим переводом их в текстовый формат.
Сканирование и распознавание документов в 1С Документооборот
Чтобы добавлять сканы, не нужно открывать дополнительные приложения и интерфейсы. Все делается из карточки самого документа.
Для использования сканера прямо из 1С:Документооборот требуется установка специальной утилиты сканирования и настройка подключенного локального сканера. Это делается в разделе «Настройка», где надо выбрать пункт «Персональные настройки» и открыть меню «Файлы».
Откроется окно, где следует выбрать команду «Настройка сканирования».
Там из списка сканеров надо выбрать нужный вариант, установить разрешение сканирования, цветность, форматы сохранения изображений и другие настройки.
Когда надо сканировать много документов, лучше воспользоваться подсистемой потокового сканирования. Чтобы перейти к этой функции, надо зайти в раздел «документы и файлы» и выбрать вариант «Потоковое сканирование».
Откроется окно, где можно выбрать вариант использования сканера. Если сканер подключен непосредственно к компьютеру пользователя, надо использовать команду «Загрузить со сканера». Сетевой сканер отправляет все отсканированные документы в общий сетевой каталог. В этом случае надо выбрать «Загрузить из каталога».
Далее будут рассмотрены оба варианта.
Чтобы загрузить документ непосредственно со сканера, надо установить нужные параметры. Можно настроить обработку страниц, распределение изображений по файлам, распознавание штриховых кодов, историю.
Для работы с файлами, которые были отсканированы раньше, надо выбрать соответствующую команду, указать сетевой каталог, задать нужные настройки и выполнить команду «Загрузить».
Неважно, какой способ загрузки изображений выбрал пользователь. Когда обработка завершится, система выдаст результат.
Пользователь увидит список, какие файлы были отсканированы и прикреплены. Чтобы посмотреть результат, надо перейти в документ.
В данном примере отсканированные файлы система прикрепила к карточке договора.
Распознавание формата PDF и графических файлов на сервере
Чтобы система могла распознавать графические и PDF файлы на сервере, потребуется:
- установить специальные утилиты CuneiForm, Ghostscript и ImageMagic;
- зайти в настройки программы и указать параметры распознавания и путь к ImageMagic.
Утилита CuneiForm позволяет системе распознавать графические файлы. Если используется файловый вариант системы 1С:Документооборот, надо указать того пользователя, который будет с ней работать. Если используется клиент-серверный вариант, следует указать пользователя, под чьим именем осуществляется работа сервиса 1С:Предприятие.
Утилита ImageMagic преобразовывает графические файлы в формат PDF и наоборот. Ghostscript является вспомогательной программой для ImageMagic и обеспечивает преобразование файлов. Обе программы устанавливаются на компьютер пользователя.
Распознавание документов в 1С:Документооборот
Чтобы распознавать документы в 1С:Документооборот, надо зайти в меню «Настройка и администрирование», перейти в раздел «Настройка программы» и выбрать пункт «Работа с файлами».
Откроется окно, где надо отметить галочкой строку «Распознавание изображений с помощью CuneiForm», выбрать команду «Настройки распознавания» и задать нужные параметры.
Там нужно выбрать язык распознавание и указать путь к ImageMagick, которая была установлена ранее.
Открыть персональные настройки работы с файлами. Там также надо указать путь к ImageMagick в соответствующей строке и задать нужные параметры.
Подготовка системы к работе с файлами завершена.
Чтобы выполнить распознавание, надо открыть отсканированный файл.
Вызвать контекстное меню, выбрать пункт «Дополнительно», потом команду «Распознать».
Для просмотра результата нужно открыть текстовый образ документа.
Когда распознавание файла завершено, он попадет в индексацию 1С:Документооборот. Это позволит быстро найти его через полнотекстовый поиск документов по вхождению фраз и слов. Пользователи смогут получить доступ к основной его версии в формате PNG.
Преобразование файлов из PDF с помощью программы преобразования PDF файлов ImageMagick
Чтобы преобразовать файлы формата PDF, используется программа ImageMagick.
Распознавание файлов выполняется аналогично примеру, описанному выше. Завершив работу с документом, можно посмотреть результат.
Система 1С:Документооборот сканирует и обрабатывает сканы документов, преобразовывает формат PDF и графические файлы, упорядочивает их, индексирует и позволяет находить через функцию полнотекстового поиска. Для этого достаточно установить всего три небольшие утилиты, которые распространяются бесплатно. Важно, что файлы обрабатываются в фоновом режиме, который не мешает пользователям.
Возможность выполнять потоковое сканирование, распознавать файлы, использовать штриховое кодирование документов позволяет службам ДОУ работать максимально эффективно. Это особенно важно для крупных предприятий, где необходимо сократить трудовые и временные затраты при обработке больших объемов бумажных документов. Сокращение ручного труда сводит к минимуму ошибки и влияние человеческого фактора. В результате повышается уровень достоверности документации и общая дисциплина коллектива. Потоки информации обрабатываются оперативно, что положительно сказывается на общей информационной поддержке бизнеса.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
