Фонд социального страхования разработал механизм социального электронного документооборота (СЭДО), с помощью которого осуществляется взаимодействие между медицинскими учреждениями, ФСС, работодателями и иными организациями. Он необходим для обмена юридически значимыми электронными документами и информацией между участниками системы.
Хозяйствующий субъект может получать информацию из СЭДО напрямую из программы 1С: ЗУП 8 ред. 3 через сервис 1С-Отчетность.
Суть социального электронного документооборота ФСС
Механизм взаимодействия медицинских учреждений, ФСС и работодателей регламентирован Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 г. № 1567. Согласно данным правилам медицинские организации вправе оформлять листок нетрудоспособности не только в бумажном, но и в электронном виде.
Обмен электронными больничными между Фондом социального страхования и работодателями производится следующим образом:
- медицинское учреждение оформляет электронный листок нетрудоспособности и выдает его номер сотруднику;
- медицинское учреждение направляет в ФСС сведения по электронному больничному листку;
- работник предъявляет в бухгалтерию работодателя номер электронного листка нетрудоспособности;
- работодатель запрашивает в ФСС сведения по листку нетрудоспособности согласно указанному номеру;
- работодатель рассчитывает пособие по электронному больничному;
- работодатель направляет в ФСС сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия.
Внимание! Если в регионе действуют "Прямые выплаты" ФСС, больничный лист оплачивается сотруднику напрямую из фонда.
При таком механизме взаимодействия работодатель узнает о том, что сотруднику выписан больничный лист, только когда он сам сообщит номер документа. При этом информация не всегда поступает в организацию вовремя, к примеру, номер утерян, неправильно записан, неверно внесен в учетную систему и др. В этом случае бухгалтеру необходимо выяснить достоверность номера больничного листа, а также действительно ли он закрыт.
Чтобы у работодателя не возникало необходимости проводить дополнительную работу по установлению достоверности номера листка нетрудоспособности, ему удобнее получать сведения напрямую из ФСС, а не через работника. Дело в том, что вся информация о временной нетрудоспособности сотрудника собирается именно в информационной базе фонда. В связи с этим ФСС сформировал систему социального электронного документооборота (СЭДО) именно для своевременного информирования работодателей.
На основании данной схемы становится понятно, что когда медучреждение открывает электронный листок нетрудоспособности, программа работодателя в автоматическом режиме его регистрирует, а также производит все расчеты и направляет информацию в ФСС для назначения и выплаты пособия.
Когда медучреждение закрывает электронный листок нетрудоспособности, работодатель может сразу же создать или загрузить его в своей программе, затем рассчитать и направить в ФСС необходимую информацию, а также документы (заявления, реестры и др.).
Для того чтобы можно было применять такую схему, работодатель должен использовать сервис 1С-Отчетность.
Как подключить СЭДО в 1С: ЗУП 8 ред. 3
Для подключения СЭДО в 1С: ЗУП 8 ред. 3 необходимо:
- зайти в меню "Настройка" → "Организации";
- в карточке выбранной организации перейти по гиперссылке "Настройки социального электронного документооборота";
- в открывшемся окне "Настройки СЭДО ФСС" поставить флажок "Получать сообщения об изменении состояний ЭЛН".
Внимание! Для подключения к СЭДО работодатель должен заключить соглашение с ФСС об электронном взаимодействии.
Для работы с СЭДО в программе 1С нужно указать сертификаты страхователя и ФСС. При подключении сервиса 1С-Отчетность действие по настройке требуемых сертификатов проводится автоматически.
Согласие сотрудника на получение сообщений от ФСС
Фонд социального страхования гарантирует, что СЭДО обеспечивает все требуемые условия защиты информации и сохраняет ее конфиденциальность согласно требованиям законодательства РФ в сфере информационных технологий. Работодатель получает только код заболевания, а медицинский диагноз сотрудника ему не сообщается. Кроме того, третьи лица не имеют доступ к электронному больничному листку.
Если работодатель не участвует в СЭДО, сведения о состоянии здоровья он получает от самого работника - сотрудник самостоятельно предъявляет листок нетрудоспособности в организацию. При участии в СЭДО работодателю в автоматическом режиме поступает информация об электронных листках нетрудоспособности, если он дал свое согласие на подписку о получении оповещений.
Важно! Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ работодатель должен получить согласие от сотрудника на обработку персональных данных.
В программе 1С: ЗУП 8 ред. 3 имеется возможность сформировать заявление работников о согласии на получение от ФСС сообщений о состоянии электронных листков нетрудоспособности, а также на контроль за получением этих согласий. Для этого нужно зайти в меню "Кадры" → "Пособия" → "Согласия на уведомление об ЭЛН", где содержится персонифицированный бланк заявления. Его можно распечатать и передать на подпись работнику.
Далее пользователь может изменять состояние документа, устанавливая соответствующий флажок - "Ожидает подписания", "Подписано" или "Не планируется подписывать". В списке сотрудников отражается состояние документа "Согласие на уведомления об ЭЛН".
В случае, когда работник согласен, используется кнопка "Включить подписку", и это означает, что информация будет получаться из ФСС об изменении статуса электронного листка нетрудоспособности. В случае, когда работник отзывает свое согласие или увольняется, используется кнопка "Отключить подписку".
1С: ЗУП автоматически отслеживает состояние заявлений работников и своевременно напоминает о необходимости включения или отключения подписки.
Получение сообщений о статусе электронного больничного
Если подписка подключена, работодатель может загружать в 1С: ЗУП сообщения по сотрудникам о состоянии этих документов, если работники подтвердили свое согласие на обработку уведомлений об электронных больничных. Для этого нужно зайти в меню "Кадры" → "Пособия" → "Сообщения ФСС об изменении ЭЛН" и нажать кнопку "Получить из ФСС".
После загрузки сведений пользователь получает информацию о номере больничного листка и его статусе. Полученное сообщение можно сразу же обработать, если у него статус:
- новые сообщения;
- сообщения о закрытых ЭЛН;
- сообщения об аннулированных ЭЛН.
Если сообщение новое, его необходимо "Получить из ФСС", а в 1С: ЗУП на его основании зарегистрировать неявки. Если листок нетрудоспособности закрыт, пользователю нужно создать, загрузить и провести новый документ "Больничный лист". В случае, когда листок нетрудоспособности аннулирован, необходимо обработать ранее сформированный в программе "Больничный лист".
Настроим загрузки ЭЛН, обучим работе с б/л по причине нетрудоспособности (03) Карантин по коронавирусу. Звоните!
