Табель учета рабочего времени – документ, который применяется для начисления заработной платы сотрудников. При этом вознаграждение рассчитывается с учетом отработанного времени в 1С:ЗУП.
Возможности программы 1С позволяют пользователю сформировать табель, а также вывести его в специальное окно для последующей печати. В статье рассмотрим, как происходит формирование табеля в 1С:ЗУП, а также рассмотрим доступные варианты учета отработок и определим, для чего необходим каждый из них. Кроме того, в материале представлена подробная инструкция формирования табеля учета рабочего времени.
Учет рабочего времени в 1С:ЗУП
В различных компаниях предусмотрены свои способы учета отработок. Они напрямую влияют на порядок внесения данных о рабочем времени в программу 1С:ЗУП, а также на дальнейшую выдачу заработной платы сотрудникам.
Учет отработки может осуществляться двумя основными способами:
- Учет отработанного времени. Данный способ предполагает, что проводится сплошная фиксация (регистрация) реальных отработок. Кроме того, такой способ учета отработок предполагает не только фиксирование имеющихся отклонений, но и последующее заполнение табеля. Формирование обязательной формы отчета (табель Т–13) осуществляется на базе учтенных фактических данных.
- Учет отклонений. При этом в программу 1С:ЗУП вносятся следующие данные: расхождения с исходным графиком работника, например. прогулы, невыходы на работу, взятые отпуска и т.д. При учете отклонений ведение табеля не является обязательным, а регистрация всех выявленных отклонений проводится отдельно.
Обратите внимание: программа 1С:ЗУП рекомендует использовать метод внесения отклонений.
Приказ о приеме на работу для каждого конкретного сотрудника содержит данные о графике его работы. Базой предоставления такой информации является производственный календарь. Последний, в свою очередь, учитывает предпраздничные дни, праздничные дни, а также выходные.
Для того чтобы выполнить проверку производственного календаря в программе 1С:ЗУП, необходимо обратиться к разделу "Настройки", а затем выбрать вкладку "Производственные календари". Кроме того, это можно сделать, обратившись к опции "Графики работы сотрудников".
Если в программе 1С подключена интернет–поддержка, обновление производственного календаря происходит в автоматическом режиме.
Производственный календарь – основа, позволяющая определить норму отработок. Для того чтобы вывести на экран таблицу временных норм, а также перечень рабочих и выходных, календарных дней для конкретного квартала или месяца, необходимо обратиться к кнопке "Печать".
В программе 1С: ЗУП график "Пятидневка" уже создан по умолчанию. Для того чтобы ознакомиться с перечнем всех доступных графиков, пользователю необходимо обратиться к опции "Графики".
В нашем случае открытый график "Пятидневка" содержит информацию о информацию о выходных и рабочих днях (на основе загруженного календаря).
Табель учета рабочего времени заполняется на основе данных, рассмотренных выше. при необходимости пользователь 1С может создать дополнительные графики самостоятельно. Например, исходя из установленных требований учета, выделить для своей организации смены, ночные часы. Кроме того, предусмотрена возможность задания дополнительных настроек.
Программные возможности 1С позволяют реализовать даже самые сложные схемы учета отработанного сотрудниками времени – настройка достаточно проста.
Обратившись к опции "Изменить свойства графика", оператор 1С:ЗУИ может провести настройку часов работы, а также при необходимости задать свои параметры. На рисунке представлен сменный вариант графика.
Заполнение табеля учета рабочего времени осуществляется на основе настроек, заданных пользователем ранее. Кроме того, рабочее время конкретного сотрудника будет учтено при начислении заработной платы.
Обратите внимание, что при приеме на работу каждому новому сотруднику задается график. При этом можно изменить данные, указанные ранее. Для этого пользователю необходимо обратиться к документу "Кадровое перемещение".
Кроме того, возможности программы 1С позволяют пользователю изменить график и для выбранной группы (списка) сотрудников. Для этого необходимо создать новый кадровый приказ, обратившись к разделу "Кадры" и выбрав вкладку "Приемы на работу, переводы, увольнения".
Обратите внимание, что программа ЗУП дает возможность ввести и индивидуальный график, например, в случае, если определенному сотруднику на конкретный период времени требуется изменить условия работы. Сюда относят установку сокращенных дней, а также корректировку выходных и рабочих дней.
При этом расчет временной нормы будет осуществляться не на основе основного графика (который в свою очередь обозначен в соответствующем приказе. Норма будет определена на основе обновленных данных.
Для ввода "Индивидуального графика" пользователю ЗУП необходимо обратиться к разделу "Зарплата", затем выбрать вкладку "Учет времени". Далее из раскрывающегося списка необходимо выбрать сотрудников, которых коснется изменение. Таким образом, в табличной части документа задается новый график для группы работников.
Если сотрудник не вышел на работу по каким–либо причинам, это необходимо отразить в программе. Невыход работника отображается путем внесения документов отклонений. Последние отображаются в табеле в автоматическом порядке.
Несмотря на это, при таком способе учета табель не вносится как отдельный документ. Пользователю необходимо представить его в виде отчета.
Обратите внимание, что подобная опция доступна не только в программе "Зарплата и управление персоналом", но и в программе 1С:Бухгалтерия.
Где найти табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП?
В программе "Зарплата и управление персоналом" пользователю доступно два варианта создания табеля – в виде документа или в виде отчета.
Табель рабочего времени в виде документа доступен оператору в разделе "Зарплата". На новой странице необходимо выбрать вкладку "Отчеты по зарплате". Далее нужный табель будет автоматически заполнен на основании введенных документов начисления.
При этом в 1С формирование табеля как отчета осуществляется как по выбранной группе сотрудников, так и по всем работникам, учтенных в компании. Для того подбора сотрудников в табель пользователю необходимо обратиться к кнопке "Подбор".
Сформированный отчет содержит информацию о выходных (на основании графика), так фиксацию отработок. Если пользователь выбрал метод сплошной регистрации отработок (в свою очередь, не рекомендуется в 1С), вводится новый "Табель отработанного времени сотрудником". Для того чтобы найти документ, необходимо обратиться к разделу "Зарплата", затем выбрать кнопку "Табели" и щелкнуть кнопку создания нового табеля.
Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С:ЗУП – пошаговая инструкция
Обратившись к форме создания нового табеля рабочего времени, пользователь устанавливает месяц, за который необходимо провести начисление, а также выбирает дату формирования документа в 1С. Далее необходимо нажать кнопку "Заполнить".
Таблица создаваемого табеля будет автоматически заполнена. При этом будут учтены документы отклонений, которые основаны на реальных отработках персонала. Обратите внимание, что необходимо следить за своевременным внесением корректировок в документ (если они при этом также вносятся в отклонения). Обязательное условие для корректности расчетов – совпадение периодов документа "Табель" с периодами документов отклонений.
Ниже приведем их обозначения:
- НН – невыход сотрудника на работу.
- Б – больничный.
- Я – явка работника.
- Н – ночные часы.
- ОТ – дни отпуска.
- В – выходной сотрудника.
Для того чтобы сохранить документ, необходимо обратиться к кнопке "Провести". Для того чтобы вывести табель на печать, щелкните по клавише F13. Итог – нужный табель сформирован.
Некоторые пользователь 1С сталкиваются со следующей проблемой: при нажатии на кнопку "Заполнить" в форме, заполнение табличной формы не происходит автоматически. Это происходит потому, что графики работников за выбранный период не заполнены. Такая ошибка часто характерна для начала нового календарного года.
Для того чтобы заполнить графики сотрудников, необходимо перейти в "Графики" и обратиться к опции "Заполнить".
Для того чтобы внести изменения в уже созданный табель сотрудника, необходимо создать новый документ – корректирующий табель. Для отображения формы необходимо в нижней части табеля кликнуть на гиперссылку "Исправить".
Далее будет создан новый документ. При необходимости исходную версию можно просмотреть, кликнув на гиперссылку "Открыть исправленный документ".
Важно: исправления будут вносится после того, как период расчета будет закрыт. Если пользователю необходимо внести изменения в табеле за текущий месяц, форму табеля необходимо править. Это объясняется тем, что для одного сотрудника в течение одного месяца нельзя внести сразу два табеля – в таком случае программа 1С выдаст ошибку с соответствующим предупреждением.
Если форма документа (табеля) будет изменяться в последующие месяцы, пользователю следует устанавливать месяц начисления, а также текущую дату.
Следуя всем рекомендациям, заполнение табеля в 1С:ЗУП не составит труда. Но если у вас остались вопросы - звоните нашим специалистам!
