В данной статье мы расскажем, каким образом программа «1С:Зарплата и управление персоналом» может помочь нам в решении вопросов начисления отпуска.
Чтобы отправить сотрудника в законный оплачиваемый отпуск, бухгалтеру нужно провести ряд последовательных операций: определить расчетный период, посчитать средний заработок, начислить сумму отпускных, а также учесть изменения законодательства. С 1 января 2011 года резерв на оплату отпусков создается на основании норм ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». Данное положение по бухгалтерскому учету обязательно к применению всеми организациями, кроме субъектов малого предпринимательства. Конкретной методики определения величины оценочного обязательства законодательством не предусмотрено.
В программе «Зарплата и Управление персоналом 8», начиная с релиза 2.5.40, в конфигурации реализована возможность в настройках параметров учета на закладке «Оценочные обязательства» настраивать учетную политику по формированию оценочных обязательств и резервов для оплаты ежегодных отпусков.
Реализовано два алгоритма расчета сумм ежемесячно признаваемых оценочных обязательств для бухгалтерского учета и сумм отчислений в резерв для налогового учета:
- процентом от сумм начислений по оплате труда и исчисленных с них страховых взносов;
- процентом от сумм начислений по оплате труда.
Список оценочных обязательств и резервов хранится в программе в специализированном справочнике Оценочные обязательства и резервы в подменю Учет зарплаты - Аналитический учет.
Для каждого оценочного обязательства (резерва) в программе задается процент для расчета сумм ежемесячно признаваемых расходов и список базовых начислений. Процент задается отдельно для каждой организации. Соответственно если процент для организации не задан или равен нулю, то это оценочное обязательство в учете этой организации отражаться не будет.
При отражении расходов на оплату труда оценочные обязательства и резервы в БУ и НУ отражаются по кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов».
Сумма признаваемого оценочного обязательства рассчитывается процентом от результатов базовых начислений за месяц с учетом, либо без учета сумм страховых взносов /Счет дебета подбирается по результатам отражения в учете сумм начислений.
В этом случае начисленные отпускные должны отражаться в дебет счета 96. Для оценочного обязательства по оплате отпусков – достаточно указать это обязательство в форме настроек параметров учета организации. Более подробно о создании резерва на оплату отпусков можно прочесть в статье диска ИТС «Учет оценочных обязательств по вознаграждениям работникам» (Кадры и оплата труда - Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах 1с-Настройка учета)
Отзыв из отпуска
Нередко сотрудников в силу производственной необходимости отзывают из ежегодных оплачиваемых отпусков. Каким образом данную ситуацию оформить в программе? Здесь существует два варианта: расчетный период, в котором начислен отпуск, еще не закрыт, и расчетный период, в котором начислен отпуск, закрыт.
Рассмотрим на примере ситуацию, когда начисление и отзыв сотрудника из отпуска производится в одном месяце и период не закрыт.
Например, сотруднице Коваленко Е.В. был предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 1106.2012 по 25.06.2012. Приказ на отпуск был оформлен в программе с помощью документа Отпуска организаций (Кадровый учет - Учет невыходов - Отпуска организаций). Отпускные были начислены с помощью документа «Начисление отпуска сотрудникам организаций» от 6.06.2010, месяц начисления Июнь. Сумма, начисленная сотруднику за период отпуска, составила: 11 904,76.Отпускные были выплачены с помощью документа Зарплата к выплате организаций. Сумма к выплате составила: 10 356,76 руб. С 22.06.2012 сотрудница была отозвана из отпуска по производственной необходимости.
Отзыв работника из отпуска регистрируется в подсистеме кадрового учета вводом документа-исправления Отпуска организаций, с помощью которого был зарегистрирован первичный отпуск. В этом документе корректируется дата окончания отпуска.
Так как отпускные были начислены работнику в том же расчетном периоде, в котором стало известно об отзыве работника из отпуска (июнь 2012 г.), то для перерасчета отпускных выплат используется тот же самый документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций», с помощью которого было произведено начисление оплаты отпуска. В этом документе корректируется дата окончания отпуска и производится его повторный расчет и проведение. При этом сотруднику начислено: 8 503,40 руб.: 850,34 руб. (средний дневной заработок) * 10 дня = 8503,40 руб., что меньше ранее начисленной суммы 11 904,76 руб. При начислении заработной платы сотруднику за июнь учитывается, что он вышел на работу с 22 июня. При выплате заработной платы работнику за июнь месяц учитывается излишне выплаченная сумма отпускных.
Следующий пример, отзыва из отпуска, когда расчетный период, в котором начислен отпуск, закрыт, т.е. начисления производились в одном месяце, а отзыв уже в следующем. Сотруднику организации Андрееву К.П. предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 23.05.12 по 20.06.12 (28 календарных дней). С 03.06.12 он был отозван из отпуска по производственной необходимости. Необходимо зарегистрировать отзыв из отпуска и сделать перерасчет отпускных в программе.
Так как отпускные были начислены в прошлом расчетном периоде, который уже "закрыт" на момент отзыва работника из отпуска, то для перерасчета отпускных выплат вводится документ-исправление сначала для первичного документа в подсистеме кадрового учета «Отпуска организаций», а затем для первичного «расчетного» документа «Начисление отпуска сотрудникам организаций». В этих документах корректируется дата окончания отпуска.
Документом-исправления «Начисление отпуска сотрудникам организаций» производится повторный расчет отпуска.
В результате перерасчета сторнируется ранее начисленная сотруднику сумма оплаты за отпуск и отпускные начисляются заново, исходя из данных, указанных в документе-исправлении.
За 11 календарных дней отпуска работнику начисляется: 4 489,76 руб. Сторнируется сумма 11 428,48 руб. Таким образом, всего сумма по перерасчету составляет -6 938,72 руб. ("лишние" отпускные).При выплате заработной платы за июнь, эти «лишние» отпускные будут учтены.
В следующей статье мы расскажем, о порядке оформления более сложных ситуаций, связанных с учетом отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».Речь пойдет о больничном во время отпуска, и об отпуске с последующем увольнением.
