RFID инвентаризация

Основными средствами называют материальные объекты, продолжительный период использующиеся предприятием для решения управленческих задач или оказания услуг, выполнения работ, изготовления продукции.   

Инвентаризация основных средств – обязательная процедура, благодаря которой организация и государственные службы получают актуальные данные о том, какое имущество есть у компании и имеется ли на него пакет документов.

Автоматизируйте инвентаризацию с RFID! Спрашивайте у менеджеров в Первого Бита.

Основные средства

Примеры основных средств:

• Многолетние насаждения;
• КРС;
• Хозяйственный инвентарь;
• Транспорт;
• Вычислительное оборудование;
• Здания и сооружения.

Актив может быть признан основным средством в налоговом и бухгалтерском учете при выполнении ряда условий.  

Когда нужно проводить инвентаризацию?

Инвентаризация основных средств

Цели инвентаризации:

• Получение актуальных сведений о техническом состоянии и фактическом наличии основных средств;
• Сверка фактического наличия с информацией бухучета.

Сведения с указанием полного наименования активов и их технических параметров, вносятся в «Инвентаризационные описи основных средств», которые в дальнейшем отправляют в бухгалтерию субъекта.

По основным средствам, переданным во временное пользование или на хранение, полученным или сданным в аренду, проводится проверка законности договоров и наличия.

До инвентаризации проверяется наличие и состояние:

• Документов на основные средства;
• Технической документации (например, технических паспортов);
• Инвентарных описей, карточек.

Настройте модуль Виртуальный склад в 1С для ведения учета по сопроводительным накладным на товары в 1С

Опись инвентарных карточек по учету Оновных средств

Недостающая документация оформляется или получается вновь. При необходимости, в технические документы или регистры бухучета вносятся поправки.

Во время инвентаризации комиссия осматривает активы и заносит в описи:

• Полное название объектов;
• Данные о предназначении активов;
• Ключевые эксплуатационные и технические параметры;
• Инвентаризационные номера.

При проверке недвижимости, комиссия контролирует наличие документации, доказывающей права собственности, а также закрепление соответствующих объектов за субъектом.

При обнаружении активов с указанием неверных характеристик или вовсе безданных, не принятых на учет объектов, члены комиссии вносят в карточки и опись необходимые исправления. Предположим, по сооружениям может быть указана их полезная и/или общая площадь, материалы строительства, количество этажей.  

Неучтенные объекты оцениваются с учетом актуальных условий воспроизводства и цен. Комиссия должна определить, когда куплены или построены обнаруженные в ходе инвентаризации и не учтенные ранее объекты, и указать это в протоколе.

Основные средства вносятся в описи по названиям согласно ключевому предназначению активов. Если объект изменил главное назначение в результате переоборудования, расширения, реконструкции или восстановления, его указывают под названием, отвечающим новому назначению.

Если обнаружено, что частичная ликвидация сооружения, пристройка новых помещений, этажей или другие мероприятия капитального характера не отображены в регистрах бухучета, нужно по документам оценить стоимость снижения или роста изначальной цены, и указать в описи информацию об изменениях. Кроме того, необходимо выявить причины, по которым данных об изменениях в бухучете, а также ответственных за это лиц.

Транспорт, техника, машины вносятся в описи индивидуально: с отображением мощности, назначения, года выпуска, компании-производителя, заводского инвентарного номера и т.д.

Настройте интеграцию с ИС ЭСФ и ведите единый учет по товарам Виртуального склада в 1С.

Станки, инструментарий, однотипный хозяйственный инвентарь и прочие объекты одинаковой цены, одновременно поступившие в одно структурное подразделение, например, цех, в описях указываются под названием с отображением их количества.

Номера, данные основным средствам, не изменяются. Исключение – ситуации, когда активы оказались в той или иной категории основных средств по ошибке, или в результате неверной нумерации.

В опись не заносят данные о не подлежащих восстановлению и не пригодных к использованию основных средствах. На такие активы комиссия формирует отдельную опись, в которой отображает время ввода объектов в работу и причины, по которым активы стали негодными к применению (полный износ, поломка и т.д.).

Проверка собственных основных средств осуществляется одновременно с инвентаризацией находящихся на ответственном хранении или в аренде основных средств. По таким активам формируют описи (отдельно по каждому предприятию), в которых дают ссылки на документацию, удостоверяющую принятие активов на ответственное хранение или в аренду. Помимо установленных данных, в описи заносится информация о названии компании-арендодателя, периоде хранения или аренды. Предприятия-арендодатели получают один экземпляр описи инвентаризации.

Стоимость объектов, обнаруженных и не учтенных с прежней проверки основных средств, вычисляться по экспертной методике. Износ по данным активам определяется по их актуальному техническому состоянию.

Итоги проверки необходимо указывать в учете месяца окончания инвентаризации. На не учтенные активы формируются новые карточки, которые размещаются в «Архиве» картотеки.

Информация описей инвентаризации включается в «Сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств». Обратите внимание: в ведомости оформляются лишь те позиции, по которым выявлены расхождения со сведениями учета.

Ключевой документ во время проверки основных средств – протокол комиссии. В нем указываются полноценные данные об ответственных за нарушения лицах и причинах возникновения недостач и излишков. А, кроме того, об ответственности, которая должна быть применена к виновникам и мерах предупреждения негативных явлений в будущем.

Протокол комиссии по списанию основных средств

RFID-инвентаризация основных средств

RFID-система – инструмент автоматизации инвентаризации объектов. Автоматизировав процессы учета основных средств, можно сократить убытки, облегчить работу сотрудников, снизить количество ошибок во время проверок.

RadioFrequencyIdentification или RFID – технология, при которой применяются особые небольшие RFID-метки с радиосхемами, при помощи радиоволн отправляющие зашифрованные данные об объекте, на котором их закрепили. Каждая метка имеет цифровой идентификатор, отправляемый RFID-считывателю по радиосигналу, в тот момент, когда она пребывает в зоне считывания.

Помимо уникальных идентификаторов, метки могут иметь дополнительные данные (период годности, время прибытия на склад, стоимость, масса и иные), которые будут считываться и загружаться при взаимодействии со считывателями.

Все данные, получаемые при считывании меток, напрямую поступают в систему учета сведений. Из информационной базы все данные можно получить в любое время.  

Главные составляющие RFID-системы:

• База данных, в которой находятся все сведения об имуществе. В данном элементе можно составлять запросы на получение требующейся информации о продукции;
• Центральный сервер базы данных, в котором располагаются все вычислительные мощности для работы с гигантскими массивами сведений;
• Модуль терминала сбора информации. Мобильные терминалы позволяют проводить проверку основных средств прямо на объектах. Модули не привязаны к конкретным рабочим местам, поэтому использовать их можно на площадях предприятия (при условии наличии беспроводной связи на территории);
• Модуль управления для стационарных считывателей меток RFID-системы;
• Рабочее место оператора, на котором осуществляется основная деятельность системы;
• Модуль администратора, благодаря которому настраивается право доступа к системе.

Безопасность всей системы обеспечивается формированием пользовательских групп или определением отдельных пользователей, которым предоставляется доступ или которым доступ блокируется.     

Преимущества использования RFID системы

Время проведения инвентаризации основных средств с применением RFID-системы сократилось в разы в сравнении с временем, требующимся на учет активов с использованием штрих-кода. Прежде на проверку, допустим, 4 000 объектов уходил приблизительно один месяц (при усилиях трех человек). Сейчас же на тот же самый учет тратится один день (силами одного сотрудника).    

Другие преимущества использования RFID-системы:

• Благодаря росту скорости инвентаризации, стало возможно осуществлять периодические проверки в течение месяца;
• Вводить инвентарные номера вручную, рискуя совершить ошибку, больше не нужно;
• Контроль над работой сети организаций стал централизованным;
• Повторная маркировка RFID-меток, за счет неограниченности времени применения, исключена;
• Установка RFID считывателей на проходных позволяет выявлять случаи противозаконного выноса активов;
• Появилась возможность работы с паспортами помещений, в которых значится информация об их оснащенности основными средствами;
• Оперативное предоставление сведений о местах размещения объектов позволяет верно определять правильность их расположения на площади организации;
• Время на приобретение новой техники можно выбрать заранее, распределив перечень товаров по годам эксплуатации.

RFID-системы оптимизируют расходы компании. А также, сводя до минимума количество ошибок и объемы работы с бумагами, гарантируют надежность и высокую скорость проведения инвентаризации основных средств.   

Закажите звонок, и я за 10 минут подберу оптимальное решение по RFID - инвентаризации

Учет основных средств в «1С:Бухгалтерия»

В программе «1С:Бухгалтерия» для учета основных средств формируется документ «Принятие к учету ОС». В документе нужно отразить параметры налогового учета и бухучета для каждого актива.

Если в табличной части имеется множество однотипных активов, используется командная клавиша «Изменить». 

Она запускает обработку «Групповое изменение значений реквизитов» для внесения общих параметров в табличную часть «Принятие к учету ОС». Программа сама внесет в окошко обработки все активы, присутствующие в табличной части документа, при условии, что для них выставлен признак выбора – галочка (при желании, можно самостоятельно определить отдельные активы).

Чтобы провести групповое изменение (определение) параметров учета, нужно в графу «Что сделать» внести тип обработки «Установка реквизитов». Чтобы зайти в перечень реквизитов, необходимо кликнуть на клавишу «Выполнить».

В табличной части окошка «Установка значений реквизитов» нужно в строке «Значение реквизита» выбрать из справочника или определить параметр, отвечающий показателям учета активов основных средств. Клик по командной клавише «Ок» приведет к записи заданных параметров. Это диалоговое окно исчезнет.

Определенные для реквизитов параметры автоматически отправятся в соответствующие строки указанных для группового изменения активов.  Для отправки заданных значений учета в документ «Принятие к учету ОС», нужно щелкнуть по клавише «Перенести в документ».

Данным способом осуществляется одновременное заполнение общих реквизитов налогового учета и бухучета для однотипных активов, относящихся к основным средствам.

Сервисы, помогающие в ведении учета, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!