Работодатель вправе преподносить сотрудникам подарки в натуральной, а не денежной форме. Как правильно их отразить в программе 1С:Бухгалтерия 8?
Законодательство по вопросу о подарках в натуральной форме
Работодатель в качестве мотивации по улучшению производительности труда персонала может использовать такой способ как материальное поощрение. В трудовом законодательстве не содержится такое понятие как "подарок", а потому презент можно понимать как подарок в материальной (неденежной) форме.
Для преподнесения подарка сотруднику компания издает приказ о поощрении, для чего используется форма № Т-11. В случае, когда стоимость подарка больше 3 000 руб., дополнительно нужно оформить договор дарения. При подписании этого документа работодатель освобождается от обязанность начислять страховые взносы на стоимость подарка.
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ подарок сотруднику - это его прибыль. Стоимость подарка, полученного физлицом, в т.ч. работником от начальства, освобождается от НДФЛ, но в размере не более 4 000 руб. за налоговый период. Если в течение календарного года стоимость подарков была от 4 000 руб., то с превышения удерживается НДФЛ по ставкам:
- 13% для резидентов РФ;
- 30% для нерезидентов РФ.
Датой получения подарка является день передачи дохода в натуральной форме. Удержанный НДФЛ перечисляется не позднее дня, идущего за днем выплаты работнику дохода, с которого удерживается налог. Если подарок выплачен в виде денежных средств, то НДФЛ удерживается при выплате этих денег, а перечисляется не позднее следующего дня.
Если подарок преподносится на какой-либо праздник, т.е. он не связан с поощрением труда, то его стоимость не нужно учитывать в расходах в целях определения налога на прибыль. Об этом сказано в п. 16 ст. 270 НК РФ.
Настройка вида начисления в 1С:Бухгалтерия 8
Для отражения дохода в виде стоимости подарка создается новый вид начисления. Нужно зайти в раздел "Зарплата и кадры", далее в "Настройки зарплаты", затем во вкладку "Расчет зарплаты" и выбрать "Начисления".
Затем нужно создать новый вид начисления, для чего заполняется его наименование и код дохода. После этого пользователь переходит к непосредственной настройке этого начисления:
- в разделе "НДФЛ" нужно поставить переключатель в положение "Облагается", а затем в поле "Код дохода" указать код 2720 "Стоимость подарков". В поле "Категория дохода" указывается, что это "Натуральный доход";
- далее нужно отметить "Доход в натуральной форме", поскольку этот вид подарка выплачивается сотруднику не денежными средствами, но он должен учитываться в целях обложения НДФЛ и отражаться в отчетности по зарплате. Кроме того, проводки по подаркам в натуральной форме не создаются, но должна формироваться корреспонденция по НДФЛ и страхвзносам (при обложении ими);
- в разделе "Страховые взносы" пользователь выбирает "Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами";
- в разделе "Налог на прибыль, вид дохода по ст. 255 НК РФ" нужно поставить переключатель в положение "Не включается в расходы по оплате труда";
- в разделе "Отражение в бухгалтерском учете" в графе "Способ отражения" пользователю нужно указать метод отражения начисления в бухучете для создания корреспонденции по нему. Значение выбирается из справочника "Способы учета зарплаты", для чего нужно изначально зайти в раздел "Зарплата и кадры", далее в "Настройки зарплаты", потом в раздел "Отражение в учете" и выбрать "Способы учета зарплаты". Поле заполняется в том случае, если начисление подарка нужно отразить в бухучете одинаковым способом для всех сотрудников организации;
- в автоматическом режиме устанавливаются отметки "Входит в состав базовых начислений для расчета начислений" для таких начислений как "Районный коэффициент" и "Северная надбавка". Пользователь может убрать эти флажки;
- последнее действие - начать кнопку "Записать и закрыть".
Начисление дохода в виде стоимости подарка
Чтобы начислить доход по стоимости подарка, нужно зайти в раздел "Зарплата и кадры", далее выбрать "Все начисления" и создать документ "Начисление зарплаты".
При этом сначала нужно в автоматическом режиме заполнить документ по всем плановым начислениям работников, для чего пользователь нажимает кнопку "Заполнить". Также заполнить документ можно не по всему персоналу, а по конкретным работникам, для чего используются кнопки "Подбор" или "Добавить".
Далее нужно выбрать "Начислить" по сотруднику, которому подарен презент, выбрать из списка ранее созданный вид начисления "Стоимость подарков". Откроется новое окно, в котором пользователь указывает стоимость презента, и в этом случае программа автоматически укажет сумму вычета, например, 4 000 руб. (если ранее в календарном году подарок не дарили). После этого нужно нажать кнопку "ОК".
Нажав гиперссылку в графе "Начислено", пользователь может ознакомиться с информацией по всем начислениям. При необходимости их можно изменить. Далее в форме "Начисления" в графе "Дата выплаты" нужно указать дату, когда подарок вручен. После этого НДФЛ будет удержан с ближайшей выплаты зарплаты.
Расчет НДФЛ со стоимости подарка осуществляется в графе "НДФЛ".
После того как вся информация внесена и проверена, пользователь нажимает кнопку "Провести". Результат проведения документа можно посмотреть через кнопку "Показать проводки и другие движения документа".
В случае, когда НДФЛ с подарка в неденежной форме нужно отразить по Дт 73.03 "Расчеты по прочим операциям", пользователь вручную формирует корреспонденцию:
- Дт 73.03 Кт 70 - размер НДФЛ с подарка
Сделать это можно через раздел "Операции", далее "Операции, введенные вручную" и выбрать новый документ "Операция".
