В программе «Зарплата и управление персоналом 8» существует достаточно сложный механизм учета рабочего времени сотрудников. Программа предусмотрена не только для работы расчетчика, но и для кадровика, и даже HR-менеджера.
В организациях, где выделена такая штатная единица как кадровик, чаще всего обязанность по заполнению табелей лежит именно на нем. Поэтому в данной статье мы и хотим рассмотреть нюансы заполнения табеля учета рабочего времени по данным кадровых приказов.
В программе введено понятие плановой и фактической нормы рабочего времени.
Для учета плановой нормы рабочего времени в программе используются графики работы. Например, рассмотрим ситуацию, когда сотрудники работают по графику «Пятидневка» ( 40-часовая рабочая неделя, рабочий день — 8 часов, выходные Суббота и Воскресенье)
Для регистрации фактически отработанного времени в программе используются 2 метода:
- метод «отклонений», то есть регистрируются все отклонения (отпуска, больничные и прочие неявки) и уже с учетом отклонений и графика сотрудника определяется отработанное сотрудником время
- метод «сплошной регистрации» - здесь вместе с регистрацией отклонений фиксируется фактически отработанное время.
Рассмотрим метод «отклонений».
Пример.
В организации «Титул» все сотрудники работают по графику «Пятидневка». Рассмотрим все отклонения сотрудников.
Иванов Иван Васильевич был сначала в отпуске с 01.04.2013 по 14.04.2013, а с 15.04.2013 по 21.04.2013 — в отпуске без оплаты, за свой счет.
Акимов Владислав Алексеевич находится на больничном начиная с 20.04.2013.
Петренко Сергей Сергеевич отсутствовал по невыясненной причине 25.04.2013.
Петрова Дарья Ивановна была в командировке с 22.04.2013 по 24.04.2013.
Для регистрации отпуска в кадровом учете используется документ «Отпуска организаций» (меню Кадровый учет - Учет невыходов - Отпуска организаций).
Создадим новый документ. Указываем в табличной части сотрудника - Иванов Иван Васильевич, выбираем вид отпуска, в нашем случае это будет в строке №1-Отпуск
ежегодный, а в строке №2-Отпуск без сохранения заработной платы. Также необходимо указать период отпуска.
Большинство кадровых приказов имеют унифицированную печатную форму приказов. Для отпуска (как ежегодного, так и за свой счет) можно распечатать приказ по форме Т-6 и Т-6а
Теперь сформируем отчет «Табель учета рабочего времени» по этому сотруднику (меню Расчет зарплаты по организации-Отчеты-Табель учета рабочего времени Т-13)
Ежегодный отпуск отражается в табеле кодом ОТ, а отпуск без оплаты — ДО.
Для регистрации больничных в программе используется документ «Неявки и болезни организаций» (меню Кадровый учет - Учет невыходов - Неявки и болезни организаций).
Укажем в документе, что Акимов Владислав Алексеевич болеет с 20.04.2013
В документе «Неявки и болезни» указана только дата с которой сотрудник начал болеть, даты выхода его на работу нет. Поэтому и в табеле будет автоматически учтено, что сотрудник находится на больничном до конца месяца.
Для обозначения больничного в программе используется код Б.
Отсутствия сотрудников по невыясненной причине регистрируются также документом «Неявки и болезни организаций». Создадим новый документ, выберем в табличной части сотрудника - Петренко Сергей Сергеевич. Укажем дату с которой он отсутствовал и дату, с которой он работает. Для регистрации выхода сотрудника на работу может также использоваться документ «Возврат на работу в организацию» (меню Кадровый учет - Учет невыходов - Возврат на работу в организацию), но этот документ лучше вводить когда начало и окончание неявки в разных периодах, либо если мы не знаем когда выйдет сотрудник на работу. Так как в нашем случает сотрудник отсутствовал всего один день мы указываем дату выхода в этом документе.
Неявки по невыясненной причине регистрируются в табеле кодом НН. В сформированной печатной форме табеля мы видим, что у сотрудника Петренко С.С. 25.04.2013 автоматически проставились невыходы по невыясненной причине.
Для регистрации командировки в программе используется документ «Командировки организаций» (меню Кадровый учет - Учет невыходов - Командировки организаций). Введем командировку Петровой Д.И., создав новый документ. В табличной части обязательно укажем сотрудника и даты начала и окончания командировки.
Реквизиты «Страна, город», «Организация», «Основание» являются необязательными, но должны быть заполнены для печати командировочного удостоверения.
Сформируем табель по сотруднице
Дни когда сотрудница была в командировке отмечается в табеле кодом К.
Можно еще сформировать табель сотрудницы, у которой не было отклонений от графика, который был описан выше.
Заметим, что табель учета рабочего времени заполняется с использованием условных обозначений учета использования рабочего времени в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
| Код | Условное обозначение |
|---|---|
| Я | Явка |
| Б | Временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству |
| Т | Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
| ВЧ | Вечерние часы |
| Н | Ночные часы |
| В | Выходные и нерабочие дни |
| К | Командировка |
| ОТ | Отпуск |
| ОЗ | Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством |
| ДО | Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый сотруднику по разрешению работодателя |
| Р | Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) |
| ОЖ | Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет |
| РВ | Продолжительность работы в выходные и нерабочие, праздничные дни |
| С | Продолжительность сверхурочной работы |
| ПР | Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) |
| НН | Неявки по невыясненным причинам |
| ВП | Простои по вине сотрудника |
| РП | Время простоя по вине работодателя |
После проверки заполнения табеля учета рабочего времени, можно приступать к формированию расчетных документов.
Для удобства формирования расчетных документов на основании кадровых можно использовать обработку «Анализ неявок».
Обратите внимание, что печатная форма табеля заполняется по данным кадровых документов, только до момента ввода расчетного документа по начислению заработной платы («Начисление зарплаты работникам организации»). Также если в программе зарегистрированы отклонения в кадровом учете и после этого внесен расчетный документ, регистрирующий другой вид отклонения, то табель будет заполнен по расчетному документу.
При использовании метода «сплошной регистрации» вносить кадровые документы не обязательно. Достаточно в конце месяца перед расчетом зарплаты ввести документ «Табель учета рабочего времени», где регистрируется все отработанное время и все отклонения вручную за каждый день периода, либо сводно с учетом условных обозначений. При расчете суммы оклада заработок будет считаться относительно учтеных дней (часов) согласно введенному табелю к норме дней (часов) согласно установленному графику для сотрудника. Рассмотрим пример заполнения табель сводно по всем сотрудникам.
Следует иметь ввиду, что при вводе табеля сводно в программе не будет данных по дням периода и из-за этого могут возникнуть сложности при расчете неявок. Например, сотрудник заболел в конце месяца, а больничный принес в начале следующего месяца. Т.к. табель был введен сводно, например, по Петренко С.С. стоит неявка 1 день (8 часов), то при вводе больничного листа в следующем месяце программа не будет знать нужно ли учитывать этот невыход как больничный или нужно сторнировать излишне введенную явку.
Поэтому ввод сводных табелей мы рекомендуем делать только в ситуациях, когда никаких отклонений не было.
Более подробно об автоматизации учета рабочего времени можно прочесть в разделе «Кадры и оплата труда – Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах 1С» DVD-версии ИТС или на сайте http://its.1c.ru.
