Строительные компании в своей деятельности могут сталкиваться с различными трудностями, связанными с контролем используемых на объектах ресурсов – материалов и транспорта. Именно материалы могут составлять наиболее существенную статью расходов, поэтому обеспечение эффективного учета и планирования потребностей, избежание перерасхода и нецелевого использования, которые напрямую влияют на общую стоимость проекта, являются одним из приоритетов для компаний отрасли.
Внедрение системы учета и контроля материалов и спецтехники в строительной компании
Кейс №1
Клиент: компания, занимающаяся полным циклом проектирования инженерных сетей и коммуникаций, строительством промышленных объектов и дорожной инфраструктуры (в штате около 100 человек).
Трудности, с которыми сталкивался клиент:
- Не был автоматизирован оперативный учет по складам. Покупают не то, что нужно по смете, лимиты превышаются. Не автоматизирован учет замен, делимых весовых (в разных единицах измерения) материалов.
- Учет спецтехники (порядка 100 единиц) также не был автоматизирован: неизвестно местоположение и точная привязка техники за объектами в календарных сроках. Частые перегоны техники между объектами, трата ГСМ впустую, сливы топлива. Нет нормирования расхода ГСМ, нормирования и планирования ремонтов.
- План поставки материалов отсутствует: часто привозят то, что сейчас ЕЩЕ не нужно или УЖЕ не нужно.
- Множество дублей номенклатуры, т.к. у каждого поставщика свое наименование, а заказчику нужно наименование по смете. У каждой позиции минимум 2-3 дубля (сметное наименование, коммерческое наименование у каждого поставщика).
Решение: внедрение модулей БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО «Снабжение и склад», «Подрядчик», «Механизация и автотранспорт».
Функциональные возможности:
- Загрузка данных из сметных программ
- Учет заявок на материалы
- Формирование заказов поставщикам
- Контроль расхода материалов
- Возможность списывать материалы по стоимости приобретения
- Интеграция с терминалом сбора данных
Результаты внедрения:
- Полностью автоматизирован цикл планирования объекта с момента сметы, включая момент объединения сметной и коммерческой номенклатуры.
- Регламентирована работа отдела снабжения: нет заявки на материалы в системе – нет материалов. Выдача материалов со склада осуществляется под заявку. Перемещение между проектами остатков материалов регламентировано.
- Все участники работ понимают, кто, когда и кому поставит тот или иной материал, насколько соблюдается сметное наименование, были ли замены и на что, какой коэффициент пересчета материалов в другую единицу измерения.
- План-фактный анализ (план-факт по заявкам, стоимости, количеству), были ли заявки сверх лимита, сверх сметы.
- Прорабы на местах видят актуальную сальдовку по материалам на своем складе, т.к. сами ее формируют. Дубли номенклатуры ликвидированы (справочник «Номенклатура поставщика + сопоставление сметной и коммерческой номенклатуры).
- Оперативный учет работает «в паре» с бухгалтерским учетом. Бухгалтерия лишь проверяет документы, пришедшие из оперативного учета, документы создаются автоматически по данным с объектов.
Кейс №2
Клиент – небольшая строительная компания (10 человек в офисе + 6 на объектах, остальные сотрудники наемные).
Проблематика:
- Свой автопарк (5-6 единиц спецтехники + 10-12 автобусов) ведется вручную в excel-формате. В 1С есть только информация о закупке ГСМ. Список заправок на АЗС вносится вручную.
- Водители иногда вынуждены выполнять ремонт прямо на рейсе. Учет времени водителей ведется вручную. На расчет зарплаты уходит много времени.
- Неизвестно, сколько было простоя у транспорта, где он в какой момент времени находится и имели ли место случаи слива ГСМ.
- Маршруты на объектах и технические операции не ведутся в учетной системе – непонятно, как планировать текущий проект по срокам и планировать последующие проекты с учетом текущей загрузки.
Решение: внедрение модулей БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО «Снабжение и склад», «Подрядчик», «Механизация и автотранспорт».
Функциональные возможности:
- Ведение базы автотранспортных средств, строительных машин и механизмов с техническими характеристиками и историей их использования
- Получение информации о состоянии техники на текущий момент (исправно, в ремонте и т.д.)
- Учет заявок на использование техники
- Расчет нормативного и фактического расхода топлива
- Выписка и обработка путевых листов/рапортов
- Планирование технического обслуживания и ремонт техники
- Учет выданного топлива от вида заправки
- Учет израсходованных запчастей
- Учет установки/снятия, пробега узлов и агрегатов
- Хранение информации о регистрационных документах машин и водителей
- Регистрация штрафов, ДТП, возникновение на их основании страхового случая
- Учет страхования техники по видам страховки
Результаты:
- Автоматизирован ввод заправок и заправочных ведомостей. Автоматизирована загрузка транзакций с сервера АЗС, бухгалтерия сверяет сумму всех транзакций и сумму по акту за месяц менее чем за час.
- Автоматизирован ввод путевых листов: создано расписание водителей. Расписание формируется исходя из плановых сроков в путевых листах.
- Автоматизирован учет работы техники, водителя, маршрутов, нормативного и фактического расхода ГСМ.
- Автоматизирован процесс планирования ремонта техники (нормативные сроки, внеплановые ремонты). Автоматизирован учет как установленных запчастей, так и вернувшихся на склад.
- Автоматизированы процессы сравнения данных в 1С с данными системы спутникового мониторинга, получения данных с датчиков топлива и датчиков движения.
Когда внедрение автоматизации учета материалов и спецтехники дает максимальный результат?
- Смета материалов на объект рождается не в момент сдачи работ, а формируется заранее;
- Оперативный учет на объектах и бухгалтерский учет идут рука об руку и ведутся в одной БД;
- В отделе материально-технического снабжения минимум 3 сотрудника, либо есть выделенный складской работник, который приходует материалы, либо будет техническая возможность подключить прорабок к БД 1С;
- Для учета затрат по ЭСМиМ – большая часть автопарка в собственности, либо необходима полная структура затрат.
