Российские компании и предприниматели обязаны учитывать рабочее время, отработанное сотрудниками. Правила учета содержатся в ТК РФ. Если табели ведутся с нарушениями или отсутствуют, трудовая инспекция может оштрафовать ответственных лиц, использовать другие меры воздействия.
Оптимальная среда для организации системы учета рабочего времени – 1С:ЗУП. Эта программа разработана на кросс-платформе 1С:Предприятие. Для фиксации времени выработки используются два метода:
- явок;
- неявок.
Если выбран метод явок, учитываются все отработанные часы, а также время отсутствия на рабочих местах. Данные вносятся в документы, соответствующие действующим формам.
Как формируются отчеты при методе неявок? Табели составляются на основании документов отклонений. Это больничные листы, отчеты о простоях, графики отпусков и прочие.
Виды учета рабочего времени
Работодатели используют в учете три варианта.
Вариант «Поденный/по дням» применяется, если продолжительность рабочего дня или смены не изменяются. В табелях фиксируются все выходы на работу. Законодательно ограничено максимальное количество рабочих часов для отдельных групп – несовершеннолетних, инвалидов, других категорий.
Вариант «Еженедельный» подходит для организаций с «плавающей» длительностью смен. Стандартная продолжительность работы за неделю составляет 40 часов.
Если выбран вариант «Суммированный», недоработки и переработки складываются. Этот вид учета подходит для сотрудников, работающих по графику сутки/двое, сутки/трое.
Вид «Суммированный» предполагает компенсацию недоработок переработками до получения необходимого количества. Например, охранники, работающие сутки/трое, то есть 24 часа подряд с 3 днями отдыха, отрабатывают за неделю либо 24, либо 48 часов. Но, если посчитать выработки за продолжительный отрезок, то отработанное время будет соответствовать норме.
Как проводятся корректировки? Все отклонения отражаются в документах «Данные для расчета зарплаты». Эти формы заполняются при изменениях ставок почасовой оплаты, работе сотрудников в режимах, соответствующих нескольким видам основного времени.
Табели учета рабочего времени в 1С:ЗУП
Для корректной фиксации данных производится настройка производственного календаря.
Опция используется для всех филиалов и отделений в регионах, где введены местные праздники. В примере отмечены праздничные дни Саха Якутия: день республики – 27 апреля, национальный праздник «Ысыах» – 21 июня.
После актуализации календаря через «Настройки» создаются рабочие графики. Каждый новый документ получает свое название, затем выбирается год. При редактировании изменяются свойства графиков. Пользователь выбирает актуальные календари, способы заполнения. Отмечается использование праздничных, нерабочих дней. Затем заполняются расписания, виды рабочего времени, нормативная продолжительность рабочей недели. Для сохранения изменений нажимается «ОК».
После заполнения документа программа выводит на дисплей готовый график. Форма сохраняется при выборе опции «Записать». Возможна распечатка табеля.
Как внести изменения в документ? Через подраздел «Зарплата-Индивидуальные графики» вводятся документы-отклонения: больничные, отпускные. Возможно заполнение этих форм после перехода к подменю «Кадры».
Если выбран метод неявок, для формирования отчета достаточно введенных в программу данных. Чтобы открыть табель Т-13, необходимо перейти к разделу «Зарплата-Отчеты по зарплате». Документ формируется по всем сотрудникам, выбранным подразделениям или одному человеку.
Для составления табеля использовались данные графика работы, а также документов-отклонений «Отпуск».
В отчетах и табелях выводятся категории времени труда или отдыха. Эти статусы редактируются в справочнике 1С ЗУП «Настройки-Классификаторы».
Справочник содержит стандартные категории, подходящие для большинства организаций. Возможно добавление дополнительных статусов.
*После введения режима самоизоляции в справочник добавили категорию времени НО – «Отстранение от работы с оплатой».
** В учете рабочего времени ЗУП 3.1 появились изменения. Старая версия 2.5 учитывала общее количество часов присутствия на рабочем месте, включавшее ночные отработки. Например, при общей продолжительности смены 22 часа 8 часов пришлось на работу ночью. Редакция 2.5 отражает явку 22 часа и ночные 8 часов. Новая версия учитывает отработку этой смены как 14 часов явки и 8 ночных часов. Таким образом, явка рассчитывается по количеству дневных часов.
Суммированный учет рабочего времени в 1С
Как формируются документы суммированного учета? После перехода к подменю «Настройки-Графики работы» вводится название документа. Затем выбирается период – календарный год. В настройках отмечается актуальный для региона производственный календарь. Определяется способ заполнения табеля. Для смен два через два выбирается цикл произвольной длины. Это сумма рабочих и выходных, то есть 4 дня.
Праздники и официальные выходные по такой системе не учитываются. Суммированные графики чаще всего используются для фиксации рабочего времени продавцов магазинов, сотрудников других объектов, работающих без выходных. Затем вводится продолжительность рабочей недели, указывается дата отчета графика. Форма сохраняется после нажатия «ОК».
В готовом графике отражается фактическая разница между фактической отработкой и нормативным рабочим временем, соответствующим производственному календарю. Общая продолжительность расхождений – 45 часов, или 2% годовой нормы. Все сверхнормативные часы, рассчитанные по методу суммированного учета, считаются переработкой. Оплата такого времени производится по нормам трудового законодательства.
Как регистрируются переносы смен, связанные с болезнью или отпуском работника? Изменения в графике суммированного учета отражаются в табелях подраздела «Зарплата-Табель учета рабочего времени».
В документы вносятся данные о графиках сотрудников и отклонениях. Кроме того, возможен ввод дополнительной информации при переносе рабочих или выходных дней. После сохранения эти документы используются для расчетов заработной платы.
Переработки в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП возможен автоматический расчет переработок. В подменю «Расчет зарплаты» раздела «Настройки» выбирается пункт «Настройка состава начислений и удержаний». Учет сверхнормативных часов производится после выбора опции «Учитывать переработки при суммированном учете» вкладки «Почасовая оплата».
Все переработки должны отражаться в табелях. После перехода к подменю «Зарплата» заполняется документ «Регистрация переработок». Пользователь выбирает организацию, период расчета, сотрудников. Автоматически рассчитывается количество нормативных и отработанных часов. Если есть переработки, в отдельной графе выводится количество часов к оплате. Пользователю необходимо выбрать только размер вознаграждения.
Суммы, начисленные за переработки, отражаются в документах «Начисление зарплаты и взносов».
Остались вопросы? Закажите консультацию наших специалистов!
