Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Для уничтожения документов с истекшим сроком хранения необходимо совершить последовательность действий по определенным правилам. В статье расскажем, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Что делать с накопившимися документами, чтобы не нарушить нормы законодательства

В компаниях формируется различная документация, которую нужно правильно хранить и периодически уничтожать. Процесс уничтожения нужно проводить в соответствии с требованиями, которые к нему предъявляются. Кроме того, нужно учитывать сроки, по истечении которых документы можно уничтожать, а они различаются в зависимости от вида документа.

Процедура уничтожения документов при истечении срока хранения

По любым документам (кадровым, распорядительным, бухгалтерским) применяются единые правила уничтожения:

• проверяется, закончился ли срок хранения документа, а также есть ли документы, которые потеряли свое практическое значение;
• руководитель утверждает комиссию, которая проводит экспертизу ценности документа и оформляет протокол заседания;
• комиссия составляет акт на уничтожение обработанных документов, директор утверждает данный акт;
• документы и дела, которые указаны в акте, уничтожаются, и на это действие составляется отдельный документ.

Не получится просто составить акт на уничтожение документов. Здесь обязательно должна работать комиссия, которая, к примеру, может выявить, что в одно дело подшиты документы с разными сроками хранения (закончились или нет). Тогда это дело расшивается, а документы расформировываются: для дальнейшего хранения откладывают в одну стопку (их определяют затем в самостоятельные дела), для уничтожения — в другую.

Или, например, комиссия при проверке выявит, что хранятся не только оригиналы документов (постоянного хранения), но также их дубликаты и копии. В этом случае оригиналы документов нужно собрать и хранить дальше, а дубликаты и копии — уничтожить.

Кроме того, комиссия определяет возможность восстановить текст поврежденного документа. К уничтожению отбираются документы, большая часть текста которых повреждена и ее невозможно восстановить. Когда все же восстановить можно, поврежденный документ не уничтожают, а реставрируют или копируют.

Результаты проводимой экспертизы документов комиссия отражает в протоколе — его форма не установлена законодательством. Чтобы оформить акт на уничтожение, можно применять форму из прил. № 4 к Основным правилам, регламентированным Решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г., даже с учетом того, что сам документ уже недействителен.

Формирование акта на уничтожение документов

Перед уничтожением отобранные документы нужно упорядочить и описать, составив акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В нем не нужно описывать каждое дело — можно просто зафиксировать их количество и крайние сроки завершения делопроизводства. К примеру, если планируется уничтожить приказы по административно-хозяйственной деятельности, можно указать:

• крайние даты — например, с 2020 по 2022 годы;
• индекс дела по номенклатуре дел или номер дела по описи — 01-15;
• количество — 15;
• срок хранения — 5 лет.

Кроме того, в акте нужно указать, сколько всего единиц документов по всем позициям, которые будут уничтожены; за какой период в общем уничтожаются документы; согласование членов комиссии (с указанием даты и номера протокола комиссии об утверждении описей дел постоянного хранения).

Данный акт утверждает директор компании. Особенно нужно обратить внимание на дату составления документа.

Дата составления акта

Чтобы не нарушать требования законодательства и не уничтожить документы, по которым не закончился срок хранения, нужно верно исчислять этот срок. Надо учесть такие моменты:

• если документ создан до 2010 года, его разрешается уничтожать лишь в ситуации, когда истек срок хранения, зафиксированный в Перечне, утвержденном Росархивом от 06.10.2000 г.;
• если документ создан в 2010 году или позднее, его срок хранения сверяется с Перечнем, регламентированным Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 г.

При этом нужно помнить, что в акте на уничтожение не требуется указывать документы, срок хранения которых закончился к 1 января года составления акта. Например, дело 2019 года сроком хранения 5 лет можно будет включить в акт не раньше 2025 года.

Формирование акта, если неизвестны сроки хранения документов

При ведении хозяйственной деятельности в компании могут появляться документы, которые не перечислены в списках, установленных законодательством. И в таком случае возникает вопрос, как именно их уничтожать?

До оформления акта на уничтожение таких документов нужно определить сроки их хранения. Чтобы их установить по документам, которые не указаны в перечнях, комиссия компании имеет право направить запрос специалистам архивного учреждения.

И уже затем, когда установлен срок хранения этих документов, можно принимать решение о том, уничтожать их или хранить дальше.

Особенности оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

При уничтожении бухгалтерских документов нужно ориентироваться не только на общепринятые нормативно-правовые акты, но и на иные документы.

В ст. 23 НК указано, что налогоплательщик должен хранить в течение 5-ти лет сведения бухучета и иные документы, которые нужны для расчета и уплаты бюджетных платежей. В ст. 29 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ также указан этот же срок хранения для первичных документов, учетных регистров, учетной политики, отчетности и других документов компании и ее бухучета.

Когда учетный регистр, справка или иной документ каким-то образом относятся к бухгалтерским, акт на уничтожение формируется не ранее 5-ти лет после года их создания. Если нарушить это требование, ответственность за нарушение будет нести директор компании.

Сказанное выше касается организаций, деятельность которых была безубыточной в течение всего срока функционирования. Когда был убыток и его переносят на следующие периоды, все документы, доказывающие величину и факт этого убытка, запрещается уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК).

По окончании установленных законодательством сроков хранения акт на уничтожение оформляют по обычным правилам.

Как уничтожить документы после составления акта

В законодательстве не указаны способы уничтожения документов, по которым закончились сроки хранения.

Так как акт на уничтожение документов составлен, они не имеют уже никакой ценности для организации и являются макулатурой. Уничтожать ее можно любым удобным способом:

• передать в утилизацию или на переработку в специальную фирму;
• использовать уничтожитель бумаг (офисный шредер или измельчитель);
• сжечь (нужно аккуратно, могут быть проблемы с пожарной службой).

При первом способе нужно быть готовыми к значительным расходам на оплату услуг сторонней фирмы. Кроме того, передавать документы нужно через акт приема-передачи или по накладной с фиксацией количества дел и их веса. Чтобы обеспечить конфиденциальность, нужно направить в фирму своего сотрудника, чтобы он контролировал процесс уничтожения документов.

При остальных способах также не получится обойтись без оформления дополнительной документации.

Оформление факта уничтожения документов

Акт о выделении и уничтожении документов, которые не подлежат хранению, — не единственный документ, оформляемый в данной ситуации. Также составляется акт для подтверждения самого факта уничтожения — для него нет типового бланка, составляется в произвольной форме.

В данном акте надо указать такую информацию:

• название документа и наименование организации, от имени которой он составлялся;
• дата оформления акта;
• описание факта уничтожения документов с проставлением объема или количества, а также метода уничтожения;
• подписи и расшифровки ФИО ответственных лиц.

Ответственность директора

Даже когда акт об уничтожении документов оформили правильно (с учетом требований законодательства и оформлением результатов работы комиссии), директора все равно могут привлечь к ответственности. Это может быть в ситуации, когда документы уничтожили преждевременно и сроки хранения документов не соблюдали.

Когда в компании нет отдельной архивной службы, назначаются ответственные сотрудники, которые должны непрерывно контролировать порядок хранения документации и своевременное уничтожение дел с закончившимся сроком хранения.

Акт на уничтожение электронных документов

Согласно ст. 5 Закона № 125-ФЗ отражение документации в составе архивного фонда проводится одинаково вне зависимости от способа создания и вида носителя.

В соответствии с п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ документы и средства, которые воспроизводят электронные носители информации, а также которые проверяют подлинность электронной подписи, нужно хранить не меньше 5-ти лет после того года, в котором их применяли в последний раз для формирования бухгалтерских отчетов.

В текущий момент большие объемы документов можно хранить в компании в электронном формате, а также на специальных носителях, например, диски, флеш-карты и т.п. Когда комиссия устанавливает, что нет практической значимости электронной документации или срок ее хранения закончится, сведения уничтожают вместе с носителем. Можно использовать те же методы уничтожения, что и для бумажной документации, но также применять специальные способы, например, стирание файлов или перезапись (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, регламентированного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 г. № 28-ст).

В данном случае не установлена особая форма акта на уничтожение, а потому его можно оформлять в общем порядке, предусмотренном для бумажных документов. Однако нужно помнить о таких моментах:

• запрещается уничтожать ненужные файлы и документы без формирования акта;
• запрещается уничтожать документацию, которая относится к судебному разбирательству, которое уже проходит или только будет;
• запрещается не брать во внимание требование о конфиденциальности сведений, которые содержатся в уничтожаемых документах;
• нужно уничтожать все копии документов, когда дубликаты разрешено утилизировать.