Программный продукт БИТ.ФИНАНС это программа для решения задач по автоматизации управленческого учета в организациях, в которых применяется бюджетирование и казначейство.
Система подойдет вам, если в работе вы используете бюджеты. Все процессы по сбору, утверждению и их актуализации вы ведете как минимум при помощи Excel. Вы знаете всё о БДДС и БДР, но вам неудобно вести учет статей в электронных таблицах – БИТ.ФИНАНС станет для вас отличным помощником.
В этой статье мы расскажем о системе БИТ.ФИНАНС. Вы узнаете о том, с чего стоит начать внедрение и как оно проходит на каждом из этапов.
Что такое БИТ.ФИНАНС?
Управлять финансами предприятия сложно. Это долгий многогранный процесс. Важно уметь планировать расходы и доходы, контролировать исполнение бюджетов и уметь их корректировать. Помимо этого, требуется осуществлять контроль за движением денежных средств, согласовывать и проверять исполнение договоров, собирать консолидированную отчетность по всем группам компаний, трансформировать отчетность по МСФО и многое другое. Все эти задачи возникают перед руководителями и собственниками компаний, когда возникает вопрос об эффективности управления.
Возможности БИТ.ФИНАНС
БИТ.ФИНАНС автоматизирует процессы по управлению казначейством, бюджетированием, план-фактным анализом, управлением договорной деятельностью, финансовому учету и отчетностью, учету по МСФО и консолидации. Далее мы остановимся на каждом из этих пунктов подробнее.
Платежный календарь
Управлять денежными потоками становится проще с помощью платежного календаря. С его помощью:
- Согласование платежей осуществляется в режиме реального времени. Платежный календарь учитывает остатки по бюджетам и состояние взаиморасчетов организации.
- Платежная дисциплина поддерживается и повышается благодаря прозрачности операций с участием денежных средств.
- Осуществляется контроль ликвидности и платежеспособности.
- Отчеты о платежах и других взаиморасчетах формируются максимально быстро.
Казначейство
Автоматизированное казначейство позволяет оперативно управлять денежными потоками компании (БДДС), что приводит к минимизации рисков и расходов. Модуль казначейства в БИТ.ФИНАНС включает в себя:
- Рабочее место казначея.
- Оперативный контроль исполнения бюджетов.
- Заявки на денежные средства.
- Визирование.
Бюджетирование
Эта технология нужна для эффективного планирования финансов, а также для того, чтобы вести учет и контролировать доходы и расходы бизнеса. Причем бюджетирование требуется на разных уровнях управления. Его задача – анализ и прогнозирование финансовых показателей, а также управление ими при помощи имеющихся ресурсов.
Эффективное бюджетирование осуществляется за счет:
- Корректных прогнозов финансовых состояний, ресурсов, доходов и затрат организации.
- Проведения анализа различных вариантов финансового положения компании в текущей или будущей ситуации.
МСФО
БИТ.ФИНАНС помогает осуществлять постановку учета по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). С его помощью можно:
- Подготавливать консолидированную отчетность по группам МСФО.
- Вовремя формировать и предоставлять управленческую отчетность по данным МСФО.
Консолидация
В управлении холдингом особенно важным становится вопрос автоматизации процессов, направленных на осуществление контроля активов и операций компании. Это влияет на все управленческие решения и на ведение финансово-хозяйственной деятельности в целом. Консолидация отчетности состоит из нескольких этапов:
- Формирование отчетов всеми участниками холдинга.
- Внесение корректировок.
- Подготовка и сдача консолидированных отчетов.
Управленческий учет
В БИТ.ФИНАНС управленческий отчет отвечает двум важным требованиям:
- Информация предоставляется оперативно и отражает ситуацию в режиме «здесь и сейчас».
- Для анализа в системе создан удобный набор инструментов. Отчеты отвечают на вопросы «что произошло?», «почему это произошло?» и «в каком направлении двигаться дальше?».
С чего начать внедрение БИТ.ФИНАНС?
Итак, вы решили, что БИТ.ФИНАНС вам необходим. Важно понимать, что процесс внедрения новой учетной системы – это не просто настройка конфигурации в 1С. В первую очередь это проект, требующий высокой концентрации, организации и погружения в методологию.
Поэтому прежде чем покупать лицензии, стоит определиться с моментами, которые помогут понять, что требуется сделать и в какой последовательности. В этом вам помогут наши консультанты. Если же вы решили начать подготовку к внедрению самостоятельно, обратите внимание на пункты, которые требуется для этого:
Статьи затрат и ДДС
Первым делом подготовьте список статей затрат и статей движения денежных средств вашей организации. Вероятно, он уже есть и его стоит лишь проверить и актуализировать. Список должен иметь логичную структуру, в нем не должно быть дублей и других противоречий.
На рисунке представлен вариант организационной структуры статей в БИТ.ФИНАНС.
Определение структуры ЦФО
Следующим шагом проработайте собственную структуру центров финансовой ответственности (ЦФО). По сути он представляет собой аналог организационной структуры организации, хотя иногда они могут отличаться. Важно тщательно обдумать каждый из пунктов, т.к. от этого зависит корректность распределения ответственности на пользователей будущей системы. Именно по ЦФО система будет формировать расходы и доходы.
Учет по проектам
Возможно, ваша организация не ведет учет по проектам, но готовясь к внедрению системы БИТ.ФИНАНС стоит учесть, что с помощью этого инструмента разносить затраты и рассчитывать себестоимость станет удобнее.
Для компаний с проектами в качестве основной деятельности средства на них выделяются регулярно, а также требуется вести учет по затратам. Если же проекты – не вид деятельности, то наверняка компания имеет внутренние задачи, требующие тщательной организации. Например, это может быть переезд, во время которого потребуется закупать новое оборудование, мебель и платить арендную плату.
Структура бюджетов
Далее составьте список и определите структуру ваших бюджетов. Часто, экономя время руководители проектов ограничиваются лишь составлением бюджета по всем ЦФО компании. В этом случае каждый пользователь, ответственный за свой ЦФО должен будет заполнить свои статьи данными. Но несмотря на кажущееся удобство – способ не рационален и трудозатратен.
Поэтому, стоит потратить больше времени для проработки этого этапа. Проработайте каждый вид из различных бюджетов компании. В конечном итоге это позволит избежать «лишнего» и снизит вероятность дальнейших ошибок.
На рисунке ниже представлен пример структуры бюджета коммерческой службы, составленный в БИТ.ФИНАНС.
Процесс согласования бюджетов
Помимо составления списков и структур бюджетов стоит особое внимание уделить пониманию и описанию процессов по их составлению и согласованию. Хорошо, если организация уже имеет утвержденный регламент бюджетирования. Но если его нет и весь процесс бюджетирования осуществлялся «как получится», то перед внедрение БИТ.ФИНАНС его необходимо составить.
Вы должны понимать четкую последовательность каждого этапа составления и согласования бюджета: подготовка, корректировка, утверждение и т.д.
Процесс согласования заявок
В текстовом и схематичном виде также стоит описать движение заявки, начиная с момента появления потребности для оплаты чего-либо и до момента согласования. Сопоставьте описанные этапы с реальными. Действительно ли все работает так, как вы описали? Возможно вы упустили какие-то условия и стоит их указать в схеме. Например, укажите что будет происходить в случае, если оплата будет произведена в бюджете и/или вне его?
Выбор подрядчика
Автоматизация - серьезный шаг в развитии компании, и выбор подрядчика имеет ключевое значение. Прежде всего, подрядчик должен мыслить бизнес-задачами клиента, то есть четко определить, цели, бизнес-задачи и ключевые боли заказчика. Подрядчик должен вовлекать клиента в рабочий процесс и помогать ему понять проект.
Помимо этого, важно учитывать масштаб компании-исполнителя, широту ассортимента внедряемых решений, опыт автоматизации на базе выбранного программного продукта или в конкретной отрасли, специализацию и уровень компетенции проектной команды, а также используемый стек технологий и возможности постпроектного сопровождения.
Этапы внедрения БИТ.ФИНАНС
Первый вопрос заказчика перед внедрением любой информационной системы: «Как долго будет длиться внедрение?». Обычно это занимает от 3 до 12 месяцев в среднем. Многим кажется это долгим. В этой статье мы разберем, из каких этапов состоит внедрение БИТ.ФИНАНСА и сколько времени они занимают. Это поможет вам оценить свои возможности и реально посмотреть на вещи.
Для того чтобы оценить сроки внедрения информационной системы БИТ.ФИНАНС давайте разделим работу на этапы. Это поможет шаг за шагом определить все организационные моменты, которые потребует внесения изменений в дальнейшем. Далее мы подробно рассмотрим каждый этап внедрения БИТ.ФИНАНСА.
Этап 1. Бюджетирование
Он же самый важный. Если организация не имеет заранее спланированных бюджетов приходов и расходов, то само по себе внедрение не будет иметь ценности.
Начнем с описания модели. На этом этапе потребуется вовлечение в работу консультанта по внедрению и представителя клиента. Совместными силами мы описываем и «перекраиваем» всю нормативно справочную информацию (НСИ) компании клиента. Важно просмотреть все имеющиеся справочники статей, проектов и т.д.
Процесс этот кажется сложным, поскольку сотрудники только начинают работать в новой системе. Возможно, в компании уже было подразделение, которое занималось вопросами бюджетирования, отдельно от других. Но на этом этапе в работу должны включиться и остальные отделы. Результатом работы должны быть представленные бюджеты, в котором распланированы все движения денежных средств на ближайший год.
Разберем пример. До внедрения системы бюджетирования ответственные сотрудники могли подойти к руководству и подать заявку на необходимые нужды. Например, для офиса требуется закупить канцтовары. Сейчас же это делать не требуется, есть БИТ.ФИНАНС. Все необходимые канцтовары, которые потребуются в течение года нужно посчитать, запланировать и занести в систему.
Руководителю проекта по внедрению на этом этапе стоит максимально информативно донести до пользователей суть этой работы. Новый подход может глобально повлиять на их действия, ведь раньше они все делали по-другому или не делали вовсе.
Далее предстоит работа со справочниками. Наш опыт внедрения показывает, что всем заказчикам приходилось проработать свои справочники, независимо от того крупный ли это холдинг или небольшой торговый бизнес.
Как это делается, разберем на примере. В организации есть несколько ЦФО (центров финансовой ответственности). Когда мы начинаем их детально описывать, понимаем, что для ЦФО «Склад» требуются одни статьи, для ЦФО «Бухгалтерия» - вторые, для ЦФО «Отдел продаж» - третьи и т.д. Распределив все статьи мы можем обнаружить, что какие-то вообще не использовались. Или выявляются статьи, которыми никто не знает как пользоваться. Поэтому справочники перестраиваются.
В этом случае наши консультанты помогают, подсказывают и рекомендуют как лучше сделать. Но последнее решение принимает руководитель бизнеса или организации.
Этап внедрения бюджетирования занимает около 3 месяцев.
Этап 2. Казначейство
Задачи казначейства – это не только планирование финансовых затрат. Также оно прогнозирует бюджет и дает нам понимание того, сколько денег мы получим или потратим в ближайшее время.
Этап внедрения казначейства – один из самых простых, но при этом именно он приносит основную пользу. На этом этапе планируются траты, заложенные в бюджет. Простыми словами, бюджет планируется на год, а казначейство позволяет запланировать оперативные расходы, например, на дни или месяцы вперед.
В этот этап также включается работа с договорами. Учитываются условия оплаты по ним, фиксируются вероятности сделок и заявки на платежи.
При внедрении казначейства часто возникает сложность в том, чтобы отказаться от «бумажек». В этом случае должно быть принято твердое решение, что с момента начала работы в БИТ.ФИНАНС все заявки принимаются и обрабатываются исключительно в электронном виде.
Этап внедрения казначейства в среднем длится 1,5 – 2 месяца, но срок может меняться. На изменение могут повлиять такие факторы, как количество инициаторов, наличие удаленных регионов и от того, насколько быстро будут адаптироваться к системе пользователи. При этом время руководителя будет снижаться, за счет исключения лишней рутинной работы.
Этап 3. Сбор факта БДДС
Вести фактический учет движения денежных средств довольно просто. Всего то нужно подписать платежку и осуществить списание денег. Сложность может возникнуть, если обнаружатся внутренние передвижения или продажи денег и товаров между юридическими лицами внутри холдинга.
На этом этапе задача руководителя проекта внедрения научить бухгалтеров правильно разносить платежки по заранее настроенным статьям и заявкам в БИТ.ФИНАНС.
Этап 4. Сбор факта БДР
Прежде стоит определиться, что есть расход в вашей организации? Разберем на примере.
Компания закупила товары для дальнейшей реализации. Можно ли считать эту покупку расходом? Пока нет. Допустим, этот товар пролежал на вашем складе год, расход ли это? А если мы продали его, то это доход или расход?
Или рабочие командировки, когда сотруднику выдаются деньги под отчет. Расход будет считаться в момент передачи денег или по факту поездки, когда имеются все необходимые документы?
Покупка оборудования – тоже расход, но как он распределяется и автоматизируется в бухгалтерии?
Чтобы принять правильное решение, стоит вникнуть в суть этих вопросов и дать на них четкие ответы, потому что только руководитель компании решает, что для него расход. Это сложная работа, требующая внимательности и полного вовлечения со стороны консультантов подрядчика и руководителей проекта со стороны заказчика.
Результатом этого этапа будут полученные факты БДДС и БДР. В среднем он занимает около 6 месяцев работы.
Этап 5. Управленческий баланс и отчетность
Этот этап можно назвать «вишенкой на торте» всего внедрения системы БИТ.ФИНАНС. Польза от проекта в этот момент уже ощущается, так как к этому времени все успевают поработать и привыкнуть к системе. Пользователи научились планировать финансы и совершать оплаты.
В управленческой отчетности БИТ.ФИНАНСА баланс играет важную роль. Управленческий баланс формируется с целью оценки собственного капитала компании и других показателей в заданный момент времени, например, в конце года. Он отражает активы, обязательства и собственный капитал компании. Для руководства важно, чтобы составление управленческого баланса осуществлялось на основе управленческих данных (в отличие от бухгалтерского баланса).
Работая на этапах 3 и 4 мы собрали фактические данные по БДР и БДДС, что позволило принять правильные решения. Есть понимание того, что относится к доходам, а что к расходам по статьям. И все это представлено в единой базе данных.
Таким образом появляется возможность посчитать все остатки по всем управленческим статьям. Безусловно, эта работа требует времени. Наши консультанты помогут вам с техническими тонкостями, но сам процесс получения управленческого баланса – это работа руководителя.
Внедрение БИТ.ФИНАНСА – это большой проект, требующий кропотливой работы внутри организации в первую очередь. От вас потребуется полная отдача, которая вкупе с компетенциями специалистов ускорит процесс внедрения. И самое важное – полученную пользу вы сможете оценить очень быстро.
