Закрывающие документы в строительстве. Чек-лист

Строительная сфера контролируется многими надзорными структурами, включая и налоговую, что требует предоставления в такие структуры разных актов, отчетов и прочих документов.

В числе таких документов присутствуют разнообразные формы КС, а также документация, составленная в произвольном формате. Для заказчика это является необходимым подтверждением осуществленных затрат, а для исполнителя документы являются обоснованием себестоимости выполненных работ, договорной стоимости и пр. Наличие или их отсутствие имеет приоритетное значение при налоговых проверках.

Чек-лист закрывающих документов по строительству

Рассмотрим, какие документы, закрывающие строительные работы, должны быть оформлены, чтобы избежать проблем.

При документальном оформлении выполненных работ (оказанных услуг) строительная компания использует унифицированные формы актов или же формы актов, утвержденные соответствующими нормативно-правовыми документами. На текущий момент закрывающие документы по формам КС-2 и КС-3 по закону не являются обязательными. Для учета расходов и затрат можно оформить акты выполненных работ и заполнить их по своей форме с обязательным указанием реквизитов первичной документации:

• название и дата составления определенного документа;
• название экономического субъекта, принимающего участие в составлении акта;
• содержание и расходы на факт хозяйственной жизни;
• должность ответственного лица;
• подписи лиц с прописыванием ФИО и прочих реквизитов, необходимых для идентификации.

Также важно документально подтвердить все произведенные расходы на строительство по факту, при этом они должны быть сформированы согласно такой структуре затрат:

• стоимость строительных работ;
• цена работ по монтажу оборудования;
• стоимость оснащения, не требующего монтажа;
• цена оборудования, нуждающегося в установке;
• другие капитальные затраты.

При этом значимым является момент, кто именно выполнял работы — сторонняя строительная фирма или компания сама осуществляла строительство.

Кроме форм КС, задействованы также документы, цель которых заключается в фиксировании передачи и использования:

• стройматериалов (различные накладные, ведомости, карты по лимитам и др.);
• временных объектов (накладные, акты приема-передачи и пр.);
• спецтехники (акты, путевые листы).

Важно сохранять все документы после завершения проекта. Исполнитель работ должен хранить КС-2, КС-3 пять лет после истечения срока договора. Для заказчика хранение документов по основным средствам (куда входят КС-2, КС-3) составляет 4 года с момента отчетного периода, когда имущество было списано с баланса или продано.

Как быстро составлять закрывающие документы

Комплексным решением для строительных компаний станет внедрение модульного программного обеспечения БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО. 

Данная система автоматизации обладает всеми необходимыми функциями и откроет для строительной организации такие возможности, как:

• ведение учета и организация отчетности по конкретным объектам строительства;
• формирование бюджета по каждому строительному объекту;
• контроль фактических затрат;
• мониторинг движения материалов;
• получение достоверной информации о себестоимости строительства;
• сокращение нецелевого расходования финансов.

Также руководитель сможет принять оперативное решение на основании рентабельности объекта.

Система оснащена гибкой архитектурой, что позволяет подобрать оптимальные модули под конкретные задачи с учетом специфики:

• подрядчики;
• заказчики-застройщики:
• инвесторы;
• девелоперы.