Управление строительным производством в части обеспечения материалами является важной и в то же время сложной частью каждого строительного проекта. Точное планирование потребности в материалах, дальнейший контроль расхода и соответствия плану обеспечивает экономию средств и положительно влияет на скорость реализации проекта.
Как составить план закупок и выбрать оптимальную цену у поставщиков?
Закупка стройматериалов – это процесс поиска подходящих материалов по оптимальной цене и в оптимальное время для соблюдения сроков реализации проекта.
Существует два основных подхода к процессу закупки строительных материалов. Первый – это составление планов и определение лимитов для контроля показателей расхода и перерасхода (при сравнении плановых и фактических показателей). Второй подход – закупка по мере необходимости, однако данный подход при отсутствии плана не дает возможности с чем-либо сравнивать фактический расход. Поэтому, если необходимо контролировать расход в количественном и финансовом выражении, то необходимо формировать план потребности и график закупок.
В программе БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Снабжение и склад на платформе «1С» предусмотрены два документа для планирования потребности в материалах: ресурсная ведомость и лимитно-разделительная ведомость. Документ «Ресурсная ведомость» используется для ввода сметных данных, которые сопоставляются с данными учетной системы. Лимитно-разделительная ведомость может создаваться на основании ресурсной ведомости, загружаться отдельным файлом или заполняться вручную.
В чем разница между этими документами? Ресурсная ведомость – это смета, составленная проектной организацией, лимитно-разделительная ведомость – то, что строительная компания собирается использовать и закупать по факту («реальный план»). Между ними могут быть количественные, суммовые и номенклатурные отличия, которые в программе сопоставляются с помощью специального отчета. Так можно наглядно увидеть, как соотносится фактическая работа с тем, что запланировано проектировщиками.
Для подбора поставщиков материалов в программе реализована подсистема «Тендеры». Она позволяет рассылать запросы на закупку поставщикам как в ручном, так и в автоматизированном режиме, получать коммерческие предложения и сравнивать их условия с помощью специального отчета.
Как контролировать расход материалов на объекте?
Контролировать расход материалов необходимо, чтобы избежать перерасхода и двойных закупок, минимизировать повторные закупки.
В программе БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО расход контролируется с помощью лимитно-разделительной ведомости (ЛМР). При формировании заявок на материалы происходит сопоставление с ЛМР. В случаях расхождения с номенклатурой или количественного превышения система об этом оповещает. Также реализован суммовой контроль (превышение бюджета) при формировании заявок на расходование денежных средств.
Отчет «План-фактный анализ по лимитам» позволяет наглядно увидеть, сколько было запланировано по лимитно-разделительной ведомости и сколько материалов было заказано фактически, а также в отношении каких материалов возникли отклонения от плана. Сопоставить сметные данные с фактом закупленных материалов позволяет отчет «План-фактный анализ расхода МПЗ».
Как упорядочить работу с первичными документами и иметь необходимые данные под рукой?
Когда приходуются материалы на склад, поступают также первичные документы. В программе БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО это может происходить следующим образом. Кладовщик приходует материалы на склад, получает «первичку» и регистрирует ее, создавая документ «Регистрация входящих документов». В данном документе указывается, какие конкретно первичные документы были получены, номера и даты документов. При необходимости можно прикрепить скан. В системе таким образом появляется информация о «первичке».
Приходные ордера, по которым нет первичной документации, можно контролировать с помощью учета входящих документов. Анализ учета входящих документов позволяет видеть список приходных ордеров и номера документов, которые поступили.
Как организовать оперативное взаимодействие сотрудников отдела снабжения и прораба на стройплощадке?
Оперативное взаимодействие сотрудников отдела снабжения и прораба, находящегося на стройплощадке, можно обеспечить с помощью мобильного приложения, входящего в состав поставки решения БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Снабжение и склад. Из приложения можно создать заявку на МПЗ (прораб может подбирать материалы в свою заявку сразу из ЛМР), осуществлять «приемку», перемещение и списание материалов. Приложение, с помощью которого можно организовать эффективный контроль расхода материалов непосредственно на объектах строительства, работает как на мобильных устройствах, так и на терминалах сбора данных.
Хотите узнать больше об инструментах учета и контроля расхода строительных материалов? Посмотрите видео от экспертов компании Первый Бит.
