Как вести кадровый учет в 1С, соблюдая все требования законодательства?
Как учесть все нюансы при приеме на работу новых сотрудников? Ведь нужно запросить все необходимые документы и без ошибок заключить договоры, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с отчетностью.
Перечень обязательных документов прописан в Трудовом кодексе Республики Казахстан. Так, согласно п. 1 ст. 32 ТК РК, для заключения трудового договора необходимы следующие документы:
- удостоверение личности или паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста). Оралманы должны предоставить удостоверение оралмана, выданное местными исполнительными органами;
- вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (выдается для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;
- документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
- документ, подтверждающий трудовую деятельность (для тех, у кого уже есть трудовой стаж). Таким документом согласно ст. 35 Трудового кодекса РК признается:
- трудовая книжка;
- трудовой договор с отметкой работодателя о дате и основании его прекращения;
- выписки из актов работодателя, подтверждающих возникновение и прекращение трудовых отношений на основе заключения и прекращения трудового договора;
- выписки из ведомости выдачи заработной платы работникам; послужной список (перечень сведений о работе, трудовой деятельности работника), подписанный работодателем, заверенный печатью организации (при ее наличии);
- выписки из единого накопительного пенсионного фонда о перечисленных обязательных пенсионных взносах;
- сведения из Государственного фонда социального страхования о произведенных социальных отчислениях;
- архивная справка, содержащая сведения о трудовой деятельности работника;
- документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для тех, кто обязан проходить такое освидетельствование в соответствии с Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан).
Дополнительные сведения
- Если работа связана со сферой образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних, то для заключения трудового договора понадобится справка о наличии либо отсутствии сведений о совершении уголовного правонарушения: убийство, умышленное причинение вреда здоровью, против здоровья населения и нравственности, половой неприкосновенности, за экстремистские или террористические преступления, торговлю людьми.
- При оформлении на гражданскую службу, на работу в государственные предприятия на праве хозяйственного ведения, национальные управляющие холдинги, национальные институты развития, национальные холдинги и национальные компании, а также их дочерние организации на должность, связанную с исполнением управленческих функций, необходимо предоставить справку о наличии либо отсутствии сведений о совершении коррупционного преступления.
- Если предполагается работа по совместительству, то для заключения трудового договора работник представляет справку о характере и условиях труда по основному месту работы (место работы, должность, условия труда).
Хранение документов
Итак, вы принимаете нового сотрудника на работу. Если он дает согласие на хранение подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур, вы должны выдать ему письменное обязательство о возврате документов.
Прием на работу оформляется актом работодателя, издаваемым на основании заключенного трудового договора (ст. 34 ТК РК). Кроме того, с работником должен быть заключен трудовой договор. Если сотрудник допущен к материальным ценностям, с ним также заключается договор о материальной ответственности.
Кадровый учет в 1С
Работая в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана», вам не придется волноваться о том, что каких-то сведений не хватает. Система подскажет, какие данные следует внести на каждого вашего сотрудника. «1С:ЗУП» предоставляет широкий спектр возможностей для ведения кадрового учета:
- регистрация работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, в том числе при дистанционной работе, в типовой форме;
- регистрация приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников;
- регистрация перевода сотрудника на другое место работы, смены вида занятости (внутреннее и внешнее совместительство и основное место работы);
- изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников;
- регистрация увольнений работников;
- оформление договоров гражданско-правового характера: договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские заказы.
На основе встроенных бланков кадровых приказов программа позволяет разработать свои и отредактировав макеты печатных форм.
Кроме того, система хранит всю основную информацию о сотрудниках, необходимую для кадровой работы, расчета зарплаты, налогов и взносов.
Пользователь также может создавать дополнительные реквизиты и сведения (например, рост, вес, размер одежды и др.), может добавить фотографию сотрудника.
Функциональность «1С:ЗУП» позволяет обеспечить требования закона Республики Казахстан от 21.05.2013 № 94-V «О персональных данных и их защите». Для этого реализована регистрация событий доступа к базе для выбранных областей данных:
- обработка персональных данных;
- личные данные;
- адреса и телефоны;
- инвалидность;
- данные о доходах.
В программе доступны расширенные функции для ведения кадрового учета. К примеру, в актуальной версии удобно работать с карточкой сотрудника – она позволяет оперативно получать всю связанную с сотрудником информацию и отражать ее изменения. А для смены вида занятости сотрудника достаточно ввести документ «Кадровый перевод».
В системе удобно работать и с ГПХ – подтверждать выполнение работ по договорам гражданско-правового характера возможно актами выполненных работ, реализованы печатные формы договоров и актов.
Расширены возможности настройки произвольных начислений и удержаний, порядка их применения, реализованы новые категории показателей расчета.
Узнать о дополнительных возможностях «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана», редакции 3.0 вы можете у специалистов Первого Бита по телефонам.
