Рабочее место администратора: инструменты для автоматизации

Всякий бизнес представляет собой цепочку взаимосвязанных процессов, управляет которыми руководитель, то есть директор салона, или его правая рука – администратор. Как управлять этими процессами, почему автоматизация сейчас особенно актуальна и какие существуют средства для автоматизации рабочего места администратора салона красоты, рассказывает Максим Исаев, руководитель офиса компании «Первый БИТ» (Екатеринбург).

Инструменты автоматизации рабочего места администратора

Сейчас в салоне красоты владельцы предприятий уделяют значительное внимание требованиям к рабочему месту администратора. Среди таких требований – наличие соответствующих составляющих:

• Компьютер
• Программный продукт, учитывающий специфику деятельности салона красоты
• Доступ в интернет (для обмена данными с компьютерами бухгалтера, руководителя, а также для получения данных об онлайн-записи клиентов)
• Сканер штрих-кода
• Фискальный регистратор или принтер документов для ЕНВД (для печати кассовых чеков)
• Эквайринг (система приема оплаты по банковским картам)
• Телефон.

Программный продукт для автоматизации деятельности

Сегодня без специализированного программного обеспечения, автоматизирующего работу салонов красоты, сложно обойтись. Вести учет вручную либо в таблицах – это большие трудозатраты, невозможность свести данные по разным участкам работы вместе и отсутствие инструментов контроля за деятельностью предприятия. Иногда в случае такого учета сложно получить и ответ на главный вопрос – сколько предприятие заработало.

Использование специализированного программного обеспечения поможет повысить качество обслуживания клиентов, снизить издержки и увеличить управляемость бизнесом.

Как? Благодаря повышению точности учета материалов можно управлять оборачиваемостью склада, контролировать остатки, создавать необходимые резервы, предупреждать воровство.

В программе можно рассчитывать и списывать материалы, которые расходуются на конкретную процедуру, осуществлять взаиморасчеты с поставщиками материалов, вести учет сотрудников (график работы, зарплата, популярность у клиентов), учитывать движение денежных средств (формировать ежедневный отчет с информацией о продажах, оплатах, движении денег за день; отчеты по продажам с группировками по периодам, видам услуг, сотрудникам), планировать загрузку специалистов и оборудования путем ведения журнала предварительной записи.

С помощью программы для учета в салоне красоты можно управлять взаимоотношениями с клиентами, внедрять программы лояльности, поскольку мы теперь знаем о клиенте все – когда посещал, какими услугами пользовался, какого мастера предпочитает. Можно разработать индивидуальное предложение на базе любимых продуктов клиента и таргетированно информировать об акциях. Так снижаются расходы на рекламу своих товаров и услуг, потому что стоимость привлечения одного клиента в этом случае равна стоимости времени, потраченному администратором на звонок клиенту.

Сканеры штрих-кода

Сегодня практически во всех салонах ведутся продажи сопутствующих товаров. Сканеры штрих-кода, включенные в инструменты АРМ администратора, позволяют оптимизировать процессы, связанные с учетом товаров, и повысить скорость обслуживания клиентов.
Штрих-код на сопутствующую продукцию (крем, краска, лаки и другие товары) заранее заносится в справочник в программном продукте. Ручной сканер кода дает возможность быстро передавать данные о товаре в товароучетную систему. Оператору, использующему данное оборудование, достаточно провести сканером по этикетке – и вся информация, зашифрованная в штрих-коде, автоматически поступает в информационную базу. Таким образом, применение сканера штрих-кода позволяет заметно ускорить обслуживание клиентов, сокращая время оформления документов на реализацию. Больше не приходится записывать информацию о реализуемом товаре вручную, тем самым снижается количество ошибок и повышается качество учета.
Разновидностей сканеров много. Но два основных – это светодиодные и лазерные. У первых низкая цена и высокая надежность эксплуатации за счет отсутствия в считывающем механизме подвижных частей, но при этом маленькая дальность считывания (штрих-код необходимо подносить почти вплотную). У вторых – высокая скорость и дальность считывания, а также большой ассортимент моделей в широком ценовом диапазоне с различными дополнительными опциями, например, противоударный корпус или возможность передачи данных по BlueTooth.
Сканеры штрих-кода отличаются дальностью, скоростью и разрешением считывания, способом подключения к компьютеру, типом исполнения (ручные или стационарные). Выбирать их следует не только в соответствии со спецификой бизнеса, но и с оглядкой на имеющуюся ИТ-инфраструктуру и систему автоматизации. Важно понимать, как выбранное устройство будет функционировать в существующей программно-аппаратной среде.

Фискальный регистратор

Фискальный регистратор, наличие которого является одним из составляющих к требованиям организации рабочего места администратора, используют для печати кассового чека. Он разрешен к использованию в качестве альтернативы громоздкому кассовому аппарату, имеет достаточно компактные размеры, что позволяет удобно разместить его на рабочем месте администратора. Аналогичные устройства для предприятий на ЕНВД значительно дешевле, так как не включают ЭКЛЗ (электронный блок записи продаж для налоговой инспекции).

Эквайринг

Еще один элемент АРМ администратора – это система приема к оплате банковских карт. Она устанавливается и настраивается банком, с которым заключен договор об оказании данного вида услуг. Также оборудование для эквайринга и договор с выгодным тарифом банка (в едином комплекте со ставкой за операции 1,6%) можно купить у поставщика, который занимается автоматизацией предприятий розничной торговли и сферы услуг.

Телефон

Один из основных инструментов работы администратора салона красоты. С точки зрения автоматизации, программы для учета на сегодняшний день включают в свои функции и телефонную связь. Все события, связанные с совершением и приемом звонков, фиксируются, появляется возможность прослушать звонки, увидеть, кто из клиентов звонит. Удобно также использовать модуль автоматического информирования клиентов по смс или электронной почте.

ВАЖНО!
Автоматизировать работу салона красоты можно на разных участках деятельности. С чего начинать и насколько глубоко автоматизировать рабочие процессы – это управленческое решение. Плюс в том, что процесс автоматизации может быть постепенной, главное – не ошибиться с основой и подобрать подходящий программный продукт.