Как будет работать ЕГАИС 3.0

Автор – Полина Хомякова, руководитель отдела продвижения
автоматизации торговли, компания «Первый БИТ».

1. Что из себя представляет ЕГАИС 3.0 и какие технические изменения будут введены в 2018 году.
2. Сроки, в которые нужно перейти на помарочный учёт.
3. Методология ведения остатков в ЕГАИС, и почему их важно привести в порядок до перехода на помарочный учёт.

Что из себя представляет ЕГАИС 3.0 и какие технические изменения будут введены в 2018 году

С 1 марта 2018 года вводится помарочный учёт в ЕГАИС. Для этого выходит обновление универсального транспортного модуля (УТМ) до версии 3. УТМ 3 версии не будет принимать товарно-транспортные накладные (ТТН) старого формата на алкогольную продукцию, маркируемую акцизными или федеральными специальными марками. Формат учёта немаркируемой продукции (пиво, сидр и пр.) остаётся без изменений. Накладные приходят в старом формате и принимаются УТМ 3.0.

Изменения затрагивают именно маркируемую продукцию. Теперь в каждой ТТН будут указываться номера каждой акцизной марки, отгруженной производителем или оптовиком. Так же будут присылаться штрихкоды транспортных упаковок - это коробки или паллеты, в которых будут указаны марки, находящиеся внутри.

Таким образом, у Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка будет своя база акцизных марок, которые участвуют в обороте.

Задачи этих нововведений связаны с тем, что по итогам двух лет работы ЕГАИС в опте и рознице оказалось, что одни и те же марки находятся у нескольких организаций одновременно и отследить, откуда они пришли, практически невозможно. Помарочный учёт позволит отследить путь каждой бутылки от производителя до конечного покупателя.

Для упрощения учёта производители и дистрибьюторы могут маркировать коробки или паллеты штрихкодом, в который закодированы все марки, которые содержатся внутри. Ритейлеры и оптовики могут запросить у поставщиков типы этих кодов и дописать свою программу для ускорения приёмки. Единой методики маркировки нет, поэтому придётся совмещать несколько. Учёт коробок и паллет призван упростить учёт, но не является обязательным. Его будут использовать, скорее всего, только крупные федеральные сети, так как программы потребуют серьезных доработок и поддержания работоспособности этих доработок.

В ТТН в обязательном порядке будут указаны все марки, которые привёз поставщик. Если продающая сеть подтверждает ТТН, значит, она подтверждает и получение каждой конкретной марки маркируемого алкоголя.

С технической точки зрения это будет происходить следующим образом. Сейчас в ЕГАИС существует два регистра. Продукция находится либо на одном, либо на другом регистре. В новой версии второго регистра для маркируемой алкогольной продукции существовать не будет, он останется только для немаркирумемой продукции – это пиво, сидр и прочее, как я говорила выше.

Для помарочного учёта вводится третий регистр, в котором продукция будет храниться в разрезе марок. Этот регистр будет дополнять первый. То есть одна и та же продукция будет находиться как на первом, так и на третьем регистрах. На первом - в разрезах партий, а на третьем – в разрезе штрихкодов. При этом общее количество на первом и третьем регистрах должны сходиться. Если на первом регистре числится продукция, а на третьем её нет, такую ситуацию нужно исправить в течение 30 календарных дней. Иначе вся партия такой продукции заблокируется и будет недоступна для продажи. Это касается только того алкоголя, который пришел помарочно. Алкоголь, который был принят партионно, может не отображаться на регистре №3.

Сроки, в которые нужно перейти на помарочный учёт

С 15 января появилась возможность перехода на УТМ 3 версии. До 1 марта переход на 3 версию осуществляется в добровольном порядке, а с 1 марта все организации обязаны перейти на 3 версию УТМ, но все бутылки будут приходить помарочно с 1 июля. Рассмотрим этапы подробнее.

• С 15 января появилась возможность перехода на новый формат УТМ. Возможно, кто-то из поставщиков уже перешёл на этот формат и присылает ТТН нового формата.
• С 1 марта в принудительном порядке все УТМ обновятся до формата 3.0, и используемая программа ритейлеров не будет обновлена, то они принципе не смогут работать с ЕГАИС. Поэтому все обновления нужно сделать до 1 марта 2018 года.

Все оптовики и производители должны будут отправлять ритейлу ТТН нового формата, но они могут указывать в них неполное количество марок.

Для организаций общественного питания и других при вскрытии тары актуален вопрос проведения операций списания. Продукцию, которую организация приняла раньше партионно, можно списать с первого регистра без указания акцизной марки, но нужно будет указать номера справок 1 и 2. Со второго регистра списывать маркируемую продукцию уже нельзя. Второй регистр будет существовать только для пива и других немаркируемых алкогольных напитков.

• С 1 июля все ТТН будут приходить исключительно помарочно. Будут перечислены все марки, которые были отправлены производителем или оптовиком. Только немаркированная продукция будет приходить по-старому. Все операции по списанию и постановке на баланс должны проводиться с указанием акцизной марки даже для той продукции, которая пришла к вам партионно. Будет включён контроль расхождений по партиям и акцизным маркам. Если на кассе будет продана марка, которая не числилась в приходе по ЕГАИС, нужно будет искать, откуда расхождение. Если в течение 30 дней это расхождение не будет найдено, то вся партия продукции может быть заблокирована для продажи. Значит, нужно проверять каждую бутылку.

Методология ведения остатков в ЕГАИС, и почему их важно привести в порядок до перехода на помарочный учёт

Приведём пример. Поставщик отгрузил в магазин 1 и магазин 2 по 50 бутылок и 50 марок одинаковой продукции. При отгрузке была перепутана 1 марка. В магазин 1 пришла марка бутылки, которая по факту была отгружена в магазин 2. И наоборот. При продаже на кассе этот пересорт будет обнаружен. Марка 1 пробьется на кассе, но в ЕГАИС появится расхождение, которое нужно ликвидировать. Марка 1 встанет на остаток как дополнительная единица продукции, и ее нужно будет списать пересортом. Теперь нужно найти ту акцизную марку, которая была по ошибке отправлена в другой магазин. Нужно отсканировать все бутылки из партии и найти марку, для которой не нашлось бутылки. После этого необходимо сделать запрос в ФС РАР на списание проданной акцизной марки и той акцизной марки, от которой нет бутылки. ФС РАР даёт добро только в том случае, если проданная марка ранее не продавалась или не списывалась другой организацией.

Что делать?

1. Если ритейл пользуется самописной программой, нужно или дописать функционал используемой программы или переходить на другую.
2. Если программа поддерживает новый формат, то необходимо обновить её до последней версии.
3. Купить 2D оборудование для контроля марок.
4. Свести остатки в ЕГАИС, пока существует второй регистр, и не нужно делать списания помарочно.

Самое бюджетное решение – это подключить к программе 2D сканер штрихкодов и с его помощью проверять каждую марку. Минусы в том, что у сканера есть провод, и с ним не очень удобно ходить по складу, бутылки нужно подносить к компьютеру. Если приходит до 10 коробок в неделю, это решение может подойти. Если больше, то это будет уже проблематично.

Самое удобное и быстрое устройство для контроля бутылок – это терминал сбора данных (ТСД), в который загружается ТТН из ЕГАИС и далее в любом удобном месте – будь то склад или даже машина, которая привезла товар - проверяются акцизные марки. На коробку из 20 бутылок уходит около двух минут. Для корректной работы на ТСД должно быть установлено специализированное программное обеспечение.

Следующий этап – это свести остатки в ЕГАИС. Это нужно сделать строго до 1 марта! Иначе потом процесс может значительно усложниться. Контроль остатков был введен 1 октября 2016 года. Тогда нужно было списать излишек продукции, а те бутылки, которые не числились в ЕГАИС, поставить на баланс. Списание и постановка на баланс сейчас возможна с первого и второго регистра. С 1 марта будет возможно только с первого регистра, а с 1 июля - только с указанием акцизных марок. Со второго регистра гораздо проще делать списание, так как нужно указать только наименование продукции и алкокод. Для списания с первого регистра, кроме наименования и алкокода, нужно указать номера справок 1 и 2.

Каков вывод? Ритейлу не стоит тянуть с выравниванием остатков, а сделать это оперативно до 1 марта, потому как некорректное ведение учета в ЕГАИС грозит штрафами. Если в организации нет IT-специалиста, который может сравнять остатки и перевести организацию на помарочный учёт, стоит обратиться к компаниям, оказывающим такие услуги. Среди них – «Первый БИТ», с ЕГАИС компания работает с самого его появления. Компания предлагает не просто приобретение программ и оборудования, но и профессиональную консультацию по внедрению ЕГАИС и работе в системе. Систематически эксперты «Первого БИТа» и приглашённые спикеры проводят обучающие семинары по различным ключевым аспектам работы с ЕГАИС. На данный момент «Первый БИТ» подключил к ЕГАИС уже более 3500 клиентов.