Польза BI-систем в бизнесе, или почему “фантики” все-таки важны

Решение задач автоматизации бизнес-процессов в любой компании на сегодняшний день практически всегда вызывает сложности. Даже в случае установки полностью готовых «коробочных» версий программ необходимо обучение сотрудников, приспособление к новому режиму работы, множество человеческого фактора на первых этапах жизненного цикла нового ПО или оборудования.

Поэтому в рамках проектов по внедрению новых сред для работы компании требуется четкое представление о некоторых аспектах:

1. Целесообразность. Для чего нужен инструмент? Требуется ли отдельное решение?
2. Эффективность. Решается ли поставленная задача в достаточной мере? Создаются ли дополнительные задачи при внедрении и решаются ли они?
3. Ресурсоемкость. Насколько сложна разработка и последующая поддержка? Какие вычислительные мощности потребуются?
4. Эргономичность. Насколько гибко можно настроить работу? Страдает ли от внедрения основное направление работы компании?

Ниже я постараюсь коснуться каждого из указанных вопросов на примере довольно противоречивого инструмента, который набирает популярность в последнее время — систем BI (Business Intelligence).

Зачем нужен BI?

Нет смысла повторять Википедию, чтобы объяснить значение BI-систем. Лучше указать, какие практические задачи можно и нужно решать с их помощью. Заодно и получится дать ответы на вопросы выше.

Во-первых, они нужны для объединения данных. В любой компании почти всегда используется более одной системы. Таким образом, имеется реальная необходимость в агрегации информации. Причём делать это в одной из уже имеющихся программ не всегда удобно. Логично предположить, что ИТ-решение, используемое для финансового учета, потребует значительных доработок для воспроизведения функционала CRM-системы, и наоборот. Универсальные программы существуют, но и они далеко не всегда могут угодить всем пожеланиям реального бизнеса.

И тут на помощь приходят BI-системы, которые выступают в роли общего поставщика информации. Чаще всего они адаптированы для получения данных из максимально возможных ресурсов, поэтому позволяют:

1. Отследить сквозным образом бизнес-процесс. К примеру, от просмотров клиентов в браузере интернет-магазина, работы коммерческого отдела с клиентом в CRM-системе до формирования структуры выручки за месяц и расчета рентабельности по себестоимости;
2. Найти «узкие» места производства, логистики, продаж;
3. Полноценно рассчитать эффективность различного рода маркетинговых акций, нововведений в рабочих процессах. Информация поступает в одну систему, и задача оценить влияние каждого элемента становится выполнимой.

Во-вторых, программы BI позволят увеличить скорость работы с информацией. Совершенно логично, что в современном мире скорость доступа к данным, чтобы проводить расчеты на их основе, является ключевым фактором. Именно поэтому будет оптимально вынести эти вычисления в отдельную платформу. Благодаря этому предприятие получит:

• быстрый и универсальный доступ к данным и дальнейшие расчеты на их основе;
• возможность оптимизации обмена с исходными платформами, в которых работают сотрудники;
• единый формат представления информации, что облегчает обмен мнениями и принятие решений.

В-третьих, с помощью BI-систем легко и быстро собирать и анализировать полученную информацию. Любой программист, работавший с OLAP-кубами, скажет, что программы BI — это лишь красивая «обертка» для визуализации того, что и так есть в базах данных. И что реализовать любые метрики можно на базе практически любой СУБД, плюс графический интерфейс в доступной бесплатной библиотеке (Bootstrap, D3 и т. д.).

Но эффективно ли загружать рабочую систему для сотрудников дополнительным функционалом для сбора статистики и анализа? Насколько чувствительны будут к этому данные? И главный вопрос: насколько это удобно внедрить и модифицировать в дальнейшем?

Есть хороший пример: компания BioWare, занимающаяся разработкой игр, для проекта Anthem выбрала игровой движок Frostbite. Эта платформа позволяет реализовать самую красивую и реалистичную графику, доступную на текущем технологическом поколении видеокарт.

Но сложность работы с этим инструментом практически похоронила добрую половину запланированного функционала в проекте, поскольку у разработчиков ушло несколько лет только на получение необходимого опыта.

Как это связано с BI-системами? На самом деле очень просто: нельзя превращать работу с инструментом в отдельное направление деятельности компании.

Нужно помнить, что построение отчетности и анализ информации ценны только тогда, когда они могут оперативно адаптироваться под потребности бизнеса. И именно поэтому разработать пару отчетов в имеющейся СУБД конечно возможно, но куда проще сделать это специализированным инструментом, который предназначен именно для этого.

Внедрять или не внедрять?

Аспекты, которыми можно руководствоваться при принятии решения о внедрении BI-системы:

1. В условиях отсутствия возможности позволить себе штат сотрудников по поддержке каждого программного продукта. В этом случае определенно выгоднее собирать данные в одном месте и администрировать его минимальными усилиями;
2. Платформа «1С» не обладает достаточной гибкостью для визуализации. Кроме того, с точки зрения организации порядка в информационных системах на предприятии не следует нагружать платформу «1С» дополнительными dashboards, переписыванием стандартных процессов и т. д.

При выборе программы BI следует понимать, что необходим продукт, в котором порог для входа был бы небольшим, но потенциально охватывал весь спектр задач: планирование, текущий контроль, сценарный анализ, высокая интерактивность.

Это продиктовано не экономией сил на старте, а попыткой взглянуть на шаг вперед, когда на регулярной основе будут требоваться доработки, новые данные, исправления ошибок и пр. А для подобной работы нужен инструмент, благодаря которому эти задачи будут решаться проще и быстрее.