Первый Бит автоматизировал финансовый учет курорта Алтая «Манжерок» на базе решения собственной разработки «БИТ.ФИНАНС»

Специалисты Первого Бита автоматизировали 50 рабочих мест, внедрив систему «БИТ.ФИНАНС:Управленческий учет» для оперативного сбора и обработки документов, организации работы юридического отдела и принятия верных управленческих решений.

Всесезонный курорт «Манжерок» — с 2010 г. крупнейший круглогодичный курорт в Республике Алтай (г. Горно-Алтайск). За 10 лет на базе курорта созданы все условия для проведения активных корпоративных мероприятий, семейного и спортивного отдыха, а также сборов у ведущих спортсменов России. Его уникальность заключается в расположении у подножия знаменитой горы Малая Синюха и единственного теплого озера в Республике Алтай. Заповедный край гарантирует экологичный отдых. Одним из приоритетных инвесторов в 2017 г. стал ПАО «Сбербанк России», что привело к масштабному развитию инфраструктуры.

Финансовый учет в компании велся с помощью Excel и бумажных носителей, платежи планировались сотрудниками казначейства на основании заявок от сотрудников, согласованных в бумажном виде. Согласование документов занимало продолжительное время, при этом инициатор на этапе подачи заявки не видел остатка лимитирующего бюджета и не знал, когда заявка уйдет в оплату. Проверка на соответствие бюджету была возможна только после того, как документ в бумажном виде приходил в отдел казначейства после согласования ответственными лицами. Таким образом, оперативность и достоверность учета было сложно обеспечить, что закономерно могло повлечь принятие неэффективных управленческих решений.

Стоит отметить, что организация ведет учет согласно Федеральному закону №223-ФЗ, который регулирует и регламентирует отношения в сфере закупок товаров, работ и услуг. Не имея информационной системы, каждый отдел компании «Манжерок» вынужден был тратить время на заполнение большого количества файлов Excel, созвоны для согласования различных операций, сопоставление данных. Чтобы процесс составления и согласования заявки на расходование средств не занимал несколько дней, требовалась автоматизация. Также была необходимость оперативно составлять отчеты для инвестора.

Представителями компании работа велась сообща, часть задач по проекту сотрудники «Манжерок» выполняли самостоятельно, рассматривали программные решения разных вендоров, заказывали демонстрации и изучали отзывы. Отметив продукт Первого Бита «БИТ.ФИНАНС:Управленческий учет» на демонстрации, выбрали это решение как наиболее эффективное для достижения поставленных целей. Система отличается гибкостью, поддается необходимым настройкам и компании не нужно под нее перестраивать текущие бизнес-процессы. Кроме того, она позволяет получить не только быстрый сбор факта и построение прогнозов финансово-хозяйственной деятельности, но и организовать работу юридического отдела благодаря встроенной подсистеме «Управление договорами». Партнером по внедрению системы стал разработчик решения «БИТ.ФИНАНС» — международный ИТ-интегратор «Первый Бит».

Были определены цели проекта:

• · осуществить переход на безбумажный документооборот и обеспечить электронное согласование заявок на расходование средств и договоров с контрагентами;
• · автоматизировать сбор и анализ операционных и мастер-бюджетов БДДС;
• · обеспечить по отдельным статьям и формам получение плановых и фактических данных.

Была выбрана технология сбалансированного внедрения. Работа команды клиента и партнера велась сообща, часть задач по проекту сотрудники «Манжерок» выполняли самостоятельно. Запуск проекта велся поэтапно с последовательным стартом отдельных контуров. Специалисты Первого Бита организовали внедрение удаленно в разных часовых поясах — клиент находился на Алтае, а проектная команда в Нижнем Новгороде. Часть проекта пришлась на период локдауна, что не повлияло на качество исполнения.

В ходе проекта были внедрены контуры: «Казначейство», «Бюджетирование», «Управление договорами», «Управление затратами».

Внедрение позволило вносить в электронном виде заявки и договоры, а также проводить согласование через электронную почту и мобильное приложение. В период режима самоизоляции эта функция оказалась наиболее востребована. При этом используется механизм комментариев и задач по отклоненным визам — инициатор сразу видит, чего не хватает, чтобы заявка была отправлена в оплату. Налаженность и открытость всех процессов в единой информационной базе позволили в разы ускорить согласование.

Все закупки в компании проходят согласование комиссии. Ранее согласование велось в бумажном виде/по почте. Результатом внедрения стала следующая схема: пользователь заносит в систему заявку, она согласовывается в электронном виде и печатается из программы, после чего на основании согласованных документов формируются заявки на оплату. Таким образом, отпала необходимость писать пояснительные записки и повысилась скорость и точность работы.

Планирование показателей и финансового результата полностью переведено с бумаги в автоматизированную систему учета. Получение фактических данных по БДДС выводится автоматически по необходимым управленческим аналитикам. В результате каждый отдел оперативно видит лимиты бюджетов и принимает решения по затратам и платежам на основе достоверных данных.

Внедренная система находится на поддержке Первого Бита.

Результаты проекта:

• — автоматизирован и ускорен процесс согласования заявок и договоров, внедрено оповещение на электронную почту ответственных за согласование; — автоматизирована работа закупочной комиссии;
• — внедрен автоматический сбор отчетов БДДС;
• — разработаны печатные формы, которые заменили создаваемые вручную формы: пояснительные записки к заявкам, листы согласования и другое.

Финансовый директор Александра Николаевна Лапшина прокомментировала:

«Высокий уровень ответственности и профессионализма проектной команды позволяют считать Первый Бит надежным партнером по автоматизации финансовых процессов и управленческого учета. Мы довольны функционалом программы «БИТ.ФИНАНС:Управленческий учет» и тем полезным эффектом, который был достигнут при реализации совместного проекта».

Компания «Манжерок» также приобрела программу «1С:Документооборот» и теперь Первый Бит взял на себя новый проект по внедрению.