Бизнес-лайфхак: как организовать «умный офис»
Мы слышим сочетание «умный офис» и сразу выстраивается ассоциативный ряд: роботы-уборщики, «умные» датчики света и воды, суперсовременные системы безопасности. Но я бы предложил рассматривать умный офис шире – как умное пространство с умными процессами. И процессы в нашей российской действительности приоритетнее, чем красивая технологичная картинка. На мой взгляд, в такое понимание попадают различные виды автоматизации, которые упрощают бизнес-процессы и избавляют специалистов от значительной части ручного труда. И такая автоматизация уже распространена значительно шире, чем бытовые «умные» гаджеты. Системы учета 1С, ERP, CRM, телефония, «большие данные» – реальные инструменты повышения эффективности компаний.
Возьмем в качестве примера автоматизацию телефонии. Благодаря «умной» системе руководитель может в режиме онлайн видеть количество входящих и исходящих звонков, их продолжительность, количество звонков, совершенных каждым менеджером. Проверить выполнение плановых показателей. Сформировать отчеты по работе прямо на своем смартфоне, даже находясь за пределами офиса. Прослушать записи звонков и переговоров с клиентами.
Это реальный кейс из нашей практики. Компания обратилась за автоматизацией телефонии. На обзвон клиентов тратили много времени, операторы call-центра не справлялись с нагрузками, а клиенты оставались недовольны качеством консультаций. После установки «умного» решения по телефонии время на обработку звонка сократилось в 10 раз, продуктивность отдела продаж возросла в 3 раза, время отработки жалоб сократилось в вдвое.
Конечно, стоимость создания «умного офиса» будет зависеть от желаемой комплектации и размеров офиса, а также многих других параметров. Если говорить об автоматизации бизнес-процессов компании — телефонии, CRM, автоматизации учета, создании корпоративного портала и т.д., то стоимость серьезно варьируется и зависит от задач и масштаба предприятия. Однако с уверенностью могу сказать, что «умное» сопровождение бизнеса не является «уделом избранных», сейчас это вполне адекватные инвестиции даже для небольших компаний.
Специалисты компаний-интеграторов занимаются как установкой готового оборудования, так разработкой и внедрением специализированных систем. После выполнения этих работ, как правило, проводится обучение сотрудников работе на новом оборудовании.
В случае, если внедряются системы аналитики, автоматизации учета, продаж, телефонии и т.п. – то обучение просто необходимо. От того, насколько хорошо сотрудник знает свой рабочий инструмент, будет зависеть точность полученных данных, эффективность результатов. «Умные» системы требуют умных пользователей — ведь даже при максимальной автоматизации человеческий фактор никуда не исчезает.
Евгений Шустов,
Руководитель макрорегиона «Сибирь» компании «Первый БИТ»