«Первый БИТ» автоматизировал снабжение больниц Первого МГМУ им. И.М. Сеченова
Компания «Первый БИТ» автоматизировал снабжение медикаментами клинических больниц Первого МГМУ им. И.М. Сеченова с помощью «1С:Медицина.Больничная аптека». Новая система помогла Клиническому центру университета организовать оперативное управление всеми этапами закупочной деятельности - от планирования закупок до получения медикаментов 100 отделениями из централизованной аптеки.
В результате на 15% ускорилось формирование плановой потребности отделений в лекарственных препаратах, усилен контроль за остатками медикаментов на складах, заказы поставщикам составляются втрое быстрее, а расходы на закупку лекарств сократились на 25%.
Клинический центр является структурным подразделением Первого МГМУ им. И.М. Сеченова, которое оказывает медицинскую помощь жителям Москвы, Московской области и других регионов России. В университете 6 многопрофильных Университетских клинических больниц и 2 Центра. Снабжение медикаментами всех лечебно-диагностических подразделений обеспечивает Централизованная аптека. Всего в больницах и центрах насчитывается более 100 многопрофильных стационарных отделений, а количество закупаемых препаратов составляет более 1000 позиций.
Ранее потребности отделений в медикаментах сотрудники больниц формировали практически вручную. Разрозненные заявки поступали в отдел закупок аптеки, затем каждое отделение самостоятельно приобретало необходимые препараты. Еженедельный объем требований-накладных составлял порядка сотни. Документооборот между аптекой и больницами велся только на бумажных носителях, поэтому сотрудники аптеки ежедневно тратили несколько часов на обработку обращений от больниц. Контролировать объемы закупаемых препаратов было невозможно.
В результате появлялись лишние товары, у которых быстро истекал срок годности, а некоторых препаратов, наоборот, не хватало. Кроме того, регулярно возникали ошибки при распределении на складе аптеки закупленных препаратов по отделениям.
Учреждению стала необходима автоматизированная система снабжения медикаментами Университетских Клинических больниц. Для решения задачи была выбрана «1С:Медицина.Больничная аптека». Партнером по внедрению стала компания «Первый БИТ».
В итоге оптимизирована схема лекарственного снабжения университетских больниц. В «1С:Медицина.Больничная аптека» при участии ведущих клинических фармакологов больниц создан Формуляр, который ограничивает перечень закупаемых медикаментов. Появилась возможность сравнивать потребность подразделения в препаратах со статистикой расхода за предыдущий период. Система помогает анализировать остатки на складе аптеки и оптимизировать количество медикаментов к закупке. Кроме того, Клинический Центр теперь может формировать единую закупку препаратов для разных больниц. Прохождение каждого этапа закупок значительно ускорилось.
Внедрена система штрихкодирования медикаментов, созданы унифицированные формы заказа аптечного товара. Формирование заказов ускорилось в 3 раза. К минимуму сведен риск возникновения ошибок при выдаче медикаментов из аптеки в отделения.
На этапе оформления спецификации к договорам видно, какому отделению сколько необходимо отпустить препаратов. Сложность этой задачи заключалась в том, что в заявке на закупку может быть указан один препарат, а в спецификации другой (его аналог). Теперь соответствие номенклатуры заявки и номенклатуры спецификации устанавливается автоматически при формировании спецификации. Провизоры тратят на подготовку спецификаций вдвое меньше времени.
В системе реализован механизм формирования требований отделений с учетом товаров, поступивших в аптеку для каждого конкретного отделения. В результате на 15% ускорено формирование плановой потребности в медикаментах. Сотрудники отделений могут видеть, какие препараты скоро поступят на склад аптеки, а какие уже поступили. Если провизор выявляет, что в потребности отделение указало недостаточное количество препарата на год - можно быстро оформить служебную записку на дополнительную закупку.
Все это помогло сократить расходы Клинического центра на закупки медикаментов на 25%. Лекарственные препараты реализуются в отведенный срок годности. Долго ждать приход нужных товаров теперь тоже не нужно.
Реброва Екатерина Леонидовна, начальник управления организационного обеспечения и контроля качества медицинской деятельности Клинического центра Первого МГМУ им. И.М. Сеченова, отметила: «После внедрения «1С:Медицина.Больничная аптека» схема лекарственного снабжения Университетских больниц стала гораздо проще и эффективнее. Мы получили возможность достоверно и быстро оценивать рациональность использования материальных ресурсов. Одно из преимуществ созданной системы - это возможность ее развития. В ближайшем будущем мы планируем запустить в работу персонифицированный лекарственный учет. Это будет возможно с помощью индивидуального комплектования медикаментов и идентификационных браслетов пациентов. Мы были рады сотрудничать с компаний "Первый БИТ" и благодарны специалистам за проявленный профессионализм и индивидуальный подход к решению наших непростых задач».