Первый БИТ автоматизировал учетную деятельность клиники Gorgeous Aesthetic Clinic в Алматы
Заказчик
Gorgeous Aesthetic Clinic – медицинское учреждение, которое предоставляет услуги по косметологии, гинекологии, SPA.
Цели и задачи
- Повысить продажи услуг за счет контроля качества обработки обращений клиентов в клинику, повышения лояльности клиентов, оптимизации рабочего времени врачей.
- Автоматизировать работу склада.
- Оптимизировать процесс обработки данных и подготовки отчетности по деятельности клиники для оперативного принятия руководством бизнес-решений;
Описание проекта
До внедрения информационной системы администраторы «Gorgeous Aesthetic Clinic» вели журнал учета клиентов в бумажном блокноте. Из-за этого они тратили много времени на запись клиентов на прием к врачам. Это также создавало неудобство корректировок и иногда вело к потере данных при внесенных неразборчиво записях. Как следствие, администраторы забывали или не могли своевременно проинформировать пациентов о будущих приемах в клинику, а клиенты пропускали визиты.
Шаблоны врачей ранее заполнялись в определенных бланках, где по каждому приему врач полностью вручную заполнял данные по пациенту. Складской учет велся сотрудниками «Gorgeous Aesthetic Clinic в Excel». Это не позволяло оперативно получать информацию об остатках на складе, автоматически списывать остатки и контролировать их. Продажи также фиксировались в Excel и при необходимости получить аналитические данные требовалось собирать информацию из разных документов – таблиц и отчетов.
Клинике требовалась специализированные системы, которые смогли бы полностью автоматизировать ее деятельность. За помощью руководство «Gorgeous Aesthetic Clinic» обратилось в компанию «Первый БИТ». Сотрудники Первого БИТа, изучив проблемы заказчика, приняли решение внедрить в клинику решения «БИТ.Управление медицинским центром» и «БИТ.Phone».
В результате проекта по автоматизации клинике удалось повысить лояльность клиентов. Теперь данные по пациентам не теряются, каждое обращение клиента отражается и сохраняется в системе. При этом администраторы сократили время, которое они тратят на запись и информирование пациентов.
В части медицинского блока были разработаны шаблоны осмотра «Консультационный лист» и «Прием эндокринолога». Благодаря этому врачу не нужно заполнять основную информацию о пациенте – фамилию, имя, дату рождения и другое, она заполняется автоматически из карточки клиента. Это позволило сократить время заполнения документации в кабинетах врачей и увеличило количество приемов.
Внедрение программы «БИТ.Управление медицинским центром» позволило автоматизировать деятельность склада. В системе есть возможность отражать приходные документы, списывать медицинские препараты и расходные материалы, оперативно формировать отчетность по складу и понимать реальное количество остатков на складе.
Также в результате проекта был автоматизирован контур оказания услуг, где фиксируются все услуги по специалистам с учетом используемых расходных материалов и медикаментов. По всем оказаниям услуг появилась возможность формирования отчетов, графиков и диаграмм. Таким образом руководство может быстро получить анализ эффективности услуг и специалистов, что позволяет правильно принимать управленческие решения.
Результаты
- Увеличена скорость обслуживания и повышено качество работы клиентов. Упростилась система записи на прием для пациентов. Врачи стали тратить меньше времени на заполнение бланков по итогам приема пациентов. Данные по клиентам автоматически «подтягиваются» из программы, что позволяет врачам экономить в среднем 5-10 минут рабочего времени.
- Автоматизирован складской учет. Теперь отчет по остаткам на складе сотрудники Gorgeous Aesthetic Clinic могут сформировать за пару минут.
- Руководство клиники может формировать необходимые отчеты, чтобы анализировать эффективность ее работы и принимать правильные управленческие решения на основе объективных данных.