Автотранспортный комбинат Управления делами Президента оперативно контролирует работу 1 500 автомобилей с помощью "1С:Предприятие 8"

Компания "Первый Бит" автоматизировала работу ФГБУ "Автотранспортный комбинат" Управления делами Президента Российской Федерации. Новая информационная система, созданная на основе решений "1С:Управление автотранспортом", "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" и "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", охватила более 150 рабочих мест. В результате оптимизировано распределение заявок на автомобили, усилен контроль за работой более 1 500 единиц транспорта, обеспечен оперативный контроль транспортных расходов, в т.ч. затрат на ГСМ. Улучшилось планирование ремонтов и техосмотров, простои техники по причине неисправностей сведены к минимуму. Заказы клиентов выполняются точно в срок. Расчет заработной платы трем тысячам сотрудников учреждения ускорился вдвое. При этом стоимость обслуживания ИТ-систем учреждения сократилась на 35%.

ФГБУ "Автотранспортный комбинат" Управления делами Президента Российской Федерации занимается автотранспортным обслуживанием Федеральных органов государственной власти Российской Федерации, в том числе Государственной Думы РФ, Совета Федерации, Управления делами Президента РФ, министерств, Федерального казначейства РФ и Конституционного Суда РФ.

Автопарк учреждения насчитывает более 1 500 единиц легковых, грузовых автомобилей, автобусов и спецтехники различных марок и моделей. Распределением автотранспорта занимается диспетчерская служба, специалисты которой регулярно обрабатывают и формируют заявки на транспортные средства. Для своевременного и безошибочного выполнения заказов необходимо четко планировать работу водителей, отслеживать свободный автотранспорт, контролировать транспортные расходы, своевременность ремонтов и технического обслуживания автомобилей.

Штат сотрудников учреждения насчитывает 3 000 человек. Вознаграждение персоналу рассчитывается с учетом фактически отработанного времени, премий, различных доплат и надбавок, например, за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни.

Для повышения эффективности деятельности руководство учреждения решило внедрить информационную систему, которая позволила бы оптимизировать управление работой сотрудников и автотранспорта. Требовалось упростить и ускорить обработку заявок и распределение транспортных средств, усилить контроль за выполнением заказов и расходом ГСМ. Необходимо было повысить скорость расчета заработной платы, формирования кадровых документов и отчетности, обеспечить оперативное управление пунктами питания сотрудников.

Для решения поставленных задач были выбраны системы на платформе "1С:Предпрятие 8": "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" и "1С:Управление автотранспортом". Партнером по внедрению стала компания "Первый Бит". Новая система охватила более 150 рабочих мест.

Ключевые итоги проекта

1. Организован оперативный учет загрузки автомобилей и текущей занятости водителей. Это помогает диспетчерам быстро и правильно распределять заявки на транспорт. Система позволяет назначить на выполнение заказа только свободный транспорт, путевые листы также можно выписать только на водителей в смене и на свободные автомобили. Это исключило ошибки и возможные накладки, заказы выполняются в установленные сроки.
2. Улучшилось планирование техосмотров и ремонта автомобилей. Скорость обработки первичных заявок на ремонт увеличилась на 80%. Скорость выдачи автозапчастей на ремонт выросла в 2 раза. Это позволяет учреждению поддерживать все автомобили в хорошем рабочем состоянии. Простои техники по причине неисправностей сведены к минимуму.
3. Скорость обработки путевых листов увеличилась в 2 раза. Ошибки при их формировании и закрытии исключены. Производительность работы диспетчеров повысилась на 50%. Заказчики получают документы вовремя.
4. Интеграция "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" с системой "1С:Управление автотранспортом" существенно упростила работу бухгалтеров: из "1С:Управление автотранспортом" в учетную систему оперативно поступает информация о транспортных средствах: гаражные номера, общие сведения, технические характеристики, в т.ч. данные, необходимые для заполнения декларации по транспортному налогу. Организован точный учет затрат по каждому транспортному средству. Усилен контроль за расходом ГСМ. В системе оперативно формируется отчетность о расходе топлива, на основе которой своевременно и точно выполняется перевыставление затрат. При этом трудозатраты сотрудников бухгалтерии сократились вдвое.
5. Организован оперативный кадровый учет. Заработная плата персоналу рассчитывается вдвое быстрее. В системе реализовано автоматическое создание ведомостей на выплату зарплаты в разрезе территорий, источников, банков и касс. Автоматизирован расчет квартальных премий с учетом фактически отработанного времени и надбавок за выполнение особо важных, сложных и срочных заданий. Отчет об остатках и резервах отпусков можно получить нажатием одной кнопки в системе.
6. Кроме того, в "1С:Бухгалтерии государственного учреждения" реализован механизм контроля наличия, расхода и реализации продуктов в пунктах питания сотрудников. Система помогает формировать заказы поставщикам, контролировать взаиморасчеты и вести количественно-суммовой учет продуктов. Обеспечен точный расчет фактической себестоимости блюд. Оптимизация управления точками питания помогает грамотно управлять затратами и гарантирует быстрое и качественное обслуживание сотрудников учреждения.
7. Стоимость обслуживания информационной системы учреждения снизилась на 35%, сэкономленные денежные средства распределяются на другие важные для учреждения задачи.

Для нас важно, чтобы заказчики и сотрудники оставались довольны. С решениями 1С мы достигли этого. Водители приезжают к клиенту вовремя на исправном автомобиле, сотрудники своевременно получают зарплату. Сейчас работа отлажена максимально эффективно", - отметил Андрей Демченко, заместитель генерального директора - главный инженер ФГБУ "Автотранспортный комбинат" Управления делами Президента Российской Федерации".

***

Первый Бит – международный интегратор эффективных ИТ-решений. Компания уже более 20 лет занимается автоматизацией бизнеса и разработкой собственных ИТ-решений. У Первого Бита 90 офисов в 6 странах. Это Россия, Украина, Казахстан, ОАЭ, Канада и Испания. В компании работают более 5 000 человек.