Первый Бит повысил эффективность управления денежными потоками в «Перспективе»
Международный интегратор ИТ-решений «Первый Бит» внедрил в энергетической компании «Перспектива» систему «БИТ.ФИНАНС». Благодаря этому сократились трудозатраты на ведение финансового учета и подготовку отчетности. Кроме того, повысилась скорость согласования документов с руководством предприятия.
Компания «Перспектива» занимается производством электро- и тепловой энергии в Челябинской области. Представительства расположены в 5 городах региона и обеспечивают энергией оптовых покупателей.
Уровень регламентации бюджетного управления в компании достаточно высок. В бюджетном процессе участвует большое количество сотрудников – порядка 50. Это не только руководители компании и сотрудники финансово-экономических служб, но и специалисты отдела сбыта и других подразделений.
До проекта заявки формировались в бумажном виде. Из-за большого объема документов некоторые из них могли дублироваться, долго согласовываться руководителями по установленному регламенту. На обработку заявок и внесение данных в Excel требовались большие трудозатраты. Из-за сбоя в настройках системы информацию по платежам приходилось восстанавливать вручную.
Кроме того, возникали проблемы с несвязностью платежей и утвержденного бюджета. Платежи осуществлялись не системно. Из-за большого объема документации контролировать их было сложно.
Также отмечалась высокая трудоемкость сбора фактического бюджета движения денежных средств (БДДС). Он собирался вручную путем выборки информации из бухгалтерского, управленческого и оперативного учета.
Чтобы решить эти проблемы, эксперты Первого Бита внедрили в «Перспективе» систему «БИТ.ФИНАНС». Это позволило улучшить процедуры планирования оперативного управления денежными средствами, обеспечить более высокий уровень визирования документов и их согласования. С помощью программы также был автоматизирован процесс взаимодействия между подразделениями компании при планировании БДДС.
«Одно из главных достоинств внедренной системы – электронный финансовый документооборот, когда в программе одновременно работает большое количество пользователей. При этом для каждого настроены свои права доступа. Сотруднику приходит уведомление о том, что для него поступила задача и ему необходимо завизировать заявку или реестр платежей. Такой подход позволяет повысить эффективность взаимодействия между подразделениями», – рассказал эксперт по финансовому учету компании «Первый Бит» Искандер Султанов.
«Руководство и исполнители теперь могут отслеживать статусы заявок на расходование денежных средств, реестров платежей на каждом этапе: с момента создания заявки до оплаты. Это очень удобно, – отметила начальник финансово-экономического отдела компании «Перспектива» Екатерина Кузнецова. – А с помощью мобильного приложения «БИТ.ФИНАНС» в любом месте и в любое время можно управлять процессом согласования документов и ускорять принятие финансовых решений».
***
Первый Бит — международный интегратор эффективных ИТ-решений. Компания уже более 20 лет занимается автоматизацией бизнеса и разработкой собственных ИТ-решений. Сегодня это 100 офисов в 8 странах: Россия, Украина, Казахстан, ОАЭ, Канада, Испания, Чехия и Андорра. В компании работают более 5 000 человек.